Mobile Business im Handwerk (Teil 1/2)

Die Angebotsvielfalt von Apps ist in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen. Die Nutzung von Apps wird aus diesem Grund auch für Handwerksunternehmen zunehmend interessanter, da die Geschäftsprozesse mit Unterstützung von mobilen Anwendungen effektiver und effizienter gesteuert sowie abgewickelt werden können. Zudem erwarten die Kunden Flexibilität und Schnelligkeit in der Reaktion bzw. Antwort auf ihre Anforderungen an das Handwerksunternehmen. Diese Anforderungen des Marktes können mit einer mobilen Arbeitsweise erfüllt werden. Da der Fokus der nachfolgenden Studie, auf dem Handwerk liegt, werden im Folgenden idealtypische mobile Anwendungen für das Handwerk beschrieben.

Dabei handelt es sich um:

Mobilen Service

Mobile Zeiterfassung

Mobiles Aufmaß

Mobiles Fuhrparkmanagement

Mobile Officeanwendung

Mobiler Service

Für Unternehmen mit einem hohen Anteil an Dienstleistungen eignen sich Anwendungen für die mobile Unterstützung und Abwicklung von Serviceaufträgen. Diese Anwendungen werden als mobile Auftragserfassung oder mobiler Service bezeichnet (vgl. GS1 / IWKoeln, 2011, S. 9f.; Speier / MÜKE, 2011, S. 12). Im weiteren Verlauf dieser Studie wird der Begriff Mobiler Service für diesen Anwendungsbereich verwendet. Der Mobile Service eignet sich für Außendienstmitarbeiter, die beim Kunden vor Ort Objekte warten, reparieren oder errichten. Servicemonteure können außerhalb des Büros Aufträge erfassen, bearbeiten und einen direkten Rechnungsdruck beim Kunden vor Ort auslösen. Die Unterschrift vom Kunden wird direkt elektronisch vorgenommen. Die mobile Anwendung muss die Unterschrift des Kunden speichern, um eine Unveränderbarkeit und Beständigkeit der Daten zu ermöglichen. Der Auftrag wird geschützt an das Unternehmen zur Rechnungsstellung weitergegeben.

Die direkte Eingabe der Daten in die Anwendung fördert eine effektive und effiziente Abwicklung von Serviceaufträgen und beschleunigt den firmeninternen Arbeitsablauf. Papiergebundene Vorgänge werden weitestgehend vermieden. Dies spart Zeit sowie Kosten in der Auftragsabwicklung. Die Abbildung 1 stellt exemplarisch eine Anwendung für den mobilen Service-Einsatz im Handwerk dar.

Mobile Zeiterfassung

Ein weiteres Einsatzfeld für mobile Anwendungen unterstützt die Erfassung von Arbeitszeiten. Da im Handwerk ein Großteil der Mitarbeiter an wechselnden Orten eingesetzt ist, bietet sich eine mobile Erfassung von Personalzeiten an. Wirtschaftliche Gründe veranlassen Handwerksunternehmen dazu, den kalkulierten Personalzeitbedarf für die Erfüllung des Auftrages zeitnah zu prüfen und zu kontrollieren. Hierfür eignet sich eine mobile Arbeitszeiterfassung (vgl. Speier / MÜKE, 2011, S. 14).

Die Anwendungsbereiche für die Zeiterfassung lassen sich in zwei Teilbereiche aufteilen. Der eine Teilbereich umfasst ausschließlich die Erfassung von Personalzeiten. Bei dieser Anwendung bestätigt der Mitarbeiter morgens Arbeitsbeginn und abends Arbeitsende. Die Daten werden am Arbeitsort in der mobilen Anwendung erfasst und sind sofort im System verfügbar. In der betriebswirtschaftlichen Software können die Daten nun zu Auswertungen herangezogen werden. Zum Monatsende werden diese zur Weiterbearbeitung an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt (vgl. GS1 / IWKoeln, 2011, S. 9; Speier / MÜKE, 2011, S. 14).

Der zweite Teilbereich betrifft die Zuordnung der Zeiten für die Arbeitsvorgänge oder Projektzeiten. Diese sind Voraussetzung für die Nachkalkulation und das Controlling in einem Unternehmen. Die projektrelevanten Daten werden an ein mobiles Endgerät übermittelt. Jeder Auftrag, der neu begonnen wird, wird bestätigt und aus der Differenz zwischen zwei Aufträgen wird der Zeitaufwand für jeden Auftrag errechnet. Die Übertragung der Daten kann auf Anforderung oder Vereinbarung (festgelegte Zeitintervalle) erfolgen (vgl. Speier / MÜKE, 2011, S. 14).

Die mobile Zeiterfassung ersetzt die händisch ausgefüllten Arbeitszettel und sorgt für eine durchgehende papierlose Prozesskette. Der Entfall des Medienbruchs in der Erfassung der Arbeitszeiten reduziert falsch und zeitaufwändig manuell erfasste Personalzeiten. Zudem erlaubt eine mobile Zeiterfassung ein projektbegleitendes und zeitnahes Controlling. Fehlerquellen können direkt entdeckt und korrigiert werden. Berücksichtigt werden sollte bei einer Einführung einer mobilen Zeiterfassung, dass sich Mitarbeiter mit dieser Situation überfordert sowie überwacht fühlen können (vgl. Speier / MÜKE, 2011, S. 14).

Mobiles Aufmaß

Ein weiterer Anwendungsbereich für mobile Applikationen ist die Erstellung eines Aufmaßes auf einer Baustelle. Um eine Arbeitsleistung korrekt abrechnen zu können, bildet ein Aufmaß in den meisten Handwerksunternehmen die Basis. Das Aufmaß dient im weiteren Arbeitsverlauf als Grundlage für die Fakturierung. Die Möglichkeit einer mobilen Aufmaßerfassung löst die herkömmliche Erfassung eines Aufmaßes per Hand über Zollstock und Papier ab. Die manuelle Protokollierung der Aufmaßdaten birgt die Fehlerquelle einer Falscherfassung und ist zudem auch zeitintensiv. Die Aufmaßwerte sind für alle weiteren Arbeitsschritte zur Abrechnung der erbrachten Arbeitsleistung digital in dem System ohne Medienbruch verfügbar. Zudem ermöglicht die mobile Anwendung auch die Ermittlung von Aufmaßwerten in schwer zugänglichen Bereichen. Realisiert wird die mobile Aufmaßerfassung über ein mobiles Endgerät sowie ein digitales Lasermessgerät. Das Lasermessgerät ist über Bluetooth mit dem mobilen Endgerät verbunden. Die ermittelten Daten werden direkt an das mobile Endgerät übertragen. Die Synchronisation mit der Branchensoftware erfolgt je nach Ausgestaltung der mobilen Anwendungen unmittelbar über das mobile Kommunikationsnetzwerk oder nach Ankunft im Büro über ein stationäres System. Nach der Übermittlung in die betriebswirtschaftliche Software stehen die Daten direkt für die Weiterbearbeitung zur Verfügung. Das mobile Aufmaß unterstützt somit eine schnelle Abrechnung der Leistung. Die Begleichung der Rechnung kann zügiger erfolgen (vgl. Speier / MÜKE, 2011, S. 16).

Mobiles Fuhrparkmanagement

Das mobile Fuhrparkmanagement ist ein weiterer Bereich für mobile Anwendungen. Die Planung, Koordination, Optimierung und Steuerung des Firmenfuhrparks in Betrieben mit einem hohen Anteil an Serviceaufträgen, unterstützt durch eine mobile Anwendung, erlaubt eine optimierte Routenplanung. Die Ausstattung der Fahrzeuge mit einem mobilen Endgerät und einem Ortungssystem, beispielsweise über GPS, lässt somit zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort eine Lokalisierung des aktuellen Standortes zu. Dies fördert eine bestmögliche Wegeplanung und reduziert die Kosten für die eingesetzten Unternehmensressourcen. Die unmittelbare Lokalisierung des Fahrzeugstandortes führt im Kundendienst zu kürzeren Reaktionszeiten bei kurzfristigen und dringenden Einsätzen. Zudem kann das Fahrzeug für den Kundendiensttermin ausgewählt werden, das die erforderlichen Ersatzteile bereits verfügbar hat und sich in direkter Nähe zum Einsatzort befindet. Zusätzlich kann Fuhrparkmanagement einem Missbrauch der Fahrzeuge durch Mitarbeiter vorbeugen und erleichtert das Führen von Fahrtenbüchern. Eine schnelle Reaktion auf kurzfristig auszuführende Kundendiensttermine kann bei Handwerksunternehmen zu Wettbewerbsvorteilen führen (vgl. GS1 / IWKoeln, 2011, S. 9; Speier / MÜKE, 2011, S. 17).