Digitale Prozesse

Der vor 38 Jahren gegründete Familienbetrieb steht für moderne und zukunftsorientierte Haustechnik aus einer Hand. Ein eingespieltes, 13-köpfiges Team bietet ein umfassendes Leistungsspektrum, von der Beratung und Planung über die Realisierung bis zur Wartung u.a. von umweltgerechter Heizungstechnik, Solar- und Photovoltaik-Anlagen sowie Bad- und Sanitär-Installation.

Wechsel der Handwerkersoftware

Nahezu 30 Jahre wurde in eher klassischer modularer Software gearbeitet, in der nicht Geschäftsprozessvernetzung, sondern schrittweises Abarbeiten kaufmännischer Vorgänge den betrieblichen Alltag ausmachten. Die parallel anstehende Einstellung von drei neuen Mitarbeitern nahm der Firmen-Chef Thorsten Will zum Anlass, den Umstellungsprozess noch Ende 2014 zu initiieren, damit die Einarbeitung und Prozesssicherheit der neuen Mitarbeiter gleich mit der pds Software erfolgen kann. Zukunftssicher sollte sie sein, und eine durchgängige, einheitliche Arbeitsweise erlauben. „Aber auch ein logischer Aufbau und eine intuitive Bedienoberfläche waren für uns wichtige Kriterien, damit auch neue Mitarbeiter sich ohne intensive Anwenderschulungen schnell zurechtfinden und die Anwendung auch in stressigen Situationen beherrschen“, beschreibt Thorsten Will seine Anforderungen im Auswahlprozess. 

Als Mitglied im Einkaufsverband steht der seit über 20 Jahren für das Unternehmen tätige SHK-Spezialist regelmäßig mit Unternehmen und Anwendern aus der Branche im engen Austausch. Den großen Erfahrungsschatz und das Know-how zum Thema Handwerkersoftware hat sich das Unternehmen in diesem Prozess frühzeitig zunutze gemacht. Dieses Feedback und die persönlichen Gespräche mit den pds Partnern Borschel & Völker sowie pds Minerva führten zum Ergebnis: „Bei der zugrundeliegenden Webtechnologie im Allgemeinen und JAVA im Speziellen können wir sicher sein, dass diese auch noch in vielen Jahren genutzt und weiterentwickelt wird. Zudem erlaubt sie eine gute Anpassbarkeit an sich ändernde Prozesse und Strukturen, was dem Hersteller ermöglicht, die Lösung eng am Bedarf ihrer Kunden auszurichten. Um dies in der Praxis auch umzusetzen, nutzen wir als Mitglied des Innovations-Teams nämlich seit Jahren schon die Möglichkeit, uns bei der Weiterentwicklung des Lösungsportfolios aktiv einzubringen“, so Thorsten Will.  

Die eigentliche Umstellung samt Anwenderschulung erfolgte in weniger als drei Wochen. Die Datenübernahme aus dem Bestandssystem ging dabei dank standardisierter Prozesse völlig reibungslos vonstatten. Anpassungen an der Software waren im Umstellungsprozess über die übliche Programm-Parametrisierung hinaus nicht notwendig. Zum Einsatz kommt die pds Software in nahezu allen Unternehmensbereichen einschließlich Lager, Einkauf, Mahn- und Zahlungswesen und im Service.

Medienbrüche beseitigen

Mit der Einführung der neuen digitalen Softwarelösung sollten auch einige Abläufe, vor allem zwischen der Disposition, Verwaltung und dem Kundendienst, vereinheitlicht werden, die zuvor durch Medienbrüche erschwert wurden. Mittelfristig sollen so alle Prozesse digital erfasst und in einer Lösung integriert abgebildet werden, um den Mitarbeitern die Projektsteuerung zu erleichtern und zudem lästige Doppelerfassungen zu unterbinden. Ebenfalls wird der Endkunde immer stärker in diese Prozesse mit eingebunden und bald werden über IoT-Anwendungen (englisch: Internet of Things) die technischen Anlagen mit der pds Software verknüpft.

Auch die teils noch manuellen Abläufe im Service verursachten bisweilen unnötigen Aufwand: Arbeitstermine und Aufträge wurden am Morgen erst in Papierform ausgedruckt, Leistungen zunächst in handschriftlichen Arbeitsberichten erfasst und auch Abstimmungsgespräche aufgrund von Rückfragen, Bestands- oder Liefertermin-Anfragen waren immer wieder vonnöten. Zudem wurden wichtige Baustellendokumentationen in Form von Handy-Snapshots aufgrund der umständlichen Handhabung vielfach nicht als digitale Belege mit dem Vorgang abgelegt. „Vor allem die Leistungserfassung, die Baustellen-Dokumentation samt Verknüpfung mit dem jeweiligen Objekt und die digitale Projektakte sind für uns wichtige Themen, die mit dem Einsatz der pds Software und der pds Service App nachhaltig verbessert werden sollten. Ruft ein Kunde an, so sollen unsere Mitarbeiter, auch wenn sie nicht vor Ort waren, sich jederzeit ein genaues Bild über die Baustelle machen und kompetente Hilfestellung geben können. Auch wenn wir die Möglichkeiten von pds Service in unserem Tagesgeschäft erst in der kommenden Projektphase ausnutzen, so freuen wir uns auf die neuen Features, die unseren Monteuren und Kollegen in der Verwaltung die Arbeit ein ganzes Stück weit erleichtern.“

Mit der Umstellung auf die pds Software (www.pds.de) haben sich im Tagesgeschäft bereits nach kurzer Zeit spürbare Verbesserungen eingestellt. Vor allem die Projektakte, die einen schnellen Überblick über einzelne Elemente eines Kundenprojektes erlaubt und sämtliche Informationen wie Bilder, Dokumente (z.B. Maßzeichnungen) oder Belege etwa von Lieferanten zu einem Vorgang zentral bündelt, wird sehr gerne und häufig von den Mitarbeitern genutzt. „Darüber hinaus ermöglicht uns das integrierte BI-Tool eine sehr komfortable und stundenaktuelle Kennzahlenbewertung unserer Arbeit. Dies war in dieser Form und vor allem in der Schnelligkeit bislang nicht möglich. Für mich als Firmenchef ist dies nicht nur ein deutlicher Gewinn an Transparenz bei unseren unterschiedlichen Geschäftsbereichen, es erlaubt mir zudem eine effektive und zielgerichtete Steuerung unserer Ressourcen“, so Thorsten Will.

Nächste Ausbaustufen schon in Planung

Um bei eiligen Aufträgen die Dispo der Monteure zu erleichtern und jederzeit über den genauen Standort der jeweiligen Fahrzeuge informiert zu sein, kommt bei Thorsten Will und seinem Team seit dem ersten Quartal 2017 „pds Ort“ zum Einsatz. Mit der geplanten Einführung von „pds Zeit“ für die mobile Zeiterfassung und „pds Service“ für den mobilen Kundendienst in den kommenden Monaten sind die Disponenten dem Kunden gegenüber künftig ad hoc auskunftsfähig, da neben dem Standort auch der jeweilige Auftragsstatus in Echtzeit einsehbar wird.

Als weitere Schritte sind geplant, die Mobilanwendungen „pds Zeit“ und „Service“ in das Tagesgeschäft einzubinden und das Lagerwesen soweit zu reorganisieren, um künftig bei Bestandsänderungen oder Inventuren alle Artikel über Barcodes leichter erfassen und verwalten zu können. Im Rahmen einer Startphase nutzt das Unternehmen zudem das Kassen- und Bezahlsystem „pds Kasse“, das den Mitarbeitern seither ermöglicht, Artikel via Handscanner schnell und komfortabel systemisch zu erfassen und Informationen zu den Verkäufen direkt in die pds Software zu integrieren. „Dabei schätzen die Kollegen, dass die Lösung im Vergleich zu unserem Alt-System trotz aller integrierten Funktionen einen sehr schlanken und aufgeräumten Eindruck macht“, so Thorsten Will weiter. „Unterm Strich lässt sich sagen, dass unsere Erwartungen an die neue Software vollständig erfüllt wurden. Mit der pds Software sehen wir uns nun für die Zukunft gut gerüstet.“