Von mobiler Zeiterfassung und der Digitalisierung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Kraft getreten. Seit diesem Jahr muss die Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers genau dokumentiert werden. Unabhängig von der Größe des Unternehmens und des Arbeitsplatzes. Arbeitnehmer im Homeoffice sind ebenso betroffen, wie die Kollegen auf der Baustelle oder im Büro. Das wird häufig, insbesondere von den Arbeitnehmern, kritisch gesehen. Dabei bietet die Zeiterfassung viele Vorteile für den Arbeitnehmenden und auch viele neue Möglichkeiten. Gleichzeitig profitiert auch das Unternehmen in jeder Hinsicht.

Die sieben größten Vorteile der digitalen Zeiterfassung per App Transparenz

Über eine App zur Zeiterfassung hat der Arbeitnehmer immer einen aktuellen Überblick über die geleisteten Stunden. Und das auf die Minute genau. Mögliche Diskussionen über geleistete oder nicht geleistete Stunden zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber entfallen, da beide Parteien Zugriff auf eine zuverlässige Quelle haben, die keine Zweifel offenlässt.

Vermeidung unbezahlter Überstunden

Der Umgang mit Überstunden ist im gesetzlichen Rahmen vom Arbeitgeber festgelegt. Dabei muss der individuelle Umgang des Unternehmens im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Durch die Zeiterfassung weiß der Arbeitnehmer jedoch jederzeit wie viele Plusstunden bereits aufgebaut wurden bzw. wie viele Stunden noch zu leisten sind. Auch der Arbeitgeber hat einen exakten Überblick über die geleistete Extraarbeit. Dadurch wird vermieden, dass Überstunden unter den Tisch fallen und der Arbeitnehmer umsonst gearbeitet hat.

Erhaltung des Arbeitsschutzes

Grundsätzlich darf ein Arbeitnehmer nicht eine unbegrenzte Anzahl an Überstunden aufbauen. Auch zwischen zwei Arbeitstagen gilt es, gewisse Ruhezeiten einzuhalten und innerhalb eines Arbeitstages besteht ebenso eine Pflicht, dass Pausen eingehalten werden. Noch strenger werden die Regeln zum Arbeitsschutz bei minderjährigen Arbeitnehmern, beispielsweise bei Auszubildenen, oder bei Schwangeren. Die Arbeitszeiterfassung stellt sicher, dass Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes eingehalten werden. Durch einen besseren Überblick über die geleisteten Stunden kann gewährleistet werden, dass Überstunden- und Mehrarbeitsvorschriften eingehalten und Ruhe- und Pausenzeiten wahrgenommen werden. So wird der Arbeitnehmer geschützt und das Unternehmen ist rechtlich abgesichert.

Flexibleres Arbeiten

Wenngleich es die Kollegen auf der Baustelle weniger betrifft, so profitieren die Kollegen in der Planung oder Auftragsverwaltung aufgrund der gestiegenen Flexibilität, die die digitale Zeiterfassung mit sich bringt. Die Zeiterfassung per App ermöglicht es, die gearbeitete Zeit von überall, ganz gleich ob Büro oder Homeoffice zu tracken. Somit ist es nicht mehr erforderlich die gearbeitete Zeit durch Anwesenheit in einem Büro zu belegen. Dennoch wird die Arbeitszeit korrekt auf dem Stundenkonto hinterlegt. Die Angst mancher Arbeitgeber, dass das Homeoffice Faulenzerei begünstigt, ist dabei ganz klar unbegründet. Eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2021 zeigt nicht nur, dass die Effektivität der Angestellten im Homeoffice um 13 % höher ist. Gleichzeitig sei deutlich belegbar, dass die Krankheits- und Fehltage bedeutend zurück gingen. Somit profitiert der Arbeitgeber merklich, wenn er durch einen Remote-Arbeitsplatz seinem Arbeitnehmer einen gewissen Vertrauensvorsprung gewährt.

Digitale Urlaubsanträge

Einige Tools zur digitalen Zeiterfassung, wie beispielsweise die App von Clockin, ermöglichen es zusätzlich, Urlaubsanträge digital zu stellen. Auch hier bieten sich für alle Prozessbeteiligten mehrere Vorteile. Die Kosten für das Ausrucken von analogen Anträgen entfallen. Auch möglichen Problemen, wie dem Verschwinden von Anträgen im alltäglichen Papierwust, kann entgegengewirkt werden. Dazu ist der Genehmigungsprozess transparenter und bedarf weniger Zeit. Über die App kann der Arbeitnehmer jederzeit den Bearbeitungsstand seines Antrags einsehen. Darüber hinaus hat jeder Prozessbeteiligte zu jeder Tageszeit die Möglichkeit auf den Antrag zuzugreifen. Somit können auch spontane Anträge schnell genehmigt werden, da kein Bedarf des Zettel-Weiterreichens besteht, was eine Beschleunigung des Prozesses mit sich bringt.

Verlässliche Kalkulation von Fehl- und Urlaubszeiten

Digitale Zeiterfassung führt automatisch zu einer entspannteren Jahresplanung. Der Arbeitnehmer kann jederzeit einsehen, wie viele Stunden er bereits gearbeitet hat, wie viel Urlaubsanspruch noch offen ist und ob gegebenenfalls sogar Überstunden vorliegen, die noch abgefeiert werden können. Dabei ist auch sofort ersichtlich, ob man am Freitagnachmittag nicht vielleicht schon eine Stunde früher nach Hause gehen kann. Aber auch für den Arbeitgeber bringt die digitale Urlaubsplanung bedeutende Vorteile. Dieser hat jederzeit einen Überblick, wie viel Urlaubsanspruch seine Mitarbeiter insgesamt noch haben. So kann durch frühzeitige Hinweise und Planung vermieden werden, dass am Ende des Jahres die Hälfte der Belegschaft fehlt, da diese ihre Urlaubstage nicht ausreichend verplant hatten und nun in Zugzwang geraten. Auch die eigene Rechnerei und das mühsame Auswerten von Stundenzetteln und Anträgen entfällt. Dadurch, dass das Programm die Überstunden oder Minusstunden selbstständig ausrechnet und auch bei Urlaubsanträgen Wochenenden und Feiertage selbstständig abzieht, können weitere Fehlerquellen umgangen werden.

Krankmeldung online hochladen

Nicht nur Urlaubsanträge können über eine App einfacher bearbeitet werden. Auch die Möglichkeit Krankmeldungen innerhalb einer App zu verwalten, vereinfacht die Prozesse. Arbeitnehmer kennen die Problematik. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll binnen drei Tagen dem Arbeitgeber vorliegen. Um dieser Frist gerecht zu werden, müssen dann mitunter Freunde und Familienmitglieder akquiriert werden, die die Krankmeldung einreichen, da man selbst körperlich nicht in der Lage dazu ist. Auch dieser Umstand kann dank digitaler Lösung umgangen werden. Die Krankmeldung selbst kann über die App erfolgen, sodass der Vorgesetzte direkt eine Mitteilung darüber bekommt. Auch entsprechende Dokumente, wie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, können einfach angehangen werden. Das System archiviert die Unterlagen selbstständig.

Die digitale Zeiterfassung sollte also nicht als ein Instrument der Kontrolle angesehen werden. Stattdessen bietet es Arbeitnehmer und Arbeitgeber diverse Sicherheiten und damit einhergehende Freiheiten. Zudem werden zeitintensive bürokratische Vorgänge verkürzt oder nahezu in Gänze umgangen. Davon profitieren alle Beteiligten. Programme wie Clockin sind allem voran darauf ausgelegt, den Arbeitsalltag zu erleichtern und allen ein gutes Gefühl dabei zu geben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wie die Digitalisierung und mobile Zeiterfassung den Arbeitsalltag in einem SHK-Betrieb gezielt vereinfachen kann, wird an dem nachfolgenden fiktiven Beispiel erkenntlich, in dem clockin zum Einsatz kommt:

Herr Müller führt einen großen SHK-Betrieb. Zurzeit sind fünf seiner Monteure auf Montage. Die Baustelle befindet sich jedoch nicht in der Nachbarschaft, sondern 250km entfernt. Im Normalfall bedeutet das Akten schleppen, vor Ort Termine, um den Fortschritt auf der Baustelle zu sichten, Zettelkrieg durch Stundenzettel sowie geleistete Fahrten und das Abtelefonieren verschiedener Akteure, um alle auf den neusten Stand der Baustelle zu bringen. Das kostet nicht nur Nerven, sondern in erster Linie Zeit und Geld. Mit der Digitalisierung der Baustelle sollen diese Umstände deutlich verbessert werden.

Auf der Baustelle

Morgens, mit dem Betreten der Baustelle, starten die Installateure über die mobile App die Zeiterfassung und damit ihren Arbeitstag. Herr Müller weiß damit immer, wann sich seine Mitarbeiter auf der Baustelle befinden. Diesem war am Abend vorher eine wichtige Ergänzung zum einzusetzenden Heizsystem eingefallen. Seine Mitarbeiter befanden sich zu dem Zeitpunkt jedoch schon im Feierabend. Um am Morgen keine unnötige Zeit durch ausführliche Telefonate zu vergeuden und zu riskieren, dass Fehler passieren, da die Mitarbeiter nicht rechtzeitig telefonisch erreicht werden, hat Herr Müller alle neuen Informationen direkt in der Projektakte innerhalb der App hinterlegt. Diese Projektakte ist nach dem Einstempeln die erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter. Hier finden sie nicht nur die aktuellen Daten zur Baustelle, sie können auch Fotos hochladen oder Checklisten einsehen. Insbesondere Letztere haben den Arbeitsfluss vereinfacht. Wenngleich alle Beteiligten ihren Job seit Jahren ausführen, setzt die Betriebsblindheit ein. Irgendeine Kleinigkeit wird schnell vergessen und fällt hinten rüber. Das passiert nun nicht mehr. Es gibt Checklisten für die Arbeitsvorbereitung, Gefährdungsanalysen, Baustellenkolonnen und so weiter. So kann auch bei einem spontan erfolgenden Mitarbeiterwechsel auf der Baustelle, beispielsweise durch krankheitsbedingten Ausfall, jeder neue Mitarbeiter schnell im Projekt einsteigen und den aktuellen Ist-Stand ohne lange Erklärungen nachvollziehen. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die digitale Projektakte das Mitnehmen schwerer Ordner entfällt. Auch unstrukturierte Zettelwirtschaften gehören so der Vergangenheit an.

Am Abend stempeln sich die Installateure mittels App wieder aus. Zuvor laden sie noch aktuelle Bilder von der Baustelle in der App hoch. So kann Herr Müller, trotz der großen Entfernung, jederzeit den Baufortschritt einsehen und diesen an den Bauherren weitergeben. Extrakosten durch persönliche Baustellenbesuche entfallen somit ebenso wie der Zeitaufwand für solche Fahrten.

Im Büro

Wie so häufig wurden auf der Baustelle viele Überstunden angesammelt. Trotz eingehaltener Pausen- und Ruhezeiten, musste einiges an Mehrarbeit geleistet werden, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Doch auch diese werden in der App angezeigt und sofort auf die Stundenkonten der Mitarbeiter angerechnet. Ganz ohne umständliche Bewilligungen und Rechenexempel mittels Stundenzetteln. Herr Müller hat seinen Betrieb so umstrukturiert, dass seine Mitarbeiter planmäßig eine 4-Tage Woche haben. Nur in Ausnahmefällen wird von dieser Regel abgewichen. Dabei sind die Mitarbeiter so eingeplant, dass die Baustellen dennoch von Montag bis Freitag, teilweise Samstag besetzt sind. Nun ist eben einer dieser Ausnahmefälle eingetreten. Ein Kollege meldet sich krank und seine Arbeitskraft fehlt im Projekt. Dank der Möglichkeit durch die digitale Zeiterfassung schnell alle Stundenkonten der Mitarbeiter einzusehen, kann auf faire Weise entscheiden werden, welcher Kollege seinen freien Tag opfern muss. Auch die Krankmeldung kam direkt über die App rein. Der erkrankte Kollege war mittlerweile beim Arzt und hat auch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten. Diese kann er ganz einfach in der App seiner Krankmeldung beifügen. Das schützt nicht nur den erkrankten Kollegen vor einem körperlich anstrengenden Gang zum Büro. Auch die Büromitarbeiter laufen keine Gefahr, mit den Viren des Kollegen in Kontakt zu kommen und sich so wohlmöglich anzustecken. Beide Seiten profitieren somit klar von der Digitalisierung.

Am Ende des Monats steht wie immer die Lohnabrechnung an. Auch diese vereinfacht sich durch die digitalen Möglichkeiten. Was vorher fünf Tage in Anspruch nahm, ist nun innerhalb von der Hälfte erledigt. Denn die App übermittelt alle notwendigen Daten direkt an die entsprechende Steuersoftware wie beispielsweise Datev. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Mitarbeiter-Ressourcen. Insbesondere aktuell ist es enorm schwer, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Da ist jede Möglichkeit der Arbeitsreduzierung willkommen. Dabei geht es ausdrücklich nicht darum Arbeitskräfte einzusparen, sondern die vorhandenen Mitarbeiter so effektiv wie möglich einzusetzen, ohne sie dabei überzubelasten. Denn wenn sich Fachkräfte nicht mit langatmiger Bürokratie auseinandersetzen müssen, sondern ihren eigentlichen Tätigkeiten nachgehen können, profitieren davon alle gleichermaßen. Damit sollte klar erkennbar sein, dass die Digitalisierung eine Möglichkeit darstellt, Arbeitsprozesse zu verbessern. Es handelt sich weder um böswillige Kontrollinstanzen noch um überflüssige Spielereien. Sondern in erster Linie um die Beschleunigung mühsamer Bürokratie und die Sicherstellung von Arbeitsschutz. Selbstverständlich erfordert es ein Stück weit Mut und Überwindung, seine alten Arbeitsweisen abzulegen und auf neue Systeme und sogenannte New Work Strategien zu vertrauen, doch dieser Mut wird letztlich mit Sicherheit belohnt.