Mobile Dokumentation

„Stundenzettel“

Unleserliche, unpräzise oder nicht abgegebene Stunden- oder Rapportzettel verursachen in den Unternehmen einen erheblichen Aufwand. Zwischen der Leistungserbringung und der Bereitstellung der Daten für die Buchführung können so u.U. mehrere Wochen vergehen. Das erschwert eine zeitnahe Rechnungsstellung und macht eine wirksame Projektkontrolle unmöglich. Demgegenüber hat der „digitale Stundenzettel“ mehrere Vorteile: Weniger Erfassungsaufwand, zeitnahe Erfassungen, nachvollziehbare und minutengenaue Tätigkeitsnachweise, Minimierung von Übertragungsfehlern in die Lohn- oder Branchensoftware sowie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Zeiten, Tätigkeiten usw. werden nach einem vordefinierten Schema abgefragt. Danach werden die Daten entweder nach der Rückkehr vom Einsatzort per Docking-Station über eine Schnittstelle von der auswertenden Software eingelesen, per SMS direkt vom Einsatzort an das Zeiterfassungs-System versandt oder über eine mobile Internetverbindung online an den Firmen-Server übergeben. Eine zeitnahe Datenübergabe ist etwa dann sinnvoll, wenn Wartungs- oder Montageteams mehrere Tage extern tätig sind. Dank der zeitnahen Vor-Ort-Erfassung und vorgegebenen Eingabeabfolge lassen sich Arbeitsaufwand, Kostenstellen und Kostenträger unmittelbar verknüpfen. Ist im System eine GPS-Lokalisierung integriert, sind bspw. Plausibilitätsprüfungen möglich. Auch unlauteren Stundenabrechnungen wird so ein Riegel vorgeschoben, wodurch sich ein mobiles Zeiterfassungssystem schnell amortisieren kann: Schreibt ein Mitarbeiter bspw. täglich nur eine halbe Stunde zu viel auf, entstehen bei einem durchschnittlichen Lohnstundensatz nach einem Jahr bereits Mehrkosten von rund 5000 €. Zu den weiteren Vorteilen zählen Controlling-Optionen, wie die Auswertung der Kostensituation eines Projekts. So erhält man einen tagesaktuellen Überblick und erfährt wie groß die Abweichungen gegenüber der Kalkulation sind. Damit gewinnt man auch in der Vorkalkulation eine größere Sicherheit, da sich die kalkulierten Zeitwerte aufgrund präziser Daten den tatsächlichen Werten stetig annähern. Auch für die Lohnbuchhaltung bricht eine „neue Zeitrechnung“ an: Liegen dank digitaler Technik alle erforderlichen Arbeitsnachweise zeitnah vor, ist eine termingerechte und korrekte Lohnabrechnung und schnellere Rechnungslegung möglich, was die Liquidität des Unternehmens verbessern kann. Auch komplexe Zulagen- und Provisionsberechnungen im Rahmen einer Prämienentlohnung werden damit einfacher. Unterschiedliche Tarifverträge oder individuelle Arbeitszeitmodelle können ebenso berücksichtigt werden.

Was wird womit erfasst?

Neben den Arbeitszeiten, abzüglich aller Pausen erfasst die Auftragszeiterfassung auch Daten wie Projekt oder Kunde. Werden zusätzlich Tätigkeiten erfasst und diese mit den Zeiten verknüpft, kann man auch feststellen, in welchen Tätigkeitsbereichen ein Auftrag die kalkulierte Zeit überschritten hat. Je nach System werden darüber hinaus auch Betriebsdaten von Fahrzeugen, den GPS-Standort, Material, Massen/Mengen, teilweise auch Kommentare etc. erfasst. Grundsätzlich gilt, dass nur das erfasst werden sollte, was später auch ausgewertet wird. Schließlich steigt mit der Genauigkeit der Erfassung auch der Eingabeaufwand und häufig notwendige Systemeingaben können den Arbeitsfluss hemmen. Eingegeben werden die Daten per Menüauswahl, Tastatur oder Barcode-Scanner. Identifizieren kann sich der Benutzer per PIN-Eingabe, Chipkarten-Leser, Barcode- oder Fingerprint-Scanner etc. Die Erfassungs-Hardware besteht entweder aus speziell für die mobile Datenerfassung entwickelten Eingabegeräten oder Standardgeräten wie Mobiltelefonen, Smartphones und zunehmend auch Tablet-PC. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile. Spezielle Eingabegeräte sind robust und in der Regel sehr einfach bedienbar. Dafür müssen sie speziell für diese Anwendung angeschafft werden. Ein Handy oder Smartphone hat heute nahezu jeder Mitarbeiter, so dass man sich die Kosten für die Eingabehardware z.T. sparen kann – vorausgesetzt, die Mitarbeiter sind mit der geschäftlichen Nutzung ihrer privaten Geräte einverstanden. Anbieter mobiler Zeiterfassungssysteme empfehlen die Verwendung unternehmenseigener Smartphones/Handys. Ein weiteres Argument spricht für Standardgeräte. Sie bieten Zusatznutzen – etwa eine Digitalkamera, einen Internet-Zugriff oder Informationsabfragen per QR-Code. Wichtig ist, dass die Endgeräte von unterschiedlichen Mitarbeitern verwendet werden können, so dass nicht jeder eines mitführen muss.

Angebot erschwert Auswahl

Mit zunehmender Bedeutung der Zeitwirtschaft und der Notwendigkeit zur Mobilität steigt auch die Zahl mobiler Zeiterfassungssystemanbieter. Rund 90 Anbieter allgemeiner und bau-/branchenspezifischer Lösungen listet das „Informationsportal für die mobile Zeiterfassung“ (www.mobile-zeiterfassung.info) auf. Die Bandbreite reicht von der einfachen Tabellenkalkulation bis hin zu branchenspezifischen Lösungen, bei denen das Modul „Mobile Zeiterfassung“ nur ein Teil einer umfassenden Zeitwirtschafts-, respektive ERP-Branchenlösung ist. Die Systeme unterscheiden sich nicht nur in der Konzeption, sondern auch darin, wie erfasst wird, was erfasst wird, bzw. wie genau Zeiten und Tätigkeiten aufgenommen werden. Auch eine Anbindung an die Betriebsdatenerfassung (BDE), Zutrittskontrolle, die Mitarbeiter- und Fahrzeugortung etc. ist unterschiedlich. Deshalb ist die Aufstellung eines individuellen Anforderungsprofils wichtig. Je präziser man eigene aktuelle und möglichst auch künftige Anforderungen definieren kann, desto besser lässt sich die Anzahl der infrage kommenden Lösungen eingrenzen. Benötigt man beispielsweise auch die Standortdaten der Mitarbeiter, um sie wegeoptimiert an den nächsten Einsatzort zu schicken, ist eine GPS- und Kommunikationsfunktion erforderlich, die nicht alle Systeme bieten (und die übrigens einer schriftlichen Einwilligung der Betroffenen bedarf). Bevor man sich entscheidet, sollte in jedem Fall zunächst geprüft werden, welches mobile Zeiterfassungssystem mit der aktuell im Betrieb eingesetzten Branchen- und Lohnsoftware am besten kommuniziert. Separate Lösungen, die bei der Datenübergabe manuellen Nachbearbeitungsaufwand generieren, sollte man meiden. Zu den weiteren Unterscheidungskriterien gehört auch das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine auf speziellen mobilen Endgeräten lauffähige Kaufsoftware oder um eine webbasierte Mietsoftware? Während sich die einmaligen Investitionskosten pro Mitarbeiter zwischen 150 und 1500 € bewegen, beläuft sich die Miete auf etwa 5 bis 15 €/Monat (jeweils ohne Hardware).

Entwicklungen und Trends

Mit der zunehmenden Popularität von Smartphones und Tablet-PC auch im geschäftlichen Bereich werden digitale Stundenzettel immer häufiger auch als mobile Applikation (App) offeriert. Dabei gibt es aber Unterschiede: Während „native“ Apps für ein ganz bestimmtes mobiles Betriebssystem entwickelt wurden (Google Android oder Apple iOS), sind Web-Apps über einen beliebigen Web-Browser nutzbare plattform- und geräteunabhängige Internet-Anwendungen. Steht eine ausreichend stabile und schnelle mobile Internet-Verbindung zur Verfügung, merkt der Anwender kaum einen Unterschied. Web-Apps haben unter anderem den Vorteil, dass man sie nicht installieren muss und dass sie auch ohne Updates stets up-to-date sind. Ist (zeitweise) keine Internetverbindung verfügbar, lassen sich Web-Apps (aber auch einige „native“ Apps) nicht oder nur eingeschränkt nutzen. Zeiterfassungs-Apps können etwa ihre Daten nicht unmittelbar an den Firmenserver senden. Dann speichert die App die erfassten Daten offline ab und überträgt sie, sobald wieder eine Internetverbindung aufgebaut wird – etwa über das WLAN-Netz abends im Büro oder im Hotel. Auf diese Weise können zum Beispiel auch teure Roamingkosten im Ausland umgangen werden. Ein weiterer Trend ist die Einbindung der Zeiterfassung in mobile Komplettlösungen – etwa dem „Mobilen Auftrag“. Damit lassen sich Aufträge an Mitarbeiter versenden, vor Ort modifizieren, durch eine vom Kunden unterschriebene Arbeitszeit- und Tätigkeitsangabe sowie ein mobiles Aufmaß ergänzen und als fertig bearbeiteter Auftrag zurück an die Bürozentrale versenden, so dass unmittelbar die Rechnung gestellt werden kann.