Mehr Zeit für das Wesentliche
So reduzieren SHK-Betriebe bis zu 50 % ihrer Büroarbeit
Der Arbeitsalltag im Handwerk ist herausfordernd: Fachkräftemangel, Kostendruck und bürokratische Hürden bestimmen das Geschäft. Gleichzeitig fordert der Verwaltungsaufwand immer mehr Zeit und bindet wertvolle Kapazitäten. Ein Umstieg auf digitale Prozesse ermöglicht es Handwerksbetrieben, papierfrei zu arbeiten und bis zur Hälfte der Büroarbeitszeit einzusparen.
Viele Betriebe kämpfen mit ineffizienten Prozessen. Formulare werden manuell ausgefüllt, Kundendaten mehrfach erfasst und Arbeitsberichte erst Tage später abgelegt. Bei einer Sonderumfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) gaben
74 % der Handwerksbetriebe an, dass ihr Bürokratieaufwand in den letzten fünf Jahren erheblich gestiegen ist. Die größten Herausforderungen sind:
Gesetzliche Vorschriften: Ständige Anpassungen an gesetzliche Regelungen, etwa durch neue Energiestandards oder Dokumentationspflichten bei Förderprogrammen, kosten Zeit und Ressourcen.
Dokumentationspflichten: Prozesse, wie zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung, müssen sorgfältig dokumentiert werden, um Nachweispflichten nachzukommen.
Verwaltungsaufgaben: Aufgaben wie die manuelle Verwaltung von Wartungsverträgen oder das Nachfassen offener Rechnungen nehmen täglich wertvolle Zeit in Anspruch.
Das bedeutet konkret: Der Papierberg wächst, während wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Statt sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, verbringen Handwerker
und Bürokräfte unzählige Stunden mit administrativen Aufgaben. Die Folge sind höhere Kosten, längere Reaktionszeiten und unzufriedene Kunden.
Digitale Werkzeuge als Lösung
Hier setzen moderne und cloudbasierte Handwerkersoftwares wie Tooltime an. Das digitale Betriebs-
system ermöglicht es, manuelle Prozesse zu auto-
matisieren und effizienter abzuwickeln.
Davon können die Betriebe profitieren:
Schnelle Angebots- und Rechnungsstellung mit wenigen Klicks.
Digitale Auftrags- und Einsatzplanung mit Echtzeit-Übersicht für das gesamte Team.
Automatisierte Kommunikation sowie digitale Rechnungsstellung und Mahnwesen für eine
effizientere Kundenabwicklung.
Schnittstellen zu Großhändlern und Buchhaltungssystemen für eine nahtlose Integration und Kostenkontrolle.
Mobile Arbeitsdokumentation und Zeiterfassung direkt vor Ort mit Fotos, Notizen und Sprach-
eingaben.
Diese Funktionen führen dazu, dass Betriebe ihre Büroarbeit um bis zu 50 % reduzieren – Zeit, die für produktive Tätigkeiten genutzt werden kann.
Ein SHK-Betrieb aus Ebern zeigt, wie es geht
Wie digitale Lösungen den Arbeitsalltag im SHK-Handwerk erleichtern, zeigt das Beispiel der H&B Baltruschat GmbH & Co. KG aus Ebern. Das familien-
geführte Unternehmen setzt auf moderne Prozesse. Die drei Geschäftsführer, Reiner, Michael und Jessica Baltruschat, bringen unterschiedliche Schwerpunkte in den Betrieb ein: Während Reiner über langjährige Erfahrung im Bereich Großanlagen verfügt, ist Michael auf Wärmepumpen spezialisiert und Jessica kümmert sich sowohl um Büroarbeiten als auch um Sanitärprojekte. Unterstützt werden sie von sechs Monteuren, die täglich im Einsatz sind. Der Betrieb hatte vor der Einführung von Tooltime mit einer umständlichen Software zu kämpfen. Besonders problematisch waren die doppelte Datenpflege, die manuelle Übertragung von Arbeitszeiten und ein zeitaufwendiges Rechnungsmanagement. Daher hatte das Unternehmen klare Anforderungen für die neue Lösung. Es war auf der Suche nach einem Kalender, der auf den Kundenstamm zurückgreift, einer einfachen App, die von den Monteuren für Arbeitsberichte und Zeiterfassung genutzt werden kann und einem einfachen Weg, Rechnungen zu schreiben, zu stornieren und für den Steuerberater zu exportieren. „Tooltime hat uns durch die einfache Handhabung und kontinuierliche Verbesserungen überzeugt. Wir sparen nicht nur Zeit, sondern arbeiten strukturierter und effizienter. Wir wurden bisher nicht enttäuscht“, sagt Jessica Baltruschat.
Seit der Umstellung auf die neue Software wurden die Unternehmensprozesse spürbar effizienter, was ein Blick auf die Betriebsabläufe bestätigt.
Zeitersparnis in der Planung: Termine müssen nicht mehr doppelt eingetragen und separat an Monteure übermittelt werden.
Optimierte Angebots- und Rechnungsstellung: Angebote können mit wenigen Klicks erstellt und direkt weiterverarbeitet werden.
Direkte Speicherung von Bildern und Daten: Alle relevanten Dokumente und Bilder werden vor Ort erfasst und automatisch dem jeweiligen Kunden zugeordnet – der Umweg über Messenger-Dienste entfällt und Missverständnisse sowie Zettelwirtschaft werden vermieden.
Mobiler Zugriff auf alle relevanten Unterlagen: Die Monteure haben jederzeit Echtzeit-Zugriff auf alle benötigten Daten und müssen keine Papiermappen mehr mitführen.
Besonders schätzt der Familienbetrieb die schnelle Verfügbarkeit wichtiger Funktionen. Jessica Baltruschat: „Es gibt eine blitzschnelle, kompetente Hilfe. Die Mitarbeiter verstehen sofort, was ich meine und haben zu 99 % eine Lösung parat oder fragen, wie sich die Software verbessern könnte, um die gewünschte Funktion zu erhalten.“
Software muss zukunftssicher sein
Damit eine Softwarelösung langfristig den Anforderungen eines modernen SHK-Betriebs gerecht wird, muss sie kontinuierlich weiterentwickelt werden. Regelmäßige Updates und neue Funktionen sorgen dafür, dass die Software mit den sich wandelnden Bedingungen in der Branche Schritt hält. Besonders in Gewerken wie SHK oder Elektro, die stark durch politische und technologische Veränderungen – etwa die Energiewende – geprägt sind, spielt Zukunftssicherheit eine zentrale Rolle. Eine Lösung, die aktiv auf Kundenfeedback reagiert und praxisnahe Verbesserungen integriert, stellt sicher, dass Betriebe wettbewerbsfähig bleiben, ohne sich selbst um technische Anpassungen kümmern zu müssen.
Tooltime setzt bei der Entwicklung neuer Funktionen auf eine enge Zusammenarbeit mit den Handwerksbetrieben. Der Fokus liegt nicht auf möglichst vielen Features, sondern auf denen, die in der Praxis wirklich gebraucht werden. „Bei Tooltime stehen unsere Kunden im Mittelpunkt jeder Produktentwicklung. Wir wollen digitale Lösungen bieten, die den Alltag im Handwerk wirklich erleichtern und langfristig den Erfolg der Betriebe sichern“, bestätigt Marcel Mansfeld, Chief Product Officer von Tooltime.
Die Einführung digitaler Prozesse bringt Vorteile für Handwerksbetriebe:
Zeitersparnis: Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Kostenreduktion: Weniger Papier, weniger Fehler, effizientere Abläufe.
Wettbewerbsfähigkeit: Schnelle und moderne Arbeitsabläufe bedeutet zufriedenere Kunden.
Mitarbeiterentlastung: Monteure müssen nicht mehr ins Büro fahren, sondern können direkt vor Ort alles digital erledigen. Unübersichtliche Chats über Messenger-Dienste ade.
Wertsteigerung und Nachfolge: Die Einführung digitaler Strukturen ist eine der effektivsten Maßnahmen, um den Wert eines Handwerksbetriebs zu erhöhen und das Betriebswissen für die Nachfolge zu sichern.
Fazit
Die Reduzierung von Büroarbeit durch digitale Werkzeuge ist der Schlüssel zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit im Handwerk. Mit einer Handwerkersoftware sparen Betriebe wertvolle Zeit, steigern ihre Effizienz und können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: ihr Handwerk.
