Digitale Zeiterfassung leicht gemacht

In Papierform auf „analogem“ Weg ist die Zeiterfassung ein immenser Aufwand, sowohl für den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber. Die digitale Zeiterfassung bietet im Gegenzug zahlreiche Vorteile – nicht nur bei der Erfassung der Zeiten, sondern auch in der Weiterverarbeitung der Daten. Drei Handwerksbetriebe berichten von der Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung.

Zeiterfassung und -prüfung mit „Labelwin“ im Büro.
Quelle: Label Software Gerald Bax

Die H. Knapmeier GmbH aus Bielefeld nutzt die App „Label Mobile“ von Label Software zur digitalen Zeiterfassung. Geschäftsführer Pascal Knapmeier erinnert sich: „Vor der digitalen Zeiterfassung haben die Monteure das verbrauchte Material und ihre Stunden handschriftlich auf einem Zettel geschrieben. Das Ganze haben wir dann in den Computer eingetickert. Insgesamt also sehr aufwändig“. Mit der App wird nun der gesamte Kundendienst mobil vor Ort abgewickelt – und unter anderem auch die Zeiten gebucht. Die App ist mit der Bürosoftware „Labelwin“ verknüpft und bietet eine vollintegrierte Lösung. Alle Daten stehen nach der mobilen Erfassung automatisch auch im Büro zur Verfügung und werden direkt dem entsprechenden Kundenauftrag im System zugeordnet. „Unsere Zeiterfassung läuft jetzt gänzlich über „Label Mobile“: Wie lange war der Monteur vor Ort? Wie lange hat er gebraucht, um das Auto ein- und auszuladen, hin- und zurückzufahren, wie lange war die Rüstzeit? Das trägt er jetzt alles selbstständig über die Leistungserfassung in der App ein. Der Monteur kann auch direkt seine Überstunden- und Schmutzzulage eintragen. Die Zahlen werden automatisch in den entsprechenden Auftrag in „Labelwin“ übernommen. Dadurch sparen wir uns sehr viel Zeit im Büro – und viel Stress!“ erzählt Knapmeier.

Vorbereitung der Lohnabrechnung und Abrechnung mit dem Kunden

Zeiterfassung sollte kein Selbstzweck sein – die erfassten Daten können für verschiedene Funktionen im Unternehmen verwendet werden und bieten damit starkes Potential zur Zeitersparnis. Naheliegend ist die Vorbereitung der Lohnabrechnung und die Abrechnung beim Kunden. Oliver Schnittger von der Junklewitz & Schnittger GmbH aus Bielefeld.
Quelle: BiTel

  Pascal Knapmeier von der H. Knapmeier GmbH aus Bielefeld.
Quelle: H. Knapmeier GmbH

Pascal Knapmeier von der H. Knapmeier GmbH aus Bielefeld.

Quelle: H. Knapmeier GmbH

  M. Ali, J. Brak und Markus Silke von der von der Firma Konietzny nutzen zur Zeiterfassung die App „Label Mobile“.
Quelle: Konietzny Sanitär und Heiztechnik

M. Ali, J. Brak und Markus Silke von der von der Firma Konietzny nutzen zur Zeiterfassung die App „Label Mobile“.

Quelle: Konietzny Sanitär und Heiztechnik

Die Firma Konietzny Sanitär- und Heizungstechnik aus Hamm nutzt seit April 2023 die Funktion „Stempeluhr“ mit der App „Label Mobile“. Damit können die Mitarbeiter digital Zeiten stempeln – entweder in der minimalen Ausführung „Arbeitsbeginn, Pause, Arbeitsende“ oder individuell angepasst mit wählbaren Tätigkeiten wie Fahrtzeit, Lager aufräumen, Kundendienstaufträge. Markus Silke, Teamleiter Kundendienst bei Konietzny, ist damit sehr zufrieden: „Durch die Einführung der Stempeluhr hat sich mein täglicher Aufwand rund um das Thema Zeiten prüfen, Lohn- und Rechnungsvorbereitung von 2,5 auf 1,5 Stunden verringert. Morgens im Büro öffne ich die Übersichtsmaske der Stempelzeiten und prüfe die einzelnen Monteure: ob die Gesamtzeit stimmt; ob sie auf ihre acht Stunden kommen; ob Überstunden oder Zulagen angefallen sind und ob alle Aufträge abgeschlossen wurden. Die Daten übernehme ich dann per Knopfdruck in die Zeiterfassung und der Chef kann am Monatsende auf dieser Basis automatisch die Lohnzahlung vornehmen.“

Die Abrechnung mit dem Kunden ist genauso einfach. Pascal Knapmeier sagt: „Der Monteur trägt die Zeiten und Zulagen direkt vor Ort in die App ein, wie sie auch später in der Rechnung auftauchen werden. Den abschließenden Bericht bekommt der Kunde am Ende des Termins digital vorgelegt und segnet ihn mit seiner Unterschrift ab. Dieses unterzeichnete Dokument ist danach automatisch jederzeit abrufbar in der Software gespeichert und die Daten können automatisch in die Rechnung übernommen werde.“

Produktive und unproduktive Zeiten

Die digitale Zeiterfassung sorgt auch für Transparenz. Durch eine korrekte Erfassung haben Handwerksunternehmer jederzeit einen Überblick über produktive und unproduktive Zeiten ihrer Mitarbeiter. Oliver Schnittger, Geschäftsführer der Junklewitz & Schnittger GmbH in Bielefeld, hat Ende 2022 auf eine digitale Zeiterfassung umgestellt und weiß diesen Aspekt besonders zu schätzen. „Wir haben jetzt endlich eine Übersicht: was sind produktive Zeiten, was sind nicht produktive Zeiten. Vorher wussten wir schon, wenn da z.B. mal jemand eine Stunde im Lager gearbeitet hat. Wir haben das aber nicht vom Wochenzettel ins Warenwirtschaftssystem übernommen und es lief eher unter dem Radar. Ich musste für die Übersicht dann am Ende jeder Woche händisch eine Exceltabelle pflegen. Jetzt passiert das alles automatisch: Egal ob es Schule, Weiterbildung, oder Aufräum-arbeit ist – der Mitarbeiter bucht das digital ein und wir haben auf Knopfdruck eine Übersicht. Bezahlt bekommt er die Stunden natürlich genau wie die produktiven Zeiten – wir streben aber ganz klar danach, die unproduktiven Zeiten zu minimieren. Durch die Übersicht und die Erfahrungswerte daraus können wir die Zeit unserer Mitarbeiter und die anstehenden Aufgaben jetzt viel besser planen.“

Jederzeit aktuelle Projektstände und Kalkulation

Auch eine mitlaufende Kalkulation bei größeren Projekten oder Baustellen wird vereinfacht. Dank der digitalen Zeiterfassung hat Pascal Knapmeier auch jederzeit einen tagesaktuellen Projektstand. „Alle unsere Aufträge werden in digitalen Projektordnern zusammengefasst. Dadurch, dass die Monteure ihre Zeiten direkt in das jeweilige Projekt buchen, kann ich z. B. bei 50 % Projekterledigung prüfen, wie viel wir schon in den Arbeitsbereichen an Zeit verbraucht haben und wie viel laut Angebot veranschlagt wurde. Wir haben keine Pauschalangebote, sondern rechnen den tatsächlichen Stundenaufwand ab. Ich sehe in der Label Projektverwaltung bei Bedarf sofort, wo es zeitlich nicht ganz hinhaut, und kann mich beim Kunden melden und klären, wenn ein Projekt aufgrund unvorhersehbarer oder zusätzlicher Arbeiten teurer wird. Dadurch hat man vor der Rechnungsstellung schon die Kommunikation und der Kunde fällt nicht aus allen Wolken.“

Oliver Schnittger stimmt dem zu: „Wir wissen jetzt ganz genau, wie unsere Mitarbeiter arbeiten. Das vereinfacht unsere Kalkulation und lässt uns mit den Kunden viel präziser planen. Wenn ich z.B. einen Mitarbeiter habe, der Kundendienst macht, macht der ja in der Regel viel Wartungsgeschäft. Da verbraucht man im Grunde nur Zeit und baut in den wenigsten Fällen Wartungs- und Austauschartikel ein. Anders ist es, wenn ein Mitarbeiter an 2 Tagen in 16 Stunden eine ganze Heizungsanlage erneuert oder eine Badteilsanierung macht. Da steht ein ganz anderer Lohnanteil dahinter. Ich habe immer den Überblick, was die Wartung kostet und kann z.B. meine Pauschalen für den Kunden viel besser kalkulieren. Das ist nicht nur für unsere Buchhaltung besser, auch beim Kunden kommt es sehr gut an.“

Herausforderungen bei der Umstellung

Digitale Leistungserfassung inklusive Zeitbuchung in der App.
Quelle: Label Software Gerald Bax

Die Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung bringt auch Herausforderungen mit sich. Schnittger kennt das: „Die digitale Zeiterfassung war für uns eine riesige Umstellung. Wir waren ja alle „Papiertiger“ und haben während der Umstellung unsere Exceltabellen und Papierzettel erstmal eine Zeitlang parallel laufen lassen, damit uns die Sachen nicht runterfallen. Man ist nicht so routiniert am Anfang und benötigt eine Umstellungszeit.“ Auch für die Monteure der Firma Konietzny war eine „Gewöhnungszeit“ von Nöten: „Klar ist die digitale Zeiterfassung per App vor allem für die Monteure am Anfang erst mal gewöhnungsbedürftig. Zu Beginn wurde auch öfters mal vergessen, einen Auftrag aus- oder den Feierabend „einzustempeln“. Glücklicherweise sehe ich das im Büro sofort und kann sie dann am nächsten Tag direkt darauf ansprechen. Und die Monteure sind grundsätzlich sehr zufrieden, dass der Papierkrieg mit ihren Tagesberichten der Vergangenheit angehört“ resümiert Markus Silke.

Fazit

Einig sind sich alle porträtierten Betriebe: Die digitale Zeiterfassung und damit einhergehende Weiterverarbeitung der Daten in der Handwerkersoftware spart Handwerksunternehmen viel Arbeitszeit. Prozesse werden verschlankt und Betriebe haben eine einfachere Übersicht über Arbeitszeiten, Projektstände und die Profitabilität des Tagesgeschäfts. So können Unternehmen Zeit und Arbeit sparen und nebenbei der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeitenden nachkommen.