So Sparen Sie Zeit
Für produktiveres Arbeiten
Viele Betriebe kalkulieren auch heute noch mit Excel-Tabellen und schreiben Rechnungen mit Word oder einer anderen Textverarbeitung. Andere arbeiten mit PC-Programmen, die nicht mehr weiter entwickelt werden. In beiden Fällen steht der Wechsel zu einer zeitgemäßen und auf das eigene Gewerk ausgerichteten Software an. Der Gewinn: klarere und einfachere Kalkulationen, saubere Rechnungen und mehr Zeit für produktive Arbeiten.
Geht es um ein neues kaufmännisches Programm, hat der SHK-Betrieb die Qual der Wahl. Einige Dutzend Softwarehersteller bieten das jeweils beste Programm. Wer sich nicht schon von vornherein in dieses Gebiet eingearbeitet hat, ist meist auf die Beratung des Verkäufers und Händlers angewiesen. Die Qualität solcher Beratungen ist sehr unterschiedlich, oft ist auch das fachliche Wissen des Verkäufers (noch) nicht sehr ausgeprägt. Deshalb ist es entscheidend, die eigenen Anforderungen zu kennen und auch die angebotenen Programme auf wichtige Funktionen hin prüfen zu können. Wichtige Hilfestellungen geben dabei zum einen die Innungen und Dachverbände, zum anderen Kollegen, die bereits Erfahrungen mit einer neuen Software gesammelt haben.
Einführung einer
neuen Software
In Göppingen fiel diese Wahl nicht schwer. Wolfgang Friedrich, der technische Betriebsleiter der Friedrich Haustechnik GmbH, konnte auf Erfahrungen mit früheren Programmen aufbauen. Zudem kannte er als früherer Obermeister das Pflichtenheft, das der Fachverband Sanitär-Heizung-Klima Baden-Württemberg erstellt hatte. Die für seinen Betrieb wichtigen Punkte musste das neue Programm erfüllen. Ein Besuch auf der Fachmesse IFH/Intherm ermöglichte einen ersten Vergleich verschiedener Anbieter. Im März 2008 fiel dann die Entscheidung für „Topkontor Handwerk“. Dieses Programm wird seit über zehn Jahren von der blue:solution GmbH (www.bluesolution.de) aus Rheine entwickelt. Über 350 spezialisierte PC- und EDV-Fachhändler vertreiben es bundesweit. Die kompetente Beratung durch einen dieser Fachhändler war ein wichtiger Faktor bei der Auswahl. „Wir wollten nicht nur ein Programm, das exakt auf unseren Betrieb passt. Ein kompetenter Partner in nächster Nähe war uns ebenso wichtig“, so Wolfgang Friedrich. Weniger wichtig war der Preis: „Qualität hat ihren Preis“, davon ist er überzeugt.
Aus der Arbeit mit dem Vorgängerprogramm war auch klar, welche Leistungen und Funktionen die neue Lösung enthalten musste. Im Gegensatz zu der reinen Handelslösung sollte das neue SHK-Programm Lohn- und Material gesondert kalkulieren und abrechnen. Auch die Zuschlagskalkulation und die Deckungsbeitragsrechnung waren unverzichtbar. Dies leistete das Vorgängerprogramm nicht.
Erfahrungen mit der neuen Software
Ruft heute ein Kunde wegen eines Angebots oder einer Rechnung an, sieht Wolfgang Friedrich nicht nur die gesamte bisherige Korrespondenz auf dem Bildschirm. Jedes Angebot, jede Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung ist in der Kundenhistorie gespeichert. Dreht es sich um den Preis, sieht Wolfgang Friedrich sofort die Material- und Lohnanteile. Er erkennt sofort, wo er eventuell noch Spielraum hat, dem Kunden entgegenzukommen und trotzdem noch einen Deckungsbeitrag erwirtschaftet. Gerade bei Verlegepreisen, die Material und Lohnkosten umfassen, ist diese Nachkalkulation hilfreich. Es wird sofort klar, wie weit der Betrieb mit dem Preis noch nachgeben kann, ohne deswegen Verlust zu machen. Die Materialwirtschaft zeigt ihm auf einen Blick, wo Bestände zu Neige gehen. „Selbst in unserem kleinen Betrieb erleichtert dies die Nachbestellungen beim Großhändler deutlich“, so Wolfgang Friedrich.
Besondere Vorteile
Bewährt hat sich auch, dass „Topkontor Handwerk“ jede Rechnung und jedes andere Schreiben auf dem Bildschirm exakt so anzeigt, wie es nachher ausgedruckt wird. Dies erscheint fast schon selbstverständlich, ist es jedoch nicht.
Christa Schurr, die das gesamte Rechnungswesen abwickelt, fiel die Einarbeitung in das Programm nicht nur deshalb leicht. Nahezu alle Eingaben erklären sich selbst. Es sind keine besonderen EDV-Kenntnisse nötig, das umfangreiche Handbuch wurde bislang auch nicht oft benutzt. „Ein Tag Einweisung hat genügt, um 80 % aller Programmfunktionen nutzen zu können“, erinnert sich Christa Schurr. Sowohl heute im täglichen Einsatz als auch in den ersten Tagen waren nur wenige Rückfragen beim Verkäufer, der M2 Solution GbR aus Uhingen, nötig.
Das Wichtigste – die Zeitersparnis
Wie erhofft (und versprochen), spart das Programm deutlich Zeit im Büro. Arbeitsberichte und Rapporte gehen direkt in die Abrechnung und Nachkalkulation ein. Aus Angeboten entstehen Teil- und Abschlagszahlungen sowie Rechnungen, ohne dass Positionen und anderes noch einmal eingegeben werden müssen. Die Positionserfassung erstreckt sich dabei über beliebig viele Bildschirmseiten, auf denen jede angebotene Position ggf. mit einem Bild zusammen erfasst wird. Alternativ zum einzelnen Artikel (Material) können auch komplette Leistungen schnell angeboten werden. Jede Leistung besteht dabei aus beliebig vielen Materialpositionen und der zugehörigen Arbeitszeit.
Einmal erfasste Angebote, Aufträge und Rechnungen können dauerhaft gespeichert bleiben. Sie dienen dann später entweder als Vorlage für ähnliche Projekte oder werden gleichlautend z. B. als Serienangebot an verschiedene Interessenten versandt.
Leichtere Projektabwicklung
Das Mahnwesen zeigt alle überfälligen Beträge und erlaubt, für alle oder ausgewählte offene Posten sofort Mahnungen zu drucken. Infolge des automatischen Mahnwesens geraten offene Rechnungen nicht in Vergessenheit und Zahlungsfristen werden ohne manuelle Überprüfung und Zettelwirtschaft eingehalten. Fast schon selbstverständlich ist die automatische Übernahme und Preisaktualisierung für die Materialien aus dem Großhandel. So sind als Beispiel 200 000 Artikel in ein bis zwei Stunden ohne manuelle Tätigkeit von CD übernommen und im PC aktualisiert. Künftig wird dies über das Internet noch schneller und einfacher ohne CD geschehen. Zusätzlich zu dieser Datenübernahme nach dem Datanorm-Standard erlaubt das Programm den Datenaustausch nach weiteren Normen, so etwa auch nach GAEB mit Architekten. Dies spielt bisher in Göppingen keine große Rolle, kann jedoch jederzeit bei größeren Ausschreibungen wichtig werden. Ebenfalls noch Zukunftsmusik ist die neue OCI-Schnittstelle. Mit „OCI“ greift der SHK-Betrieb direkt auf die Online-Shops seiner Großhändler zu und bestellt benötigtes Material direkt aus der Kalkulation oder dem Auftrag.
Mit der neuen Funktion „TK Mobil“ können Kundendienst-Aufträge auch direkt beim Kunden vor Ort erfasst und abgerechnet werden. „TK Mobil“ tauscht die Daten direkt über Internet und UMTS mit dem PC im Büro aus.
Fazit
Was empfiehlt Wolfgang Friedrich Kollegen, die vor der Entscheidung für ein neues SHK-Programm stehen? Erstens, sich auf Basis des Pflichtenhefts der Innung oder des Landesverbands darüber klar zu werden, was für den eigenen Betrieb wichtig ist. Zweitens, sich das oder die Programme ausführlich zeigen zu lassen. Und drittens, auf einen kompetenten Partner vor Ort zu achten. Er selbst hat seine durchweg positiven Erfahrungen natürlich schon an Kollegen im Umkreis weitergegeben.
