Zukunftstrend Mobilität

Allein in Deutschland gab es 2014 mehr als 40 Mio. Smartphone Nutzer. Weltweit soll die Zahl bis 2018 gar auf mehr als 2,56 Mrd. anwachsen. Die Durchdringung von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets setzt sich auch im Geschäftsalltag mit großem Tempo fort. In Verbindung mit immer neuen Cloud-Angeboten, die diesen Trend noch beschleunigen, ist der Paradigmenwechsel in der Unternehmens-IT heute allgegenwärtig. Offen, plattformunabhängig, flexibel skalierbar und agil sind nur einige Eigenschaften, die modernen IT-Infrastrukturen heute zugeschrieben werden. Sich ändernde Nutzungs- und Informationsgewohnheiten bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern stellen gerade mittelständische Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Einsatzfelder von Mobilge­rä­ten im Geschäftsalltag

Einsatzbereiche für mobile Anwendungen gibt es zuhauf. Im mobilen Kundendienst können Aufträge etwa auf smarte Weise disponiert, aktuell bereitgestellt werden, Folgeprozesse durchgängig abgebildet und unproduktive Wartezeiten vermieden werden. Im Service erleichtern sie zudem die Fehlerdiagnose und unterstützen komplexe Wartungsprozesse. Projektleiter sehen auf der Baustelle wichtige Informationen wie Preise, Eigenschaften, Bau- und Ausführungsbeschreibungen, technische Dokumentationen oder aktuelle Informationen rund um die komplexe Materiallogistik auf Baustellen. Neben den Mobilanwendungen lässt sich aber auch die Hardware heute optimal auf den jeweiligen Einsatzzweck ausrichten. So eignen sich für gelegentlich im Außendienst tätige Mitarbeiter Tablets mit integrierter PC-Dockingstation, um auf der Baustelle mobil zu bleiben und im Büro wie gewohnt über einen externen Monitor, Maus und Tastatur zu arbeiten. Über unterstützende Apps wie etwa Microsoft „OneNote“ können u.a. Termin-Notizen handschriftlich auf dem Tablet erfasst und im Zuge der automatischen Synchronisation auch auf andere Mobilgeräte wie dem Smartphone übertragen werden, so dass Handwerker stets ihr komplettes „Büro“ dabei haben und ihre Arbeitsprozesse durch die Digitalisierung verkürzen können. Für die Innendienstmitarbeiter stellen mobile Geräte ebenfalls ganz neue Arten der digitalen Kommunikation bereit. Das Tablet wird zum Begleiter für Besprechungen, zum digitalen Fotoapparat und ermöglicht zudem das uneingeschränkte Arbeiten mit allen Softwareprogrammen optional im Home Office. Diese Entwicklungen weichen den klassischen „8-17 Uhr-Arbeitsplatz“ auf und ermöglichen die Gestaltung flexibler Arbeitszeitmodelle, passend für die Organisation von Familie und Beruf.

Um Unternehmen auf dem Weg in die mobile Zukunft zu unterstützen und einen sicheren, zuverlässigen und effizienten Einsatz der Mobilgeräte sicherzustellen, bieten Systemhäuser und IT-Dienstleister heute bereits vielfältige Leistungspakete an – von der Bereitstellung Cloud-fähiger Mobilanwendungen („Apps“) über die Integration und Pflege der Softwarelandschaft bis zum Hosting im Rechenzentrum samt Infrastruktur, Entwicklungsumgebung und dynamischer Leistungsanpassung. In einer sogenannten „Hybrid Cloud“ können Unternehmen ihre klassischen Inhouse-Anwendungen bedarfsgerecht und nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten mit beliebigen Cloud-Anwendungen kombinieren, um das Beste beider Welten zu vereinen. So lassen sich durch die vollständige Integration von „Office 365“ in die pds Handwerkersoftware und andere kaufmännische Lösungen z.B. Auftragsinformationen, Kundendaten oder Office-Dokumente, E-Mails, Kalender und Kontakte unabhängig vom Standort und auf allen Endgeräten abrufen oder ändern. Dokumente können innerhalb des Unternehmens auf einfache Weise miteinander geteilt und auch gemeinsam bearbeitet werden. So bleibt jeder Mitarbeiter und auch die Software-Version dank automatisch installierter Updates jederzeit auf dem neuesten Stand.

Mobiler Umgang mit Unternehmensdaten

„Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind gut beraten mit einer „Hands-on-Mentalität“ einfach mal strategisch in die digitalen Prozesse zu starten, weiß Jörg Bilz, Prokurist und Head of Sales des Spezialisten für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH. „Typischerweise sind zwei Szenarien zu unterscheiden: Zum einen nutzen die Mitarbeiter ihre privaten Mobilgeräte ohne Wissen und Zustimmung des Managements auch zu geschäftlichen Zwecken, sei es auch nur zur E-Mail-Kommunikation oder etwa zum Download benötigter Dokumente, oder dem Organisieren von Terminen und Aufgaben. Zum anderen tolerieren Unternehmen den Gebrauch privater Endgeräte und erlauben Mitarbeitern den Zugriff ins Firmennetzwerk oder die Kommunikation mit dem Microsoft „Exchange-Server“. In beiden Fällen haben die Unternehmen zunächst keinerlei Kontrolle über die Datenflüsse, den „Wildwuchs“ bei Apps oder Mobilgeräten oder Datenschutzmaßnahmen.“ Grundlegende Fragen, welcher Mitarbeiter welche Daten auf welchem Gerät benötigt, wie private und betriebliche Anwendungsfelder abgegrenzt werden können oder welche Sicherheitslücken einen Datenabfluss verursachen können, müssen daher frühzeitig geklärt werden. Um die einhergehenden Risiken effektiv zu managen und die Potentiale für das eigene Unternehmen zu kanalisieren, bedarf es daher eines ganzheitlichen strategischen Ansatzes. Dies schließt nicht nur Zielerwartungen und technische Fragen ein, sondern auch die Stärkung des Bewusstseins für einen verantwortungsvolleren Umgang mit den Unternehmensdaten.

Cloud vereinfacht die Umset­zung von Mobil-Strategien

Tatsächlich machen die Cloud und Cloud-fähige Anwendungen heute den Weg zur Enterprise Mobility sehr einfach. „Die Cloud schafft eine hervorragende infrastrukturelle Basis, auf der Unternehmen für ihre Mobilstrategie aufsetzen können. Sie steht heute bereits als Synonym für Mobilität, Skalierbarkeit, Elastizität und Flexibilität beim IT-Einsatz und macht es denkbar einfach, Anbindungen und Erweiterungen des Netzwerkes vorzunehmen, die Kapazitäten nach dem jeweiligen Bedarf exakt zu steuern und Berechtigungen wie auch Endgeräte bequem zu verwalten“, erklärt Jörg Bilz.

Mit dem Betrieb im Rechenzentrum können Unternehmen Betriebs- und Sicherheitsrisiken vollständig an den Dienstleister abgeben und profitieren von geringen Initialisierungskosten sowie einem gleichbleibend hohen Kosten-Performance-Verhältnis.

Werden von dem eigenen Lösungsanbieter bereits branchenspezifische Mobilanwendungen für den Cloud-Einsatz bereitgestellt, können Betriebe ihre mobile Strategie direkt umsetzen. Mit „pds service“ und „pds zeit“ bietet der Rotenburger Cloud-Spezialist pds und sein bundesweites Partnernetzwerk bereits fertige mobile, plattformunabhängige End-to-End-Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen von Handwerksunternehmen zugeschnitten sind. „Damit konnten wir in Sachen Service-Planung, Echtzeit-Datenzugriff, Rückkopplung zum Unternehmen und zur Auftragserfassung den Generationswechsel in unserem mobilen Kundendienst schnell und erfolgreich umsetzen. Unsere Geschäftsprozesse rund um den Kundendienst verlaufen heute vollständig digital, samt Projektakte, Baustellendokumentation und elektronischer Leistungserfassung“, erläutert André Wefers, Geschäftsführer des Kölner SHK-Spezialisten Wefers GmbH.

Die automatisierte Auftragsdisposition mit Navigationsfunktion und integrierter Zeiterfassung erleichtert das Auftrags-Handling heute maßgeblich. „All unsere betriebenen Anlagen werden zudem zu eigenständigen Service-Einheiten, deren Lebenszyklus, Störungs- und Wartungsintervalle heute genauestens erfasst und ausgewertet werden können, was uns wiederum zusätzliche Umsatz-Potentiale eröffnet.“