Abtippen war gestern

Leistungsverzeichnisse kopieren und zum Großhandel schicken, mühsam Preise abtippen und Stücklisten zusammenrechnen, Angebotsabgabe in letzter Minute, Alarmstimmung im Büro: Trotz EDV ist die Angebotsbearbeitung oft noch überwiegend Handarbeit – im Handwerksbetrieb genauso wie beim Großhändler. Denn auch dort müssen für das Lieferanten-Angebot erst die passenden Sortimentsartikel ermittelt, Stücklisten-Positionen zusammengestellt und Preise gebildet werden. Was lapidar als „LV ausfüllen“ bezeichnet wird, erweist sich bei näherer Betrachtung als immenser Zeit- und Arbeitsaufwand. Aus dem Angebot des Großhandelspartners muss der Fachhandwerksbetrieb wieder händisch die Preise in sein EDV-System eintippen, Preise von Stücklisten addieren und die Montagezeiten eingeben. Dies ist nicht nur zeitraubend, sondern auch noch fehleranfällig – während der Abgabetermin bereits unmittelbar bevorsteht oder sogar schon überschritten ist. Um vermeintlich Zeit zu sparen, werden immer noch viele LVs händisch mit über den Daumen gepeilten Preisen versehen. So erklären sich wohl auch die teilweise erheblichen Preisunterschiede zwischen den Bietern.

Zeitersparnis im Angebotswesen

Läuft die Angebotsbearbeitung auf dem Weg, den das Software-Unternehmen Locher & Christ zusammen mit einigen Fachgroßhandelshäusern bereits vor rund drei Jahren bereitet hat, können sich sowohl die Handwerksbetriebe wie auch der Großhandel laut Locher & Christ rund drei Viertel des bisherigen Zeit- und Arbeitsaufwands sparen:

■ Beim Handwerksbetrieb ist das Angebot in einem Viertel der ansonsten benötigten Zeit fertig, wenn die Material-Einkaufspreise bereits in der LV-Datei den Artikelpositionen hinzugefügt wurden.

■ Auch für den Fachgroßhandel beziffert der Software-Anbieter die Zeitersparnis auf mindestens 60 bis 70 % – weit mehr als die Hälfte des bisherigen Zeitaufwands.

„Ein weiterer wichtiger Aspekt ist dabei, dass das Lieferanten-Angebot wieder rechtzeitig beim Handwerkskunden ist. Zusammen mit der Preisübermittlung über die LV-Datei kann das Großhandelsunternehmen damit seinem Fachhandwerkspartner einen erheblichen Kundenvorteil bieten“, bekräftigt Franz Locher, Geschäftsführer Vertrieb von Locher & Christ Software.

Vorgehensweise in der Praxis

Möglich wird diese Zeitersparnis dadurch, dass das seit langem bewährte GAEB-Datenformat für die LV-Bepreisung genutzt wird. Am Beispiel des Programms „LC-TOP“ von Locher & Christ (www.lc-top.de) stellt sich die Vorgehensweise wie folgt dar:

1.) Einlesen der LV-Datei:

Der Handwerksbetrieb erhält via E-Mail ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Datenformat und liest die Daten über die Schnittstelle in das Angebotsprogramm ein.

2.) Übermittlung der LV-Daten an den Großhandel:

Anstatt wie bisher das ausgedruckte LV per Post oder Fax an den Großhändler zu schicken, sendet der Handwerksbetrieb das eingelesene Leistungsverzeichnis aus dem Programm heraus als Preisanfrage.

3.) Bearbeitung des LV beim Großhandel:

Sofern der Großhandelspartner die Möglichkeit hat, GAEB-Dateien zu verarbeiten, kann dieser innerhalb seines EDV-Systems den jeweiligen LV-Positionen die in Frage kommenden Artikel automatisch zuordnen. Eine speziell für das Programm „LC-TOP“ entwickelte Suchfunktion vereinfacht dabei das Erfassen der Artikel: Wird eine LV-Position markiert, kann per Tastenbefehl ein Suchlauf gestartet werden, der den passenden Artikel anhand von hinterlegten Schlüsselwörtern findet.

4.) Der Handwerksbetrieb erhält die bepreiste LV-Datei:

Der Großhandelspartner sendet das Angebot mit kunden- und objektspezifischen Einkaufspreisen dem Handwerkskunden als GAEB- oder UGL-Datei zurück. Dieser liest die LV-Datei über die entsprechende Schnittstelle ein. Im Programm LC-TOP dauert der Einlesevorgang für ein Leistungsverzeichnis mit beispielsweise 500 Positionen etwa 15 Sekunden. Weil die Preise bereits in diesen Daten enthalten sind, bleibt die händische, zeitraubende und fehleranfällige Übertragungsarbeit erspart. Sofern im Artikelstamm Montagezeit-Richtwerte hinterlegt sind (z. B. Bürgerle-Daten), können diese mit eingelesen werden.

Anstatt erst Preise eintippen zu müssen, kann sich der Bearbeiter sofort dem eigentlichen Teil der Angebotsbearbeitung zuwenden – der Kalkulation: Am Bildschirm wird der Inhalt des Leistungsverzeichnisses nach dem Einlesen in übersichtlicher Tabellenform dargestellt. Zur leichteren Bearbeitung können alle Positionen aus den Losen und Titeln des LVs in alphabetischer oder nach Preisen sortierter Reihenfolge angezeigt werden. Auf einen Blick lassen sich so fehlende Preise erkennen und die Positionen in einem Arbeitsgang bepreisen. Damit ist sichergestellt, dass gleiche Positionen auch mit gleichen Preisen kalkuliert sind. Zusätzlich können die Möglichkeiten für eine differenziertere Preisbildung genutzt werden, zum Beispiel die Kalkulation mit verschiedenen Aufschlägen. Das Einzige, was noch ausgedruckt und per Post versendet wird, ist das Angebot für den Kunden.

Neue Dimension der Arbeitserleichterung

Zudem erhält der Handwerksbetrieb sein Lieferanten-Angebot (z. B. von Reisser) auch schneller, da durch die Übermittlung der Ausschreibungsdaten mittels GAEB- oder UGL-Daten auch beim Großhändler die händische Erfassung des LV-Inhaltes entfällt, wie Locher & Christ berichtet: „Es lag auf der Hand, den Datenaustausch so anzuwenden, dass der Vorgang von Preisanfrage und Preisübermittlung zwischen Handwerk und Großhandel drastisch vereinfacht wird“, erklärt Franz Locher. Damit folgt das Softwarehaus konsequent seiner Philosophie, dass das Programm „LC-TOP“ von jedem Büro-Mitarbeiter im Handwerksbetrieb ab dem Tag der Installation auch ohne EDV-Kenntnisse sowie mit minimalem Schulungsaufwand bedienbar sein muss.