Produktiver arbeiten durch gezielte Abstimmung
Interne Kommunikation im Handwerksalltag
Sowohl in SHK-Unternehmen als auch auf der Baustelle sind Mitarbeitende auf eine gute Kommunikation angewiesen. Denn die Teams können es sich nicht leisten, Kollegen über neue Projekte, durchgeführte Tätigkeiten sowie die Dokumentation im Dunkeln zu lassen. Aber was gehört zu einer guten Kommunikation? Welche Rolle spielt die Digitalisierung interner Prozesse? Und welche Funktionen müssen digitale Anwendungen heutzutage im Handwerk ermöglichen, damit es mit der Kommunikation klappt?
Eine digitale Auftragsmanagement-Lösung kann den Arbeitsalltag von Monteuren erheblich erleichtern. So werden Projekte automatisch mit auftrags- und kundenrelevanten Informationen angereichert und die Daten an den Hauptstandort gesendet.
Quelle: Clipdealer
Der Fachkräftemangel stellt die Handwerksbranche – und insbesondere auch die SHK-Gewerke – ordentlich auf die Probe. Wie ein Rattenschwanz zieht er sich durch die Alltagsrealität deutscher Monteure. Sein Einfluss reicht bis in die Büros der Unternehmen, wo sich zumeist unterbesetzte Teams mit einer schwankenden Auftragslage, sich verändernden Marktbedingungen und Kundenerwartungen sowie mit bürokratischen Aufgaben herumschlagen müssen. Der Druck auf die Branche steigt an vielen Stellen spürbar.
Die Büroarbeit verschlingt Zeit
Damit sich betroffene Unternehmen diesen Herausforderungen widmen können, brauchen sie Zeit – und die liegt bekanntlich nicht auf der Straße. Es sind vor allem die administrativen Tätigkeiten, die Handwerkern und Monteuren Steine in den Weg legen. Denn sowohl die Dokumentation als auch die Nachbereitung von Projekten fressen Zeit. Hinzu kommt: Wenn Mitarbeitende ihre Stunden noch immer auf Papier festhalten, entsteht bei der Übertragung in das ERP-System einerseits ein beträchtlicher manueller Aufwand. Andererseits steigt das Fehlerrisiko, da die Zettelwirtschaft verloren gehen kann oder falsch ausgefüllt wurde. Oft bleibt Monteuren nichts anderes übrig, als ihre administrativen Pflichten in den Abend oder auf das Wochenende zu legen und opfern dadurch wertvolle Freizeit.
Kommunikation ist mehr als reden
Doch was hat das mit guter Kommunikation zu tun? Im Handwerksalltag geht es vor allem darum, dass sich die Kollegen so effizient wie möglich untereinander absprechen können, was ihre Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten angeht. Das moderne Auftragsmanagement lässt sich über mündliche Absprachen, eine Pinnwand oder einen zentralen Computer am Hauptstandort jedoch oftmals nicht mehr stemmen. Daher bedarf es Tools, mit denen sie Aufträge einsehen, verwalten, zuteilen und bearbeiten können.
Durch mobile Anwendungen gehören sowohl zeitaufwendige Papierarbeit als auch Kommunikationsprobleme zwischen den Mitarbeitenden der Vergangenheit an.
Quelle: Clipdealer
Der Trend bewegt sich immer stärker hin zu einer mobilen Anwendung. Monteure haben so die Möglichkeit, Auftragsvergabe und Dokumentation flexibel unterwegs zu erledigen und gleichzeitig viele Bürotätigkeiten effizienter zu gestalten. Dadurch bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, und die nachträgliche Büroarbeit am Ende des Tages wird überflüssig.
Das Auftragsmanagement in der Hosentasche
In erster Linie erleichtert eine digitale Auftragsmanagement-Lösung den Arbeitsalltag von Monteuren, indem sie eine tagesaktuelle Übersicht über alle Kunden und Lieferanten sowie geplante, laufende und abgeschlossene Aufträge und Vorgänge zusammenstellt. Im Zuge dessen reichert sie alle Projekte automatisch mit auftrags- und kundenrelevanten Informationen an und schickt diese Daten an alle relevanten zentralen Systeme am Hauptstandort.
Wenn ein Monteur in einer solchen Anwendung ein neues Projekt anlegt und es mit den Daten des Auftraggebers verknüpft, werden alle wichtigen Informationen gesammelt im Projektbereich abgebildet. Am Auftragsort angekommen, kann er in der Anwendung seine Stunden und Tätigkeiten planen und erfassen, Fotos, Videos und Skizzen hinzufügen sowie fehlende Materialien beim Lieferanten bestellen. Nach Abschluss des Auftrags lässt sich die Rechnung mit wenigen Handgriffen erstellen und versenden. Diese geht kurz darauf nicht nur im E-Mail-Postfach des Kunden ein, sondern auch im entsprechenden Auftragsreiter der Anwendung sowie im zentralen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System. Dadurch entfällt die lästige Nachbearbeitung im Büro.
Eine digitale Auftragsmanagement-Lösung wie beispielsweise die App von Anbieter Taifun wartet mit praktischen Funktionen auf. So lassen sich Komponenten individuell und an das jeweilige Unternehmen anpassen – zum Beispiel, um Formulare im Stil des Unternehmens zu gestalten. Über die integrierte Chat-Funktion können sich Monteure mit ihren Kollegen vernetzen und dem Hauptstandort Dokumente zuschicken. Kundendaten sowie andere sensible Informationen werden bei Versand verschlüsselt, damit sie geschützt sind.
Fazit
SHK-Unternehmen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind und deren Mitarbeitenden viel Zeit und Energie in administrative Aufgaben stecken müssen, können diese Defizite mithilfe einer digitalen Auftragsmanagement-Lösung ausgleichen und gleichzeitig die interne Kommunikation stärken. Ein solches Tool automatisiert alltägliche Routinevorgänge und ermöglicht die mobile Verwaltung von Projekten, was die Mitarbeitenden langfristig entlastet.
