Die E-Rechnung kommt

Die E-Rechnung wird im B2B-Geschäftsverkehr für alle Unternehmen zur Pflicht. Bisher verlangten vor allem Bundesbehörden und Bundesländer eine E-Rechnung, beispielsweise über das Rechnungsportal des Bundes.
Quelle: Stefan Parsch

Nachdem der Bundesrat am 22.03.2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt hat, ist es beschlossene Sache: Die E-Rechnung wird ab Anfang 2025 zur Pflicht, zumindest bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B). Bis Ende 2024 muss der Rechnungsempfänger zustimmen, wenn man ihm eine standardisierte E-Rechnung schicken will – dies fällt mit dem Jahreswechsel weg. Deshalb muss ab 01.01.2025 jeder Unternehmer in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen.

Für das Stellen von Rechnungen gibt es Übegangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch andere elektronische Formate (siehe nächsten Abschnitt) verwenden, jedoch nur, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Rechnungen auf Papier erfordern keine Zustimmung durch den Empfänger. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von nicht mehr als 800.000 € verlängert sich diese Frist bis Ende 2027 (Artikel 23 Nr. 7 Wachstumschancengesetz). Ausgenommen sind nur Fahrausweise, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (Umsatzsteuergesetz), darunter auch die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Nr. 12).

Andere elektronische Formate sind beispielsweise der elektronische Datenaustausch (EDI) und die eingescannte Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird (die landläufig auch als E-Rechnung gilt). Denn die standardisierte E-Rechnung, die in Artikel 23 Nr. 1 Wachstumschancengesetz definiert ist, muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (DIN EN 16931-1) und der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Diese Bedingungen erfüllen derzeit die Formate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ab der Version 2.1.1. Wer als Unternehmer 2025 einen Drucker oder ein Kombigerät kauft, muss auf den Preis achten: Bei Beträgen von mehr als 250 € muss er eine E-Rechnung verlangen, wenn er sichergehen möchte, dass er die Vorsteuer ziehen kann.
Quelle: Stefan Parsch

Während das Format ZUGFeRD ein PDF mit dem sichtbaren Rechnungsinhalt bietet, liegen bei der XRechnung die Rechnungsdaten nur im Format XML (Extensible Markup Language) vor. Weil der Empfang solcher Rechnung selten mit der vorhandenen Ausstattung möglich sein dürfte, rät Simone Schlewitz, Referatsleiterin im Bereich Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) in Berlin: Alle Handwerksunternehmen sollten jetzt rasch damit beginnen, sich auf die neue Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten.

 

Politischer Hintergrund

Seit Längerem versucht die EU ein modernes Mehrwertsteuersystem für den Binnenmarkt einzuführen. Ende 2022 veröffentlichte die EU-Kommission den Richtlinien-Entwurf COM (2022)701 zu „VAT in the Digital Age“ (kurz: ViDA; „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“). Laut dem Entwurf sollen digitale Rechnungen ein elektronisches Meldesystem ermöglichen, das die Finanzbehörden nahezu in Echtzeit über die in der Rechnung ausgewiesenen Beträge der Mehrwertsteuer informiert. Damit soll der Mehrwertsteuerbetrug eingedämmt werden. Zugleich soll dieses System die Unternehmen entlasten: Die EU-Kommission rechnet bei den Unternehmen mit der Einsparung von jährlich 4,1 Mrd. € an Kosten für Verwaltung und Compliance und zusätzlich 1,9

Mrd. € durch den Verzicht auf Briefpost.

Einige EU-Länder haben bereits elektronische Meldesysteme eingeführt, doch für ein solches System sind noch keine EU-einheitlichen Vorgaben veröffentlicht. Deutschland greift dem EU-weiten Meldesystem durch die Einführung der Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung im B2B-Bereich vor. Im Frühjahr 2023 hatten verschiedene Verbände, darunter der ZDH, die Möglichkeit, zum Gesetzentwurf Stellung zu beziehen.

In seinem Positionspapier vom 25.05.2023 bezeichnete es der ZFH als grundsätzlich begrüßenswert, dass die E-Rechnung bereits vor Einführung eines Meldesystems erprobt werden soll, schränkte dann jedoch ein: „Für Unternehmen, die sich bisher nicht mit der E-Rechnung befasst haben, stellt die erstmalige Umstellung einen erheblichen Aufwand dar, der personelle und finanzielle Ressourcen bindet. Insbesondere kleine und mittlere Betriebe haben aufgrund der Krisen der jüngsten Vergangenheit, dem anhaltenden Fachkräftemangel sowie bürokratischen Verpflichtungen auf allen Gebieten ihre Belastungsgrenze bereits erreicht.“

Die ZDH-Anregung einer zeitlichen Staffelung zur Einführung der E-Rechnungs-Pflicht nach der Unternehmensgröße ist ins Wachstumschancengesetz aufgenommen worden. Der Verband fordert zudem, dass der Staat für kleine und mittelständische Betriebe eine kostenfreie Software für den Empfang sowie das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen zur Verfügung stellt.

Für Rechnungen an Bundesbehörden, Bundesländer und einige andere staatliche Einrichtungen ist die Verwendung des Formats XRechnung bei Beträgen von mehr als 1000 € seit einigen Jahren Pflicht. Lieferanten können zur Rechnungsstellung die kostenfreien Portale „Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes“ (ZRE) und „OZG-konforme Rechnungseingangsplattform“ (OZG-RE) nutzen, wobei OZG für „Onlinezugangsgesetz“ steht. Ob es ähnliche Lösungen auch für B2B-Rechnungen geben wird, ist derzeit allerdings offen.

Diese Fristen gelten nach dem Wachstumschancengesetz für Unternehmen unterschiedlicher Größenordnung.
Quelle: Stefan Parsch

Problemlösungen

Wahrscheinlich werden viele Anbieter von Branchenlösungen und andere Hersteller von Betriebssoftware bis Jahresende zumindest den Empfang von standardisierten E-Rechnungen ermöglichen. Zahlreiche Unternehmen werden jedoch auch die Unterstützung von IT-Dienstleistern benötigen. Hier sollte beachtet werden, dass das Problem alle Unternehmen betrifft und dass die Termine bei IT-Dienstleistern knapp werden könnten. Deshalb ist eine frühzeitige Beschäftigung mit der Umstellung auf die E-Rechnung empfehlenswert.

Sollten alle Stricke reißen, gibt es jedoch auch Anbieter für eine schnelle Online-Lösung. Für manche könnte dies eine provisorische Lösungen sein, für andere vielleicht auch eine langfristige. Das Portal gruenderkueche.de hat eine aktuelle Übersicht von Anwendungen erstellt, mit denen man eine XRechnung erstellen kann. Einige Angebote sind dabei kostengünstig, auch kostenlose sind dabei.

Beispielsweise verfolgt der Anbieter B2Brouter das sogenannte Freemium-Modell. Eine Basisvariante der Dienstleistung ist kostenlos (‚Free‘-Version), für umfangreichere Leistungen entstehen Kosten (‚Premium‘-Version). Der Gründer und Geschäftsführer von B2Brouter Global, Oriol Bausà, war an der Ausarbeitung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) beteiligt.

Bereits die kostenfreie Basisvariante der cloudbasierten Plattform B2Brouter bietet den Versand von E-Rechnungen der Formate XRechnung und ZUGFeRD in unbegrenzter Anzahl. Allerdings werden die Rechnungen nur drei Monate gespeichert, für die revisionssichere Speicherung über die gesetzlich geforderten zehn Jahre muss der Nutzer selbst sorgen. Gegen eine Jahresgebühr übernimmt B2Brouter aber auch das.