Digitale Baustellendokumentation

Wer statt Digitalkamera, Bleistift und ­Papier für die Dokumentation von Baustellen, Tätigkeiten, Mängeln oder des Baufortschritts eine Smartphone- oder Tablett-App einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzie­ren. Die Auswahl der richtigen Software hängt allerdings davon ab, was man konkret machen will: Einige Programme sind auf Bautagebücher oder -tagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln. Nur wenige können alles.

Digital statt analog

Die herkömmliche Erfassung von Baustellenaktivitäten, die Dokumentation des Baufortschritts, von Behinderungen, Materialfehlern oder Ausführungsmängeln von Subunternehmen sowie die Erstellung von Bautagesberichten ist sehr zeit- und arbeitsaufwendig: Vor-Ort-Daten werden schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert. Dokumentationen, Berichte oder Mängelrügen werden später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per Post an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und auf Wiedervorlage gelegt. Das führt zu Mehraufwand, Fehlern und Verzögerungen.

Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe verbessern. Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden mit Smartphones oder Tabletts und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Daten direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Zuordnen und Verorten der Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen und Textbausteinen beschleunigen einerseits die Erfassung, sorgen aber auch dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird.

Da bei der Mängelverfolgung oder der Erstellung von Bautagesbericht auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software-­Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer ­Unterlagen oder

der Verfolgung von Fristen. Neben Dokumenta­tions­­­fotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente – teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen – einbinden, Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden.

Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, so dass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen sofort Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an den Terminkalender, z. B. von Microsoft Outlook übergeben werden. Beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlage-Funktion an Termine und wacht darüber, dass terminlich nichts anbrennt.

Was wird wie dokumentiert?

Damit Bau- und Montageabläufe später nachvollziehbar sind, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer sowie die jeweiligen Arbeitsbe­dingungen auf der Baustelle dokumentiert werden. Erfasst werden bspw. anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Baubesprechungen, Prüfungen und Messungen, besondere Vorkommnisse, die Witterungsver­hältnisse (Bewölkung, Niederschlag, ­Temperatur, Wind etc.) und vieles anderes mehr.

Baustellen-Dokumentationen sind eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des ­Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen ­Baubeteiligten, bspw. bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind. Dokumentationen unterstützten aber auch die Rech­nungsprü­fung oder Projektdokumentation. Deshalb sollten sie auch persönliche Notizen als Gedächtnisstütze oder kommen­tierte Fotos enthalten. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Kann dieser Baustellen­aktivi­täten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen meist die bessere Position.

Mit der digitalen Dokumentation entsteht zudem quasi neben­bei eine Informationsdatenbank, die später für die Bewirtschaf­tung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden kann. Baustellen-Dokumentationen sind deshalb wichtige Unterlagen, die sorgfältig und unbefristet aufbewahrt werden sollten.

Mobile Technik macht`s möglich

Aktuelle mobile Dokumentationslösungen machen sich die Popularität und die Vorteile der intuitiv bedienbaren Smartphones und Tablet-PCs zunutze: Die Apps lassen sich einfach per Fingergesten bedienen, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentieren und über die Bildschirm-Tastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung kommentieren. Ob sich Smartphones, die größeren Phablets, Tablets oder Convertibles mit drehbarer oder aufsteckbarer Tastatur besser eignen, muss jeder für sich entscheiden. Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gehäusehülle etc.) robust gemacht werden, damit Baustellenstaub und -nässe oder Stürze nicht zum Problem werden. Die Display-Helligkeit spielt insbesondere im Außen­bereich eine wichtige Rolle. Bewährt haben sich spezielle, robuste Rugged-Smartphones und -Tablets. Damit Mängelproto­kolle von der Baustelle aus versandt werden können, ist eine mobile Internet-Verbindung Voraussetzung. Dann kann man auch gegebenenfalls auf Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten sofort mit den Bürodaten abgleichen.

Was bietet der Markt?

Inzwischen gibt es ein unüberschaubares Angebot an digitalen Dokumentationslösungen für die Baustelle (siehe Infokasten) mit vielen Funktionen. Doch keine Lösung kann alles. Deshalb sollte man sich vorher Gedanken machen, was man konkret machen will.

Einige Apps dienen primär der Erstellung von Bautagesberichten. Sie enthalten Angaben zur Witterung, beschäftigten Arbeitern, Fremdfirmen, Behinderungen, Änderungen oder besonderen Vorkommnissen und dienen der Dokumentation und Beweissicherung. Spezielle Lösungen für das mobile Mängelmanagement unterstützen die Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung, Verteilung und Nachverfolgung von Mängeln und Mängelrügen.

Die meisten Apps sind allgemein einsetzbar, andere sind auf spezielle Bereiche, etwa die Brandschutzdokumentation spezialisiert, viele sind kostenpflichtig, einige kostenfrei. Die Apps laufen auf Windows-, iOS oder Android-Mobilgeräten, Web-Apps sind plattformunabhängig.

Unterschiede gibt es in Bezug auf Dokumentations- und Auswertungsfunktionen, die Einsatzmöglichkeiten oder die Zielgruppe. Nicht alle Apps sind in der Lage, Messdaten, etwa von Laser-Distanzmessgeräten per Bluetooth-Funkstandard zu importieren. Die Zukunft gehört wohl den cloudbasierten Lösun­gen. Damit können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte, wie etwa Subunternehmer, haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Berichte jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern und sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren.

Worauf sollte man achten?

Funktionelle Unterschiede liegen im Detail: Baustellen dokumentieren oder Mängel erfassen können alle dafür ausgelegte Apps mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funk-tionen und Automatismen die Software für die daran anschlie­ßende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange Notizen anfügen, Sprachnotizen bspw. per Google Docs zu erfassen oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können und so weiter.

Wichtig sind ferner eine intuitive Bedienung, aber auch Zusatzfunktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Mängelauswertung, um bspw. offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können. Auch eine Einbindung in die bestehende Bürosoftware-Umgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Datenübenahme/-übergabe, einen Datenabgleich etc. sind wichtig. Hier gibt es noch Optimierungsbedarf. So werden in übergeordnete Programme, etwa branchenspe-zifische ERP-Software integrierte Dokumentations-Apps, kaum offeriert. Dabei hätte dies Vorteile: Neben der einheitlichen Bedienung könnte man Projektdaten, wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc. übernehmen, erfasste Baustellendaten könnten direkt weiterverarbeitet werden und so weiter. Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen, ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf Baustellen nicht immer gewährleistet ist.

Fazit: Wer schreibt, der bleibt!

Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Kann dieser anhand der Dokumentation eine ordnungsgemäße Bauausführung nachweisen und Baustellenaktivitäten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen stets die bessere Position. Die digitale Baustellen-Dokumentationen dient deshalb auch der Existenzsicherung.