Moderne Kommunikation mit BlackBerry
Unternehmensgröße ist nicht entscheidend
Kundenservice vor Ort, administrative Aufgaben, die im Büro anfallen, Geschäftsreisen im In- und Ausland – die Aufgaben, denen sich Mitarbeiter in Unternehmen heutzutage stellen müssen, sind vielfältig. Um die verschiedenen Aufgabenbereiche abdecken zu können, sind moderne Kommunikationsmittel wie Computer oder Mobiltelefone aus dem Geschäftsalltag mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Dabei haben Begriffe wie Mobilität und Flexibilität nicht nur für Großbetriebe erheblich an Bedeutung gewonnen. Auch an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) wird zunehmend der Anspruch gestellt, zeitnah auf Kundenanfragen reagieren zu können. Der Einsatz mobiler Kommunikationsmittel gewährleistet jedoch nicht nur umfassende Erreichbarkeit, sondern kann auch die betriebsinterne Koordination erfolgreich unterstützen.
Zeitgemäße mobile Unternehmenskommunikation bedeutet mehr als nur mobile E-Mail und Telefonie. Der kanadische „BlackBerry“-Hersteller Research In Motion (www.rim.com) hat das erkannt und bietet mehr als mobilen E-Mail-Zugang. Durch die Zusammenarbeit mit über 725 Softwareanbietern, die sich auf die Entwicklung von z.T. sehr speziellen Anwendungen konzentrieren, bietet die „BlackBerry“-Lösung ein breites Spektrum an Applikationen, die mobiles Kunden-Management z. B. über CRM, SFA, ERP oder DMS ermöglichen. Gesprächsnotizen, Projekt- und Kundendaten oder Kalendereinträge werden in Echtzeit mit dem Firmennetz synchronisiert und sind für die Weiterverarbeitung im BackOffice-Bereich verfügbar. Dies ermöglicht transparente Geschäftsabläufe, schnelle Entscheidungswege, Flexibilität sowie eine Verkürzung von Durchlaufzeiten.
Wachstumspotential ausschöpfen
Dass mobile Kommunikation entscheidend zum Geschäftserfolg beitragen kann, haben nach einer Studie des „BlackBerry“-Herstellers und des Marktforschungsinstituts Ipsos Mori bereits viele Unternehmen erkannt. Bei einer Befragung von über 150 KMU in Deutschland stellten sie fest, dass 58 % aller Betriebe neue Aufträge nur aufgrund der Tatsache generieren konnten, dass sie auch mobil ständig für ihre potentiellen Neukunden erreichbar waren.
Überraschend ist, dass die deutschen KMU-Besitzer mobiler als ihre europäischen Kollegen sind: Über die Hälfte der Befragten bewältigt ihren Arbeitsalltag nicht im Büro, sondern im mobilen Einsatz. 73 % der deutschen Unternehmer möchten auch unterwegs in ständigem Kontakt mit ihren Geschäftspartnern bleiben. Die hohe Bedeutung einer schnellen Reaktion auf alle Anfragen und eine kontinuierliche Kommunikation mit den Partnern wird von mehr als zwei Dritteln der Befragten in Europa als wichtigster Aspekt einer funktionierenden und erfolgreichen Kundenbeziehung angesehen, in Deutschland sind es sogar 74 %, die darauf großen Wert legen.
Zukunftsfähige Kommunikation muss nicht teuer sein
Wichtig sind natürlich die einfache Bedienbarkeit und intuitive Handhabung einer mobilen Lösung. So bleiben sowohl die Kosten als auch der Aufwand für die Umstellung auf Smartphones gering – Schulungen sind unnötig. Maßgeschneiderte Lösungen, wie sie RIM mit der „BlackBerry Professional Software“ oder der „BlackBerry Internet Solution (BIS)“ für kleine Unternehmen und Freiberufler anbietet, ermöglichen es KMU durch Wireless-Zugang zu E-Mails und Applikationen kostengünstig und einfach ihre Produktivität zu maximieren.
In finanzieller Hinsicht hat sich die Ausstattung von Unternehmen laut einer Studie von Research In Motion und Ipsos Reid bereits nach circa 150 Tagen amortisiert. Denn den Anschaffungs- und Betriebskosten steht ein Return-On-Investment von 238 % pro Mitarbeiter gegenüber.
Das Thema Sicherheit wird groß geschrieben
Egal, wie effektiv eine mobile Lösung arbeitet – Sicherheitslücken können sich auch KMU nicht erlauben. Das eingesetzte System muss daher hohen Sicherheits-Standards genügen, um sensible Geschäftsdaten zu schützen. Bei dieser Software-Lösung ist das der Fall. Als bisher erste und einzige „Common Criteria“ zertifizierte Plattform für mobile Kommunikation gehört bei „BlackBerry“ drahtlose End-to-End-Verschlüsselung der transportierten Informationen genauso zu den Komponenten der Sicherheitsarchitektur wie der Schutz der auf dem Endgerät gespeicherten Daten. Sensible Unternehmensdaten sind auf dem gesamten Übertragungsweg zwischen dem Unternehmensserver und dem Handheld mit „Advanced Encryption Standard 256 (AES)“ verschlüsselt. AES ist eine anerkannte Verschlüsselungstechnologie, die als rechnerisch unknackbar gilt.
Unternehmen setzen auf mobile Lösungen
Von den Vorteilen der „BlackBerry“-Lösung profitiert auch die Schumacher Bau GmbH. Das mittelständische österreichische Bauunternehmen setzt seit geraumer Zeit die BlackBerry-Lösung ein, um das Projektmanagement, die Zeiterfassung und das Reporting zu erleichtern.
Die Mitarbeiter der Schumacher Bau GmbH sind ständig auf Baustellen unterwegs. Um den Überblick über den Status der einzelnen Projekte und den anstehenden Aufgaben zu behalten, sind sowohl die Teams auf den Baustellen als auch das Projekt- und Firmenmanagement im Büro auf reibungslose Kommunikation angewiesen. Wurde die Zeiterfassung früher manuell auf klassischen Stundenzetteln geführt und im Nachhinein im Büro den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet, sendet Schumacher Bau heute anstehende Aufgaben über Mobilfunk auf die „BlackBerry“-Smartphones seiner Mitarbeiter.
Die Zeiterfassung läuft fast automatisch: Das Backend legt die einzelnen Projekte an und ordnet alle entsprechenden Tätigkeiten den Kostenstellen des jeweiligen Kunden zu. Sobald der Mitarbeiter eine erhalten hat und den Auftrag annimmt, läuft die Zeiterfassung und rechnet die anfallende Arbeitszeit dem passenden Projekt zu. Am Ende des Tages verfasst der Mitarbeiter ein Status-Update über den Stand der Arbeiten und sendet seinen Report und seine Zeiterfassung per Knopfdruck ans Büro. Somit sind das Reporting, die Zeiterfassung und Abrechnungsdaten sofort im System verfügbar, sobald der Mitarbeiter seine Daten eingespeist hat. Die Web-basierte Applikation zur Übermittlung von Projektdaten und Zeiterfassung in Echtzeit, „INES Convictor“, wurde vom Innsbrucker IT-Unternehmen HK-EDV umgesetzt. Auch auf Kostenseite hat die Lösung überzeugen können. Schumacher Bau erwartet eine Kosteneinsparung von mindestens 10 %.
