Handwerkersoftware aus der Cloud

Das vor über 30 Jahren gegründete und heute in zweiter Generation geführte Familienunternehmen thrum & michalowski (www.tm-bruehl.de) beschäftigt sich mit der Planung und Realisierung von Bädern und sparsamen Heizsystemen. Die Handwerkersoftware, die seit 2004 im Unternehmen zur Unterstützung der handwerklichen und kaufmännischen Abläufe genutzt wurde, stieß im Tagesgeschäft zunehmend an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit: Die fehlende Archivierung und mangelnde Durchgängigkeit der einzelnen Module machte eine doppelte Datenvorhaltung notwendig. Darüber hinaus bot das Altsystem aus heutiger Sicht nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Kommunikation, zum Datenaustausch und zur Dokumentation der Kundendienstaufträge, was letztlich umständliche „Workarounds“ und Mehraufwand mit sich brachte. Grund genug für Geschäftsführer Bernd Thrum, sich Anfang 2015 im Rahmen des „modernbiz“ Wettbewerbes um den von Microsoft, Wortmann und pds gestifteten IT-Preis in Höhe von 54.000 € zu bewerben. Als thrum & michalowski auf der Frankfurter ISH Fachmesse im März 2015 zum Sieger des Wettbewerbes gekürt wurde, kam das Bernd Thrum gerade recht: „Dies kam für uns sehr überraschend, aber genau zum richtigen Zeitpunkt. Denn wir hatten bereits die Orientierungs- und Präsentationsphase hinter uns gebracht und geplant, in diesem oder nächsten Jahr auf eine neue Software-Generation umzusteigen – und zwar auf eben jene Handwerkerlösung.“

Betrieb in der Cloud

Mit dem Umstieg auf die neue pds Soft­ware (www.pds.de/cms/produkte/pds-Software/uebersicht.html) will Bernd Thrum künftig insbesondere den Informationsaustausch und Abläufe im mobilen Kundendienst verbessern, mehr Transparenz auf Projekt- und Prozess­ebene schaffen, eine schnellere Auftrags- und Angebotsabwicklung sowie einfachere Bestellungen aufgrund einer direkten Händleranbindung ermöglichen. „Wichtig für uns ist dabei vor allem die gefällige Windows-Oberfläche und die einfache Bedienbarkeit der Software, um Einarbeitungszeiten zu verkürzen, eine hohe Nutzerakzeptanz zu gewährleisten und schließlich schnell eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen“, betont Bernd Thrum.

Künftig wird thrum & michalowski die Handwerkersoftware nun nicht mehr über den hauseigenen Server nutzen, sondern sie zieht mit der Server-IT in die Terra Cloud der Wortmann AG. Den Support, die Wartung und Pflege sowie notwendige Anpassungen übernimmt der pds Implementierungs-Partner Großbecker & Nordt. Die Entscheidung, vom Inhouse-Betrieb in die Cloud zu wechseln, fiel Bernd Thrum trotz anfänglicher Bedenken nicht schwer, zumal er bereits mit dem Outlook Mailsystem Cloud-Luft „schnuppern“ konnte.

„Wer kann alles auf meine Daten zugreifen? Sind meine Daten auch immer für mich verfügbar? Kann ich auch noch weiterarbeiten, wenn die Internetverbindung ausfällt? Mit diesen Fragen haben wir uns intensiv auseinandergesetzt, konnten aber die Bedenken recht schnell zerstreuen. Denn bei Lichte betrachtet sind unsere Daten in dem Wortmann Rechenzentrum deutlich sicherer aufgehoben, als wir es inhouse mit unseren Bordmitteln gewährleisten könnten – insbesondere dann, wenn es wirklich mal einen größeren Stör- oder Ausfall gibt. Sollte bei uns hingegen mal die DSL-Verbindung zum Server ausfallen, schaltet unser Router automatisch um und wir können über eine redundante LTE-Verbindung weiterar­beiten“, erläutert Bernd Thrum. Der Aufwand, einen Server lokal zu betreiben und zu administrieren, war in der Vergangenheit immens und das Thema Updates und Datensicherungen immer eine Schwachstelle. Mit dem Umzug in die Terra Cloud können Bernd Thrum und seine Mitarbeiter die Datensicherung, IT-Organisation und Betriebsrisiken nun vollständig in die Hände des Dienstleisters geben. Diese Veränderung wird ihnen in Zukunft mehr Zeit für andere Tätigkeiten wie den Service und Vertrieb ermöglichen.

Einführung binnen weniger Wochen

So plötzlich der Gewinn kam, so schnell ging auch die Einführung vonstatten. Nach einer ersten Bestandsaufnahme im April, welche Module heute genutzt und welche Funktionen künftig benötigt werden, hat das Unternehmen begleitend zur Implementierung und Parametrisierung durch Großbecker & Nord bereits mit den Schulungen der Mitarbeiter begonnen. Direkt im Anschluss wurden dann die Kunden- und Objektstammdaten mit den jeweiligen Historien migriert sowie Materialstammdaten der Händler eingespielt. Ende Mai ging thrum & michalowski mit der neuen pds Software dann erstmals in den Echtbetrieb, zunächst mit dem Angebotswesen und dann mit den Modulen Kundendienst, Wartung und Abrechnung.

„Wir haben die Einführungszeit auch dafür genutzt, unsere internen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Denn ein Softwarewechsel ist auch immer auch eine Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren. Vor allem im Bereich des Service- und Wartungsgeschäfts werden wir durch die Digitalisierung der Prozesse einiges anpassen und verbessern“, erläutert Thrum. Um den Mitarbeitern einen sanfteren Umstieg auf die neue Software zu ermöglichen, wird die Umstellung des Finanzbuchhaltungsmoduls zeitlich getrennt von der Branchensoftware zum Ende des Wirtschaftsjahres erfolgen.

Sukzessive Inbetriebnahme

Der Einsatz der Mobilgeräte läuft derzeit noch im Testbetrieb und wird sukzessive auf die insgesamt 14 Kundendienst-Monteure ausgeweitet. Die Anwendungen laufen auf Terra Pads, die gemeinsam mit Großbecker & Nordt auf den jeweiligen Anwendungsbereich der Monteure zugeschnitten werden. Ein wesentlicher Vorteil, den der Einsatz der pds Service- und Zeiterfassungs-Apps mit sich bringt, ist die vollständige Informationstransparenz. Der Monteur hat künftig sämtliche Kunden- und Artikel-Stammdaten, komplette Auftragstexte samt vollständiger Anlagen- und Historiendaten sowie detaillierte Informationen zur Verfügung, z.B. welche Fehler in der Vergangenheit wie beseitigt wurden. Dank der integrierten Kamera kann die Baustelle nach der Leistungserbringung exakt dokumentiert und automatisch dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Nach Abschluss eines Auftrags erfolgt die Zeit- und Leistungserfassung direkt vor Ort. Eine ­Doppel- oder Nacherfassung ist somit nicht mehr notwendig, was den Weiterbearbeitungs- und Abrechnungsprozess nachhaltig beschleunigt. Auch auf die bislang zwingende telefonische Abstimmung mit dem Disponenten sind die Monteure in Zukunft nicht mehr angewiesen, da diese über das Mobilgerät direkt auf den zentralen Auftragspool zugreifen und sich die Aufträge „ziehen“ können. Dies führt in Summe nicht nur zu einer besseren Auslastung der Monteure, sondern erlaubt auch eine direkte „Ein-Klick-Navigation“ zum nächsten Kunden.

Bessere Auslastung &

optimierte Routenplanung

Mit der pds Ressourcenanzeige sieht Bernd Thrum und sein Disponenten-Team auf einen Blick, in welchem Stadt­teil noch welche Aufträge offen sind und welchen Auftragsstatus die jeweiligen Monteure haben. Eine effektivere Auftragsdisposition und zugleich optimierte Routenplanung sowie kürzere Anfahrtswege sind das Ergebnis des neuen Moduls. Dank der integrierten Projektakte müssen Belege zudem heute nicht mehr in Papierform gedruckt und abgelegt, ­sondern nur noch digital archiviert werden. Mit Hilfe eines Barcodes lässt sich der Zugriff auf benötigte Dokumente auch sehr einfach handhaben. „Heute können wir erstmals sämtliche Prozesse von der Auftragsannahme bis zur Abrechnung in einem zentralen System durchgängig abbilden – in Echtzeit, ohne Medien­brüche und ohne Doppel­erfassungen“, so der Firmenchef. „All dies sind echte Komfortmerkmale, die wir erst durch die bisherige Arbeit mit Papier und Stift zu schätzen wissen.“

Für die Zukunft ist geplant, den Server für die interne Dateiverwaltung einzusparen und auch die eigenen Dateien in die Cloud zu verlegen. Auch der Einsatz des OneNote Moduls aus dem Office 365 Paket wird für die Monteure eine noch größere Rolle spielen, um z.B. vor Ort auf Wartungs-Checklisten zuzugreifen, schnelle Angebote zu generieren oder die Aufmaß-Erstellung digital zu unterstützen.