Digitales Fahrtenbuch
Potenziale zur Kosteneinsparung
Firmenfahrzeuge bedeuten für jeden Betrieb einen großen Kostenfaktor. Handwerksbetriebe der SHK-Branche sind davon zweifelsfrei besonders betroffen. Während große Konzerne Fachpersonal zur Fuhrparkverwaltung einstellen, ist der Mittelstand meist auf sich allein gestellt. Nicht zu Unrecht hat sich der Fuhrpark zu einem unbeliebten Randthema entwickelt. Im Zuge der Digitalisierung sind aber digitale Beifahrer entstanden, die den beruflichen Alltag des Mittelstandes vereinfachen: Damit lässt sich nicht nur digital Fahrtenbuch führen. Mit Hilfe von Echtzeit-Tracking und wertvollen Fuhrparkdaten vernetzen sie die Firmenfahrzeuge im Sinne eines modernen Flottenmanagements. Das bringt signifikante finanzielle Einsparungen mit sich.
Entgegen der vielen Behauptungen, Flottenmanagement sei nur etwas für große Firmen, hat der Markt Anwendungen hervorgebracht, die auch dem kleinen Betrieb “um die Ecke” moderne Fuhrparkvernetzung ermöglichen. Getreu diesem Motto bauen einige Anwender ihre digitalen Fahrtenbücher systematisch um Lösungen zum Flottenmanagement aus, um die Fahrzeuge zu einer professionellen Flotte zu vernetzen. Die Anwendungen ermöglichen Echtzeit-Tracking der Fahrzeuge, wahren den Überblick über Tankkosten, Reifenwechsel, Inspektionen und Leasingverträge oder liefern sogar Infos zu Spritverbrauch, Kühlwassertemperatur und Spritpreisen der umliegenden Tankstellen.
Was haben kleine Betriebe davon?
Auch wenn in kleineren Unternehmen häufig die Meinung “so etwas betrifft uns nicht” vorherrscht, bietet moderne Fuhrparkverwaltung entscheidende Vorzüge: Zum einen lässt sich der Verwaltungsaufwand nochmals minimieren. Darüber hinaus birgt der Fuhrpark insgeheim eine Menge Potenzial zur Kostensenkung. Bedenkt man, dass eine Fahrzeugflotte täglich etliche Stunden auf den Straßen unterwegs ist, liefert jede eingesparte Minute tatsächliche finanzielle Einsparungen. Rechnet man diese einmal auf das Jahr hoch, kommen beachtliche Summen zusammen.
Anwendungen, die mit Echtzeit-Informationen arbeiten, liefern dem Geschäftsführer am PC den aktuellen Standort und die Fahrer der Poolfahrzeuge. Hat ein Kunde ein dringendes Problem, kann das nächstgelegene Fahrzeug direkt auf den Weg zu ihm geschickt werden. Die Vorteile liegen schon jetzt auf der Hand: Verbesserung der Kommunikation und der Fahrzeugauslastung. Finanziell machen sich vor allem Kraftstoff- und Personaleinsparungen bemerkbar. Die Angebote im Bereich Fuhrparkvernetzung und Positionsdaten werden in den kommenden Jahren vermutlich kontinuierlich zunehmen. Nach und nach sollen alle angrenzenden Bereiche des Ökosystems Auto clever miteinander vernetzt werden. Die zu erzielenden Ersparnisse sind nicht zu unterschätzen. Insofern spricht Flottenmanagement schon heute auch den vergleichsweise kleinen SHK-Betrieb mit maximal zehn Fahrzeugen an.
Den gesamten Fuhrpark auf einen Blick
Vimcar (www.vimcar.de) hat das Fahrtenbuch bereits in über 5.000 Unternehmen digitalisiert. Das Vimcar Fahrtenbuch funktioniert mit einem OBD-Stecker, der jede Fahrt automatisch erfasst. Die Verwaltung ist wahlweise per PC oder App möglich. Vor der nächsten Steuerprüfung kann das Fahrtenbuch fälschungssicher exportiert werden. Das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG (www.kpmg.de) hat erfolgreich geprüft, ob Vimcar die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Letztes Jahr ist Vimcar mit seinem digitalen Flottenmanager auch in den Fuhrparkmarkt eingestiegen. „Vimcar Fleet“ liefert die Fahrtenbücher und Leasingverträge der Fahrzeuge sowie weitere Fuhrparkdaten wie den aktuellen Standort und die Fahrer der Fahrzeuge. Mit dem neuen Tool „Vimcar Booking“ strukturiert Vimcar nun auch den Prozess der Fahrzeugbuchung - angefangen von der Reservierung der Poolfahrzeuge bis hin zur ihrer fristgerechten Rückgabe: Zeitraum und verfügbares Fahrzeug auswählen, reservieren und fertig.
Schrittweise bauen die Berliner ihr Portfolio strategisch aus, um früher oder später alle Aufgaben rund um den Firmenwagen in einer Anwendung zu bündeln. An erster Stelle steht dabei stets die Benutzerfreundlichkeit, um dem Mittelstand ein alltagstaugliches System zu bieten.
Ein Fahrtenbuch erfüllt zwei Anwendungsfälle: Für persönliche Dienstwagen ist es interessant zur Versteuerung der Privatnutzung. Bei bspw. geringer Privatnutzung lassen sich gegenüber der bequemen, aber oft teuren 1%-Versteuerung enorme Steuersummen einsparen. Für rein betrieblich genutzte Poolfahrzeuge ist es interessant zur Erfüllung der Dokumentationspflicht, die das Finanzamt gelegentlich auferlegt. Bislang musste der Fahrer Datum, Kilometerstände sowie Start- und Zieladresse jeder Fahrt handschriftlich eintragen. Heutzutage muss eine Fahrt nur noch kategorisiert werden. Die lästige Schreibarbeit übernimmt der digitale Beifahrer bereits beiläufig. Gemäß BMF muss ein digitales Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos und manipulationssicher geführt werden. Im Sinne der Rechtsprechung bedeutet zeitnah, dass eine getätigte Fahrt binnen sieben Tagen kategorisiert sein muss.
Grundsätzlich zu unterscheiden sind reine App-Lösungen und Kombilösungen. Erstere funktionieren meist nur über GPS oder Bluetooth. Die Fahrtenerfassung muss oft manuell gestartet werden und das Smartphone dafür stets mitgeführt werden. Weil sich nur schwer nachweisen lässt, ob die vom Fahrzeug zurückgelegte Strecke mit der des Smartphones übereinstimmt, sind sie sehr unzuverlässig. Kombilösungen versprechen mehr Sicherheit: Sie verfügen zusätzlich über eine Hardware, die sich permanent im Fahrzeug befindet. Moderne Lösungen arbeiten mit einem kleinen OBD-Stecker, der im Fahrzeug, meist unterhalb des Lenkrades, angebracht wird und die Fahrten automatisch aufzeichnet. In jedem Fall empfiehlt es sich, im Voraus mit dem Steuerberater zu klären, ob und wie das Finanzamt die favorisierte App akzeptiert.
