Mach’s gut, PDF! Es ist Zeit für die E-Rechnung
Bild: TAIFUN Software GmbH
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Der Countdown läuft: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für viele SHK-Betriebe zur Pflicht. Auch TAIFUN verabschiedet sich von Papier- und PDF-Dokumenten und begrüßt die neuen Prozesse. Auf der Messe BAU 2025 in München verrät Michael Falke, was auf die Branche zukommt.
Bisher hatten Unternehmen die Wahl zwischen Papier-, PDF- und elektronischen Rechnungen. Mit der neuen Regelung müssen umsatzsteuerpflichtige deutsche B2B-Unternehmen, darunter SHK-, Elektro- und Malerbetriebe, schrittweise auf E-Rechnungen umstellen. Bereits ab 2025 müssen alle SHK-Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2027 gilt dies auch für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro, die dann ebenfalls E-Rechnungen erstellen müssen. Spätestens 2028 wird die Verpflichtung auf alle Betriebe ausgeweitet.
Mehr Zeit dank Automatisierung
Die E-Rechnungspflicht, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes und einer EU-Richtlinie eingeführt wird, soll ein einheitliches elektronisches Steuermeldesystem schaffen, um Steuerkriminalität vorzubeugen. Gleichzeitig profitieren SHK-Betriebe von standardisierten Formaten, die eine korrekte und automatische Übertragung der Daten sicherstellen. Dadurch reduzieren sich sowohl der administrative Aufwand als auch das Fehlerrisiko. Der gesamte Prozess wird effizienter und transparenter, was die Einhaltung von Regularien erleichtert.
Technische Anforderungen an die E-Rechnung
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Diese Formate sind in der Baubranche bereits etabliert und ermöglichen unter anderem die automatische Zuordnung zu Projekten. Alternativ ist auch das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) möglich, das Geschäftsdokumente direkt zwischen den Computersystemen von Sender und Empfänger austauscht. PDF- oder Bildformate wie PNG und TIFF sind hingegen nicht zulässig, da sie die Anforderungen an Maschinenlesbarkeit nicht erfüllen.
Eine geeignete E-Rechnungslösung muss zudem personenbezogene und steuerrechtlich relevante Daten sicher verarbeiten und archivieren können, um den Anforderungen der EU-DSGVO sowie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu entsprechen.
Vorsicht vor dem Blindkauf
Bevor Betriebe in neue Software investieren, sollten sie ihre bestehenden Tools und Prozesse überprüfen. Viele verfügen bereits über Lösungen, die E-Rechnungen empfangen, verarbeiten oder sogar erstellen können. Eine fundierte Bestandsaufnahme ist der erste Schritt, um Compliance-Lücken zu schließen und eine passende Lösung zu finden. Sobald ein neues Tool eingeführt wird, sind Schulungen essenziell, damit Mitarbeitende es effizient nutzen können.
Die Zeit drängt…
Betroffene Betriebe kommen um die Umstellung nicht herum, profitieren jedoch langfristig von den Vorteilen der E-Rechnung. Weniger Fehler, geringerer Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die Kernaufgaben sind nur einige der positiven Effekte. Für den Anfang reicht es, in eine Lösung wie TAIFUN openBusiness zu investieren, die speziell auf das Bau- und Baunebengewerbe ausgerichtet ist, Vorgaben erfüllt und sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren lässt.
Sie möchten mehr erfahren? Besuchen Sie TAIFUN und OneQrew auf der BAU 2025 in Halle C3 / Stand 620 und 621. Hier erhalten Sie Expertenwissen zur E-Rechnungspflicht und können das passende Portfolio direkt vor Ort entdecken. Vereinbaren Sie vorab einen Termin über unser Online-Formular.
Weitere Informationen erhalten Sie unter: www.taifun-software.de
