Bestellvorgang optimieren
Fünf Tipps zur Bestellung, um den Chef zu entlasten
Der klassische Bestellvorgang für Material kostet in der Regel jeden Bauhandwerksbetrieb viel Zeit: Von der Bestellung über die Lieferung bis hin zum Einsortieren der Artikel, zur Prüfung der Rechnung durch die Meister, zum Zahlungsvorgang sowie zur Buchung in der Buchhaltung und die Buchung auf das Projekt. Diese Abläufe sind oft eingefahren und können heimliche Zeitfresser sein. Aber das kann man optimieren. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche und der Inhaber ist enorm entlastet.
Laut Lagerexpertin Doris Paulus dauert allein die Rechnungsprüfung in einem mittelgroßen Handwerksbetrieb durchschnittlich eine halbe Stunde. Zusammen mit den anderen Schritten kann sich die eingesetzte Zeit für eine einzige Bestellung rasch auf zwei Stunden summieren. „Das wären bei einem Stundensatz von 45 rund 90 € netto pro Bestellung. Natürlich geht es nicht ohne Bestellprozess, aber man kann ihn intelligent optimieren.“ Ziel ist, den gesamten Bestellprozess in der Verwaltung am besten von jemanden in der Ausbildung durchführen zulassen. So entsteht ein effizienter Beschaffungsprozess im Betrieb, auch ohne teure Lagerverwaltungssoftware. Dazu hat Doris Paulus fünf Tipps.
1. Vereinfachen
Muss wirklich jeden Tag bestellt werden? Wenn die Mindestmenge im Betrieb für eine Woche genügt, dann reicht es zweimal pro Woche Standardmaterial zu bestellen.
2. Delegieren
Projektleiter sind nicht für die Bestellung von Standardmaterial zuständig. Man sollte lieber für einzelne Abschnitte des Bestellvorgangs möglichst Mitarbeitende mit niedrigem Stundensatz einsetzen: Beispielsweise wird der Wareneingang von einem Werkstattmitarbeiter geprüft. Wiederkehrende Aufgaben, wie die Beschaffung von Standardmaterial, lassen sich am besten an die Verwaltung delegieren und automatisieren.
3. Bündeln
Auch macht es Sinn, mehrere kleine Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammenzufassen.
4. Eingrenzen
Mit der Konzentration auf ein Kernsortiment lässt sich die Anzahl der bestellten Teile reduzieren.
5. Informieren
Der interne Informationsfluss ist wichtig und wird anhand einer Standardartikelliste definiert. Bei den Warenkäufen orientiert man sich an den Umsatzlisten des Vorjahres.
Vorteile für den Betrieb
Doris Paulus optimiert mit ihrem Team seit zwanzig Jahren die
Lager von Bauhandwerksbetrieben. Laut Paulus könne bei der
kompletten Umstellung auf das Paulus-Lager eine Steigerung der Produktivität um 10 bis 15 % bei gleichen Personalkosten eintreten. Die Mitarbeiter seien durch die neuen Aufgaben und das entgegengebrachte Vertrauen der Inhaber wesentlich motivierter. Außerdem erhöhe sich die Reaktionszeit und Lieferfähigkeit gegenüber dem Kunden. Zudem führe ein gut sortiertes, ordentliches Lager zu
einem Imagegewinn bei Kunden, Lieferanten und Banken. Nicht zuletzt seien Zeitgewinn und Entlastung für die Inhaber zu nennen, denn durch die neue Struktur würden viele zeit- und nervenraubende Tätigkeiten entfallen.
