Büro to go

Die Digitalisierung im Handwerk hat pandemiebedingt einen Schub erhalten. An vielen Stellen gibt es aber noch Medienbrüche: Aufmaße werden mit Zollstock, Bleistift und Papier erstellt, Angebote per Post versandt, Arbeitsanweisungen oder Arbeitszeiten werden auf Zetteln erfasst, Dokumente und Belege mal digital, mal analog abgelegt und so weiter. Das kostet Zeit, ist inkonsequent und fehlerbehaftet. Abhilfe versprechen Handwerker-Apps, die Kommunikations- und Cloud-Dienste mit ERP-Basisfunktionen, Dokumentations- oder Ressourcenmanagement-Funktionen verbinden. Was können sie, wo liegen die Grenzen?

Per Messenger kommunizieren

Mit Instant Messaging- oder Messenger-Diensten lassen sich Textnachrichten, Dokumente, Audio- oder Videodaten sowie Standortinformationen und Kontaktdaten zwischen zwei oder mehr Teilnehmern plattformunabhängig online austauschen. Messenger-Dienste wie WhatsApp, Skype, Snapchat oder Telegram nutzen viele Handwerker auch geschäftlich, weil sie den schnellen Nachrichtenaustausch per Chat und die kurze Reaktionszeit schätzen. Anfragen lassen sich blitzschnell klären, Projektbeteiligte zeitnah auf dem Laufenden halten, Fotos oder Videos, PDF-Pläne oder andere Dokumente unkompliziert austauschen.

Messenger-Dienste vereinfachen den Kontakt zu und den Informationsaustausch mit Mitarbeitern und Kunden. Nachrichten können über so genannte Channels (Kanäle) nach unterschiedlichen Themenbereichen strukturiert werden – etwa nach Kunden, Aufträgen oder Tätigkeiten. So werden ein- und ausgehende Informationen automatisch korrekt zugeordnet. Der gesamte Chatverlauf wird dokumentiert, archiviert und Beteiligten können auf relevante Projektdaten jederzeit zugreifen. Papierdokumente, wie Briefe oder Lieferscheine werden einfach fotografiert und digital abgelegt. Über eine Suchfunktion sind Nachrichten oder Dokumente schnell auffindbar, so dass man die Messenger-Daten auch für Dokumentationszwecke, als Nachweis, Datenbank und Archiv nutzen kann.

In der Cloud arbeiten

Die „Cloud“ fasst alle über das Internet verfügbaren Dienste, Programme und Daten zusammen. Letztere werden nicht mehr auf der Festplatte des eigenen PCs abgelegt, sondern auf Daten-Servern im Internet. Das bietet den Vorteil eines plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Zugriffs auf Programme, Dienstleistungen, Daten oder Speicherkapazitäten. Damit kann man über mobile Rechner unterwegs, von der Baustelle, vom Kunden oder vom Homeoffice aus auf stets aktuelle Auftrags- oder Bürodaten zugreifen – sofern vor Ort eine ausreichend schnelle und stabile Internetverbindung vorhanden ist.

Unabhängig von Zeit und Ort hat man einen schnellen Zugriff auf Programme, Büro-, Auftrags- oder Kundendaten und arbeitet stets auf aktueller Datenbasis – und mit aktuellen Programm-Versionen, ohne diese installieren oder Wartungsverträge abschließen zu müssen. Um die Datensicherung und -archivierung kümmert sich ebenfalls der Anbieter. Besonders attraktiv sind cloudbasierte Lösungen für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, die an gemeinsamen Projekten arbeiten oder mit Mitarbeitern, die häufig allein oder in Teams unterwegs sind. Diese können auch problemlos und ohne umständliche VPN- oder Remote-Zugriffe vom Home-Office aus oder von unterwegs mitarbeiten. Auch die externe Kooperation wird einfacher.

ERP-Apps nutzen Trends

ERP-Apps verbinden Cloud- und Messenger-Dienste mit bauspezifischen Funktionen, vereinfachen so die Abwicklung und Steuerung von Aufträgen und optimieren Betriebsabläufe. Dabei fokussieren sich die Apps auf unterschiedliche Bereiche. Während bei „BauBuddy“, „Das Programm“, „edooli“ oder „openHandwerk“ neben der Kommunikation Büro- und Controlling-Funktionen im Vordergrund stehen, fokussieren sich „CraftNote“, „Memomeister“,„Digitale Plantafel“ und die in der Übersicht nicht enthaltenen App „Meisterwerk“ eher auf die Baustellendokumentation, das Dokumenten-, Mitarbeiter-, Zeit- und Ressourcenmanagement. Zu den ERP-Funktionen zählen die Kunden-Auftrags und Zeiterfassung, das Aufmaß, die Kalkulation, Angebotserstellung und Abrechnung oder das Mahnwesen. Teilweise sind auch Funktionen für die Baustellen- und Mitarbeiter-Einsatzplanung, das Rechnungswesen, das Controlling, oder das Dokumenten- (DMS) und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) enthalten. Zur Zielgruppe zählen eher kleine und mittlere Unternehmen aus allen Baugewerken.

Die Lösungen sind meist branchenübergreifend, so dass branchenspezifische Funktionen, Leistungs- und Artikeldatenbanken für das SHK-Handwerk fehlen. Letztere sind aber ein wichtiger Bestandteil umfassender Branchenprogramme, die über ERP-Basisfunktionen hinaus zahlreiche Funktionen und Module für die Kalkulation, Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Kapazitätsplanung, Zuschnittoptimierung und CAD-Anbindung etc. bieten. ERP-Apps verfügen über Instant-Messaging- und Gruppenchat-Funktionen für den Austausch von Nachrichten mit einem oder mit mehreren Partnern, jedoch nur einige über Sprachnachrichten oder eine Broadcast-Funktion für die schelle Ansprache von Nutzergruppen.

Auch Controlling-Funktionen wie die mobile Zeiterfassung, Soll-Ist-Vergleiche, Reports oder die Projektdokumentation werden in unterschiedlicher Ausprägung und Detailtiefe angeboten. Wichtig ist, dass Daten und Funktionen auch offline verfügbar sind, denn eine ausreichend stabile und schnelle mobile Internetverbindung ist unterwegs oder auf Baustellen nicht immer vorhanden. Das Preismodell ist unterschiedlich, einige Apps sind in der Basisversion kostenlos. Für Vollversionen liegen die Preise zwischen 6 und 35 EUR pro Mitarbeiter und Monat (ohne MwSt.). Achten sollte man darüber hinaus auf eventuelle Zusatzkosten für die Server-Nutzung oder Datenablage sowie auf Mindest-Vertragslaufzeiten oder Kündigungsfristen.

Wo Wolken sind, ist auch Schatten

Sensible Unternehmensdaten nicht mehr auf der eigenen Festplatte zu haben, sondern auf externen Servern, über die man keine Kontrolle hat – das ist nicht jedermanns Sache. Skeptiker sehen als größten Nachteil den Kontrollverlust über die eigenen Daten und die Abhängigkeit gegenüber dem App-Anbieter. Gegen die Cloud sprechen auch ganz banale Dinge: So vereiteln vor allem in ländlichen Regionen niedrige Datenübertragungsraten und die Stabilität mobiler Funknetze ein flüssiges, störungsfreies mobiles Arbeiten. Hinzu kommt, dass kein Anbieter (dazu zählen auch Internet-Provider) eine 100-prozentige Verfügbarkeit gewährleisten kann.

Auch aus rechtlicher Sicht ist einiges zu bedenken: So dürfen personenbezogene Daten nach europäischen Datenschutzbestimmungen nicht die EU-Grenzen verlassen. In welchem Land und auf welchem Server Kundendaten abgelegt werden, können Cloud-Anbieter aber nicht immer verlässlich sagen. Einige App-Anbieter geben immerhin an, Daten und Verbindungen zu verschlüsseln und die Daten ihrer Kunden ausschließlich auf deutschen Datenservern zu speichern. Tücken können auch Cloud-Verträge haben: So ist nicht immer klar, welche Konsequenzen es hat, wenn der Vertrag ausläuft oder gekündigt wird. Auch aus technischer Sicht ist ein Anbieterwechsel nicht unproblematisch, denn Anwenderdaten lassen sich aufgrund fehlender Standards nicht automatisch, sondern meist nur mit viel manuellem Aufwand von einem auf ein anderes System übertragen.

Fazit: Mobile Technik mit Fragezeichen

ERP-Apps für Handwerker machen Software-Anwendungen mobil, vereinfachen und beschleunigen Prozesse. Das setzt aber auch kurze Reaktionszeiten voraus, denn wer Angebote per Messenger anfragt, erwartet eine schnelle Antwort. Auch die Cloud-Technik muss noch Hürden nehmen – psychologisch wie technisch. Wer seinen Server samt Büro- und Projektdaten bei sich stehen hat, anstatt irgendwo im weltweiten Datennetz, hat ein besseres Gefühl. Das kann aber auch trügen, denn um die Datensicherung, -archivierung und IT-Sicherheit ist es in den Unternehmen nicht immer zum Besten bestellt. Wichtige Fragen sollten in jedem Fall zuvor geklärt werden: Wie komme ich an meine Daten bei einem Serverausfall oder Anbieterwechsel? Welchen Schutz gibt es vor Hacker-Angriffen? Was ist, wenn es keinen Netzzugang gibt, etwa weil der Internetprovider technische Probleme hat? Vielleicht etabliert sich die neue Technik aber ganz von allein mit der jungen Anwendergeneration, die auch geschäftliche Daten bedenkenlos dem Netz anvertraut.