Elektronische Rechnungen

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 sind E-Rechnungen auch ohne elektronische Signatur mit klassischen Papierrechnungen gleichgestellt. Dennoch versendet die Hälfte aller mittelständischen Unternehmen Umfragen zufolge ihre Rechnungen postalisch. Vier von zehn Unternehmen drucken eingehende E-Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus und/oder geben die Rechnungsdaten nochmals manuell in das eigene System ein. Das ist nicht nur umständlich und zeitraubend, sondern widerspricht auch den Grundsätzen der Digitalisierung. Außerdem werden E-Rechnungen immer häufiger Pflicht. So sind spätestens ab dem 27.11.2020 Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen werden auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen. Dadurch spart man Zeit und Material, weil Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen. Per E-Mail versandte Rechnungen sind zudem schneller beim Kunden als per Post. Das verkürzt den Zeitraum bis zum Zahlungs-eingang. Auch ökologisch bieten E-Rechnungen Vorteile: Es wird weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht und weniger CO2, respektive Ozon ausgestoßen. E-Rechnungen lassen sich zudem im Computer per Suchbefehl schneller finden als in einem Ordner abgelegte Papierbelege. Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale zwischen 1,50 € für Papier, Porto, Druck etc. und 11 € pro Rechnung, wenn man die Lohnkosten hinzuzählt. Letztere lassen sich allerdings nur dann einsparen, wenn neben der Erstellung, Versendung, Übermittlung und Annahme auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung vollständig digital und automatisiert abläuft. Auch die Ablage und Archivierung ist einfacher: digitale Rechnungen brauchen weniger Platz, vergilben nicht und bleichen nicht aus innerhalb der meist zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Allerdings besteht eine gewisse Gefahr des „digitalen Ausbleichens“: Ob nämlich in einem speziellen Datenformat abgelegte E-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder bei einem Software-Wechsel noch problemlos angezeigt werden können, ist keineswegs sichergestellt.

Worauf sollte man bei E-Rechnungen achten?

Für Rechnungen gelten – ganz gleich, ob sie in Papier- oder in elektronischer Form im Unternehmen eingehen oder dieses verlassen – dieselben Vorgaben: Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) geforderten Rechnungsangaben enthalten, damit sie vorsteuerabzugsfähig ist, dazu zählen u.a. Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum. Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen weitere Voraussetzungen erfüllen. So muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei dies keiner Schriftform bedarf. Es genügt, wenn der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt.

E-Rechnungen müssen ferner in einem elektronischen Format (z. B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, zugleich aber auch für Menschen lesbar sein. Ferner müssen die Authentizität und die Integrität der Rechnung garantiert sein. Authentizität bedeutet, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung nachgewiesen werden kann. Mit Integrität ist gemeint, dass das Rechnungsoriginal unversehrt bleibt, also nach dem Versand nicht mehr verändert werden kann. Das kann man beispielsweise über eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes, mittels elektronischem Datenaustausch, z. B. EDI (Electronic Data Interchange) oder über innerbetriebliche Kontrollverfahren gewährleisten. Letzteres liegt in der Verantwortung des Unternehmens und ist in der Regel dann erfüllt, wenn ein Mitarbeiter digitale Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen abgleicht (Bestellung, Auftrag, Lieferschein etc.) und auf Plausibilität prüft. Übermitteln lassen sich elektronische Rechnungen per E-Mail als Anhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder per Geschäftsdatenaustausch-Standard EDI.

Standards rationalisieren Prozesse

Basieren elektronische Rechnungen auf standardisierten Formaten, kann der Empfänger daraus für ihn relevante Rechnungsda-ten extrahieren und diese elektronisch verarbeiten. Mit dem Standard XRechnung wurde hierzulande ein EU-konformes, XML-basiertes Datenformat als zentraler Standard für elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung geschaffen. Für den privatwirtschaftlichen Bereich wurde 2014 das ZUGFeRD-Standardformat geschaffen, das eine GoBD-konforme Langzeitarchivierung von Rechnungen ermöglicht. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form ­sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten. ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das aus einem für Menschen lesbaren PDF/A-3-Archivierungsformat besteht, in das zusätzlich maschinenlesbare Daten im XML-Format eingebettet sind. Da das Hybridformat nicht EU-konform war, kann ab der Version ZUGFeRD 2.0 neben der visuellen PDF-Rechnung auch eine maschinenlesbare XML-Rechnung jeweils als separate Datei erstellt werden. Somit ist ZUGFeRD 2.0 auch für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geeignet. Darin enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. können zur Weiterverarbeitung digital ausgelesen und weiterverar-beitet werden. So lässt sich beispielsweise die Rechnungskontrol-le automatisieren, indem Bestellungen mit Lieferscheinen, Be­­stell­preise mit Rechnungspreisen abgeglichen und eventuelle Abweichungen angezeigt werden. Je höher die Automatisierungsanforderungen sind, desto mehr Informationen muss das ZUGFeRD-Format enthalten. Unterschieden werden deshalb vier ZUGFeRD-Varianten (Profile), die Daten in ­unterschiedlichen Informationstiefen für die verschiedenen Geschäftsbereiche enthalten: Buchungshilfe, Basic, EN 16931 (ehemals Comfort) und Extended.

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen sind sowohl digitale als auch Papierrechnungen mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren. Unveränderbar bedeutet, dass jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Das setzt jedoch ineinandergreifende Arbeitsabläufe, Kontrollmechanismen, Hard- und Softwaresysteme voraus. Elektronische Rechnungen müssen dabei als digitale Original-Dokumente unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Dient eine dazu­gehörige E-Mail lediglich als Transportmedium, muss sie nicht mit archiviert werden. Die Lesbarkeit der E-Rechnung muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Das bedeutet, dass E-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder beispielsweise nach einem Buchhaltungssystem-Wechsel mit einem geeigneten Programm lesbar sein müssen. Bewährt hat sich dabei das PDF/A-3-Format, eine ISO-genormte Variante des PDF-Formats zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Auch bei der Digitalisierung und anschließenden Archivierung von Papierrechnungen sind besondere Vorgaben zu beachten: So können eingehende Papierrechnungen nur unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) und aufbewahrt werden. Das Verfahren zur Digitalisierung und Aufbewahrung von Papierrechnungen muss ferner den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und damit elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein sowie für Steuerbehörden revisionssicher archiviert werden. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dürfen Papierdokumente, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, nach dem Einscannen vernichtet werden, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Ferner sollte man das Scannen reglementieren: Wer ist verantwortlich, was wird wann und wie gescannt etc.?

Fazit

Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten, sie können auch Arbeitsprozesse optimieren. Dank maschineller Auswertbarkeit lassen sich mit E-Rechnungen Arbeitsabläufe vereinfachen, womit XRechnung und ZUGFeRD tatsächlich zu einem „Zugpferd“ der Digitalisierung in den Unternehmen werden kann. Allerdings setzt dies voraus, dass alle relevanten Programme in der Prozesskette Rechnungsprüfung, Buchung und Überweisung etc. diese Datenformate verarbeiten können. Das ist inzwischen bei vielen, aber noch nicht bei allen Buchhaltungs-, Büromanagement- oder SHK-Branchenprogrammen der Fall.