Praxis-Lösungen für den Fuhrpark
Ladungssicherung, Diebstahlschutz & Co.
Laut Straßenverkehrsordnung (StVO) muss die Ladung auch im Hinblick auf ein plötzliches Abbremsen oder Ausweichmanöver gesichert sein. Eine unzureichende oder fehlende Ladungssicherung kann zu Unfällen und hohen Kosten führen. Moderne Lösungen für digitales Firmenwagenmanagement in Bau- und Handwerksbranche bieten Checklisten und Rechner für die optimale Ladungssicherung sowie den Schutz vor Diebstahl oder Missbrauch. Über 3.000 Unternehmen und Betriebe der Bauindustrie und Handwerksbranche setzen bereits erfolgreich auf digitale Lösungen für ihr Fuhrparkmanagement.
Gerade in der Bauwirtschaft und beim Fachhandwerk müssen oft die verschiedensten Güter wie Maschinen, Fertigteile, Werkzeuge, Träger und Schienen oder sonstige Baumaterialien zu den vorgesehenen Einsatzorten transportiert werden. Die Ladungssicherung wird dabei häufig vernachlässigt, vergessen oder mangelhaft durchgeführt.
Ladungssicherungs-Rechner
Eine kostenfreie Checkliste (https://vimcar.de/checkliste-ladungssicherung), um dabei den Überblick zu behalten und die Ladung rechtskonform zu sichern, bietet das Berliner Unternehmen Vimcar (www.vimcar.com) an. Vimcar ist marktführender Anbieter digitaler Fuhrparkmanagement-Lösungen. Auf seiner Website bietet das Unternehmen auch einen kostenfreien Rechner zum Download (https://vimcar.de/rechner-ladungssicherung), mit dem sich die Vorspannkraft in daN (Dekanewton) und die Anzahl der benötigten Gurte individuell berechnen lassen.
Mit diesem Service erweitert das auf die Anforderungen der Bau- und Handwerksbranche spezialisierte Unternehmen seine digitalen Lösungen für das Fuhrparkmanagement. So bietet Vimcar z.B. auch eine Lösung vor Diebstahl: Mit Hilfe der Positionsbestimmung und sog. „Geofencing“-Funktionen bei Verlassen des definierten Geländes gibt das System eine automatische Warnmeldung. Dadurch kann frühzeitig die Polizei informiert – und das Firmenfahrzeug geortet und sichergestellt werden.
Rabatt bei Versicherung
„Wir bekommen, weil wir ein digitales Firmenwagen-Tool nutzen, sogar Rabatt bei unserer Versicherung“, sagt Jan Brikmann, Geschäftsführer der Reschke Notstromanlagen (www.reschke-notstrom.de). Das mittelständische Unternehmen baut Notstrom-Aggregate, beispielsweise für Krankenhäuser oder Flughäfen. Brikmann: „Wir nutzen die Fuhrpark-Lösung von Vimcar primär zur Kontrolle, damit wir jederzeit einen Überblick haben, wo die Fahrzeuge gerade sind, und zur Erhöhung der Sicherheit. Die Bedienung ist intuitiv und schnell in der Praxis einsetzbar.“
Einsparpotential und Entlastung
Da die (mit einem GPS-Modul ausgestattete) Vimcar-Lösung jede Fahrt automatisch aufzeichnet, kann kein Kilometerstand mehr vergessen werden. Damit wird den Fahrern mit dem digitalen Fahrtenbuch eine zusätzliche Aufgabe vor jedem Termin auf der Baustelle von den Schultern genommen. „Das Einsparpotential ist, wenn man es richtig anwendet sehr hoch“, berichtet auch Oxiegen-Vertriebsleiter Klaus Noffz. Oxiegen (www.oxiegen.de) ist spezialisiert auf die Herstellung und den Vertrieb von Spezialbaustoffen für Fachhandwerker sowie Lösungen für Architekten und öffentliche Gebäude. „Der größte Zeitfresser war das aufwändige Nachhalten über die Tankkartenabrechnungen“, so Noffz. Mit Vimcar werden Tankkosten über eine Tankkarten-Integration automatisch erfasst und dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet. Darüber hinaus verfügt die Vimcar-Software über zahlreiche weitere Funktionen, die die Firmenwagen-Verwaltung im Betriebsalltag erleichtert (siehe Infokasten rechts).
Auch die Maschinenbau- und Werkzeugfertigungsprofis der BAM Group (www.bam.group) setzen erfolgreich auf die Digitalisierung ihres Fuhrparks: „Wir verfügen über acht Fahrzeuge, die von rund 30 Fahrern genutzt werden“, so Erich Völkl, verantwortlich für das Qualitätsmanagement des bereits mehrfach ausgezeichneten bayerischen Unternehmens BAM (u.a. Focus Wachstums-Champion 2019). „Wir haben jetzt eine deutlich verbesserte Kontrolle über die Nutzung und Auslastung unseres Fuhrparks. Viele administrative Aufgaben – wie etwa das Fahrtenbuch – erledigt die Software vollautomatisch.“
Rund-um-Service für den Fuhrpark
Das Tätigkeitsspektrum der Fuhrparkmanagement-Software reicht von der einfachen Buchung und Zuweisung der Fahrzeuge über das digitale Fahrtenbuch bis hin zur Archivierung der Tank- und Reparaturbelege oder der Leasingverträge. Dazu kommen Funktionen und Checklisten zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten wie etwa zur vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle, zur Fahrzeugkontrolle (https://vimcar.de/checkliste-taegliche-fahrzeugkontrolle) oder zur Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV; https://vimcar.de/formular-unterweisung-uvv). Die bisherige Zettelwirtschaft aus Fahrtenbucheinträgen, Verträgen, Quittungen, Notizzetteln und Termineinträgen entfällt durch die Digitalisierung der Fahrzeuge völlig. Stattdessen werden nun die aktuelle Position und Auslastung sowie alle Ausgaben und Kosten für jedes Fahrzeug übersichtlich an einem Ort erfasst.
Finanzamtkonformität
„Ein wichtiger Punkt bei der Anbieterauswahl war für uns auch die Finanzamtkonformität“, berichtet Erich Völkl von der BAM Group. Deshalb hat sich das Unternehmen für den Anbieter Vimcar entschieden, der unter anderem mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) und Datev kooperiert. Für straßenverkehrstaugliche Transporter und Baustellenfahrzeuge ohne OBD-Schnittstelle bietet Vimcar seit Kurzem auch eine Telematik-Lösung, die vom Nutzer ohne großen Aufwand dauerhaft an der Fahrzeugbatterie befestigt wird.
Kein Papierkram rund um den Firmenwagen
Über 3.100 Kunden aus den Segmenten Bauplanung, Abbruch und Erschließung sowie Bauhandwerk nutzen bereits die Vimcar-Lösung – darunter auch der Aichacher Bauplaner Joachim Bettermann (ecoplus Architekten). „Jeder von uns ist beruflich mehr als 30.000 km pro Jahr zu Baustellen unterwegs. Da kommt einiges an administrativem Aufwand zusammen“, sagt Bettermann. Die Digitalisierung der Firmenwagen-Flotte bedeutet in der Praxis eine beträchtliche Arbeits- und Zeitersparnis: „Wir haben dank der Vimcar-Lösung zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick zum Thema Betriebsfahrten, Arbeitsweg und privater Nutzung.” Der ungeliebte „Papierkram rund ums Firmenauto“ gehört für Bettermann der Vergangenheit an.
Tankkarten-Integration: Sämtliche Tankkartenzahlungen werden automatisch erfasst und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet. Zugleich lassen sich verbrauchbedingte Fahrzeugkosten im Blick behalten, der gesamte Abrechnungsprozess (bis hin zu Verbrauchsanalysen oder Kostenvergleichen) wird wesentlich beschleunigt.
Diebstahlschutz und Bewegungsmelder: Individualisierbare Zeitfenster und zulässige Areale (Geo-Fences) für die erlaubte Nutzung des Firmenwagens durch den Fahrer schaffen Sicherheit und erhöhen die Effizienz.
Digitales Fahrtenbuch: Heute reicht ein einfacher Stecker in der standardisierten OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs. Über eine integrierte SIM-Karte und ein GPS-Modul werden die notwendigen Daten automatisch und lückenlos erfasst. Moderne Fahrtenbuch-Lösungen sind über Smartphone-App (iOS, Android) oder Desktop steuerbar. Mit einem Mausklick lassen sich die Daten (und sämtliche notwendigen Nachweise) für die Finanzbehörden exportieren – als pdf-Datei oder für die weitere betriebsinterne Evaluation auch als Datensatz (etwa xls, csv).
Einfache Buchung und Routenoptimierung: Anwender erhalten einen Überblick über sämtliche Fahrzeugbuchungen der Flotte. Umständliche Outlook-Buchungen, Kalender- oder Excel-Einträge gehören damit der Vergangenheit an: Man sieht auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann welches Poolfahrzeug reserviert hat oder welche Firmenwagen noch verfügbar sind.
Ein „Intelligentes Vertragsmanagement“ informiert Anwender automatisch über Fristen wie zum Beispiel auslaufende Leasingverträge – dadurch werden hohe Kosten für Überkilometer vermieden. Zudem werden sämtliche Fuhrpark-relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) an einem zentralen Ort gespeichert.
Übersichtliches Kostenmanagement: Ob Parkgebühren, Autowäschen oder Tankrechnungen – mit modernen Flottenlösungen sehen Nutzer alle fahrzeugbezogenen Kosten auf einen Blick. Sämtliche Kosten lassen sich zudem einzelnen Fahrten zuordnen, wodurch die nächste Abrechnung wesentlich vereinfacht wird.
Automatische Führerscheinkontrolle: Das System „Vimcar Fleet“ ermöglicht zudem die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung der Führerscheine der Fahrer via LapID – dem führenden Anbieter im Bereich Führerscheinkontrolle. Zeitfressende Terminvereinbarungen und Besprechungen, Ansammlungen von Papierkram und das ständige Erinnern an Kontrollfristen werden dadurch überflüssig.
Unfallverhütungsvorschriften: Die Unfallverhütungsvorschriften schreiben Unternehmen vor, gewerblich genutzte Fahrzeuge mindestens einmal jährlich durch einen Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand zu überprüfen. Trotz der gesetzlichen Vorgabe wird die tägliche Kontrolle im Fuhrparkalltag oftmals vergessen. Eine digitale Fuhrpark-Software erinnert den Halter regelmäßig an die Kontrollen und liefert Formulare zur ordnungsgemäßen Dokumentation und zur vorgeschriebenen Fahrerunterweisung.
