Zeitersparnis im Angebotswesen
Software verringert den Arbeitsaufwand
Der SHK-Betrieb Alois Müller in Memmingen rechnet zu seinen Erfolgsfaktoren die Ausrichtung auf einträgliche Geschäftsfelder und ein EDV-Programm, das rationelles Arbeiten und die Konzentration auf das Wesentliche ermöglicht. Für die zeitsparende LV-Bepreisung setzt das Unternehmen auf die Nutzung des GAEB-Standards für die Preisanfrage beim Großhandel. So kommt das Lieferanten-Angebot nicht mehr als Papier-Ausdruck, sondern als Datei – mit eingetragenen Preisen, die der Betrieb nur noch in die EDV einzulesen braucht.
Mit der Konzentration auf Kernkompetenzen hat der SHK-Betrieb Alois Müller GmbH mit Sitz in Memmingen seine Marktstellung gestärkt. Das 45 Mann starke Unternehmen hat sich auf zwei Haupt-Geschäftsfelder ausgerichtet. Ein Schwerpunkt liegt auf Installationen für Industrie- und Anlagentechnik, der zweite Bereich ist der Kundendienst. Während der Industrie-Part einschlägiges Know-how und Schlagkräftigkeit verlangt, ist im Servicebereich Flexibilität gefordert. Dieselben Anforderungen gelten im Prinzip auch für die im Unternehmen eingesetzte EDV.
Ein neu gebautes Bürogebäude mit moderner und großzügiger Glasfassade repräsentiert Firma Müller nach außen. Im Inneren läuft in den Büros auf rund 20 PC-Arbeitsplätzen die Software für Kalkulation und Auftragsabwicklung, wobei hier im Gegensatz zur baulichen Modernisierung des Betriebs alles beim Alten geblieben ist: „Wir haben erst vor zehn Jahren überhaupt angefangen, EDV einzusetzen, das Programm von Locher und Christ (www.lc-top.de) ist in dieser Hinsicht noch unsere Erstausstattung“, berichtet Junior-Firmenchef Steffen Müller. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass das Windows-basierende Programm immer auf dem aktuellen Versionsstand ist. Hauptaufgabe der Software ist, im Angebots- und Rechnungswesen für effektive Entlastung und Zeitersparnis zu sorgen.
Lieferanten-Angebote als Datei
Zum Kundenkreis des Memminger SHK-Unternehmens zählen auch öffentliche Auftraggeber, so dass auch regelmäßig umfangreiche Ausschreibungen zu bearbeiten sind. „Die Leistungsverzeichnisse erhalten wir inzwischen fast ausschließlich als GAEB-Dateien“, sagt Joachim Fakler, der bei der Firma Müller als kaufmännischer Sachbearbeiter für das Angebots- und Vertragswesen verantwortlich ist. In Papierform würden diese meist mehrere Ordner füllen. Eine inzwischen nahezu selbstverständliche Arbeitserleichterung ist, dass die Positionen nicht mehr erst von Hand in das EDV-Programm eingetippt werden müssen. Doch der GAEB-Standard bietet noch mehr Möglichkeiten. Denn die nächsten Arbeitsschritte nach der Positionserfassung sind die Anfrage und die Eingabe der Material-Einkaufspreise – auf konventionellem Weg ein Vorgang mit zeitraubender und fehleranfälliger Übertragungsarbeit.
Läuft die Angebotsbearbeitung auf dem Weg, den das Software-Unternehmen Locher & Christ zusammen mit einigen Fachgroßhandelshäusern bereitet hat, können sich sowohl die Handwerksbetriebe als auch der Großhandel rund drei Viertel des bisherigen Zeit- und Arbeitsaufwands sparen. Möglich wird diese enorme Zeitersparnis dadurch, dass das seit langem bewährte GAEB-Datenformat für die LV-Bepreisung genutzt wird. Die Vorgehensweise erspart nicht nur zeitraubende Übertragungsarbeit, sondern läuft auch völlig papierlos:
1.) Einlesen der LV-Datei:
Der Handwerksbetrieb erhält via E-Mail ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Datenformat und liest die Daten über die Schnittstelle in das Angebotsprogramm ein.
2.) Übermittlung der LV-Daten an den Großhandel:
Anstatt wie bisher das ausgedruckte LV per Post oder Fax an den Großhändler zu schicken, sendet der Handwerksbetrieb das eingelesene Leistungsverzeichnis aus dem Programm heraus als Preisanfrage.
3.) Bearbeitung des LV beim Großhandel:
Sofern der Großhandelspartner die Möglichkeit hat, GAEB-Dateien zu verarbeiten, kann dieser innerhalb seines EDV-Systems den jeweiligen LV-Positionen die in Frage kommenden Artikel automatisch zuordnen. Eine speziell für das Programm „LC-TOP“ entwickelte Suchfunktion vereinfacht dabei das Erfassen der Artikel: Wird eine LV-Position markiert, kann per Tastenbefehl ein Suchlauf gestartet werden, der den passenden Artikel anhand von hinterlegten Schlüsselwörtern findet.
4.) Der Handwerksbetrieb erhält die bepreiste LV-Datei:
Der Großhandelspartner sendet das Angebot mit kunden- und objektspezifischen Einkaufspreisen dem Handwerkskunden als GAEB- oder UGL-Datei zurück. Dieser liest die LV-Datei über die entsprechende Schnittstelle ein. Im Programm „LC-TOP“ dauert der Einlesevorgang für ein Leistungsverzeichnis mit beispielsweise 500 Positionen etwa 15 Sekunden. Sofern im Artikelstamm Montagezeit-Richtwerte hinterlegt sind (z. B. Bürgerle-Daten), können diese mit eingelesen werden. Weil die Preise bereits in diesen Daten enthalten sind, bleibt die händische, zeitraubende und fehleranfällige Übertragungsarbeit erspart. Der Zeitaufwand für die Angebotsbearbeitung lässt sich damit um bis zu drei Viertel der bisher benötigten Zeit reduzieren.
