Auch mobil informiert

Als mittelständisches, familiengeführtes Unternehmen ist die Hörburger AG heute bundesweit einer der führenden Anbieter in den Bereichen Gebäudeautomation, Schaltschrankbau und Retail Facility Management. 1974 in Waltenhofen gegründet, setzte der Unternehmensgründer Kurt Hörburger von Anfang an auf stetiges Wachstum, hohe Qualität und Kundenorientierung. In diesem Zuge wurde das Unternehmen 1995 als eines der ersten nach ISO 9001 zertifiziert. Zu den Kunden der Hörburger AG gehören unter anderem Unternehmen wie dm, Takko, KfW und Liebherr.

Wie jedes gewachsene Unternehmen stand die Geschäftsleitung 2013 vor einer besonderen Herausforderung: Das Wachstum und die Kundenanforderungen hatten die bestehenden Arbeitsabläufe überholt. Das zeigte sich insbesondere bei der Schnittstelle zwischen Projektleitung und Servicetechnikern. Zwar wurde bereits eine gut funktionierende Projekterstellungssoftware eingesetzt. Die Auftragsdokumenta­tion, Koordination und Informationsübergabe erfolgten jedoch über komplexe Exceltabellen. Bei Inbetriebnahmen mit knapp 400 Einzelschritten und Projekten, die sich zwar immer ähnelten, aber nie 100 % identisch waren, stieß die Hörburger AG immer wieder an ihre Grenzen.

„Was anfangs als pragmatische Lösung erschien, wurde immer mehr zu einem Problem“, erinnert sich Christian Wenzel, verantwortlich für die IT und Softwareentwicklung bei der Hörburger AG. „Denn eine Zusammenarbeit in einer gemeinsamen Tabelle ist immer schwierig, und unsere Techniker hatten oft keine aktuellen Informationen bei sich. Auch die Qualität und Effizienz der Inbetriebnahmen war verbesserungswürdig, da das Protokoll erst nach abgeschlossener Arbeit erstellt wurde. Eine große Herausforderung für die Techniker, die sich an die Details eines ganzen Arbeitstages erinnern mussten.“

Einfachheit, Erleichterung und Spaß

2012 setzte sich Christian Wenzel deshalb mit dem Leipziger Softwareentwickler Simplias GmbH zusammen. Ziel war die Entwicklung einer mobilen Lösung für den gesamten Prozess der Inbetriebnahme- und Wartungsprojekte. Alle Arbeitsschritte sollten unter einem Dach vereint werden. Dabei sollten nicht nur die Insellösungen aus Exceltabellen, Kalendereinträgen und E-Mail-Memos abgeschafft werden. Aufgabenstellung war ebenfalls, die Qualität und Einfachheit der sehr umfangreichen Inbetriebnahme-Protokolle zu steigern, um Lücken in der Dokumentation zu vermeiden. Hierzu werden heute die passenden Checklisten direkt und vollautomatisch aus der bestehenden Projekterstellungs-Software generiert.

„Die wichtigste Anforderung an die mobile Lösung war die Einfachheit der Bedienung. Nur so konnten wir mit einer Akzeptanz bei unseren Technikern rechnen“, bestätigt Christian Wenzel. „Es war uns sehr wichtig, dass sie wirklich eine Arbeitserleichterung erfahren und Freude bei der Verwendung haben. Und wir haben festgestellt, dass eine passende Checkliste eine der Haupterfolgsfaktoren für die Einführung einer solchen Software bei den Mitarbeitern darstellt.“

Dazu sollte die mobile Software über Standardschnittstellen wie Microsoft Navision in die bestehenden IT-Systeme im Unternehmen integrierbar sein.

Das Ergebnis des Prozesses war eine mobile Software, die mittlerweile nicht nur bei der Hörburger AG für die Koordination von Projektleitung und Servicetechnikern eingesetzt wird. Längst ist aus dem Entwicklungsprojekt zwischen der Hörburger AG und der Simplias GmbH eine eigenständige, universell einsetzbare Software namens „Mobile Field Report“ geworden, die bei kleinen bis mittelständischen SHK-Betrieben zum Einsatz kommt.

Die Chance für Veränderung

Mit der Umsetzung der Software begann die eigentliche Arbeit für das Familienunternehmen. Die bestehenden Abläufe mussten eingebunden und die Dokumentation für die mobilen Prozesse angepasst werden. Außerdem mussten die Mitarbeiter von der Software überzeugt werden.

Die Hörburger AG nahm diese Herausforderungen als Chance wahr. Alle Techniker und Projektleiter wurden intern geschult, um einen einheitlichen Auftragsablauf zu gewährleisten. Auch die gesamte Dokumentation wurde auf die geänderten Anforderungen an die Aufträge angepasst: neue Dokumentationspflichten, komplexere Inbetriebnahmen, höhere Flexibilität der Auftragsschritte, neue Erwartungen im Zuge der zunehmenden Digitalisierung seitens der Kunden. Größte Herausforderung war dabei das Erstellen einer universellen Vorlagencheckliste, aus der alle auftragsbezogenen Checklisten automatisch generiert werden.

„Vor der Verwendung gab es einige Vorarbeiten zu leisten“, bestätigt auch Christian Wenzel. „Wir haben zuerst an den Checklisten gearbeitet. Mit den ersten Entwürfen führten ausgewählte Techniker Probe-Inbetriebnahmen durch, um Verbesserungspotentiale aufzudecken und die Akzeptanz zu testen. Nach mehreren Runden hatten wir einen Stand erreicht, der im laufenden Geschäft eingesetzt werden konnte.“

Mobil arbeiten heißt besser arbeiten

Nach mittlerweile vier Jahren „Mobile Field Report“ blicken CIO, Projektleiter und Servicetechniker gleichermaßen zufrieden auf die Entscheidung zurück.

Gerade in der täglichen Arbeit hat die Einführung der mobilen Software viele Erleichterungen geschaffen und die Abläufe verbessert. „Meine tägliche Arbeit macht einfach mehr Spaß, da ich schnell auf die benötigten Informationen zugreifen kann“, bestätigt Christian Oswald, Leiter der Projektabteilung, und unterstreicht zugleich den entscheidenden Erfolgsfaktor der mobilen Lösung. Die Auftragsdokumente sind jetzt jederzeit, überall – sogar direkt vor Ort beim Kunden – für jeden Beteiligten auf dem aktuellsten Stand abrufbar. Ergänzungen werden umgehend im System synchronisiert. So kommt es nicht mehr zu Missverständnissen oder Wissenslücken. Jeder weiß genau, was in einem Auftrag verlangt wird oder durchgeführt wurde.

Darin sieht auch Servicetechniker Stefan Pietsch den für ihn wichtigsten Vorteil der mobilen Software: „Früher liefen die Arbeitseinsätze viel unkoordinierter ab, da eine Exceltabelle auf dem Laptop auf der Baustelle einfach schwieriger zu bearbeiten ist. Auch die Arbeit mit Fotos ist viel einfacher geworden. Sie werden jetzt automatisch übertragen. Manuelle Kopiervorgänge sind damit überflüssig.“

Fazit

Die Schnittstelle zwischen Projektleiter und Servicetechniker ist in einem technischen Unternehmen die Schlüsselstelle einer hochwertigen und effizienten Auftragsbearbeitung. Die Hörburger AG konnte mit der mobilen Softwarelösung „Mobile Field Report“ die Koordination beider Abteilungen optimieren und gleichzeitig die gesamte Dokumentationsstruktur vereinfachen. Positiver Nebeneffekt: Auch die Kunden sind mit der Umstellung sehr zufrieden.

„Vor allem das verbesserte Protokoll ist positiv aufgefallen“, bemerkt abschließend Christian Wenzel. „Aber auch auf den Baustellen werden wir durch den Einsatz moderner Tools anders wahrgenommen. Es ist zwar schwer zu messen, aber ich bin mir sicher, dass mit der neuen mobilen Software das Vertrauen unserer Kunden gewachsen ist.“