Wie digitale Bauakten den Arbeitsalltag erleichtern

SHK Profi: Frau Hammen, wie kam die Umstellung auf die digitale Bauakte damals bei den Kolleginnen und Kollegen an?

Hammen: Die Umstellung auf die digitale Bauakte wurde von fast allen sehr positiv aufgenommen. Vorher hatten wir kein vergleichbares Programm, unsere Handwerkersoftware konnte diese Funktionen nicht abbilden. Die digitale Bauakte ermöglichte es uns, Dokumentationen, Bildmaterial, Pläne sowie Arbeitsnachweise und Stundenzettel zentral und digital zu verwalten. Für viele, insbesondere für unsere Monteure, war das eine große Erleichterung, da sie ihre Stundenzettel nun digital erfassen konnten, ohne Papier ins Büro bringen zu müssen. Das hat den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht deutlich vereinfacht. Projektleiterin Maria Hammen war eine der Hauptverantwortlichen bei der Umstellung zur Software von „Memomeister“.
Quelle: privat

SHK Profi: Wie lief die Organisation und Dokumentation zwischen Baustelle und Büro ursprünglich ab?

Hammen: Vor der Nutzung von „MemoMeister“ haben wir verschiedene Ansätze ausprobiert. Wir haben uns zum Beispiel über „WhatsApp“ Bilder und Informationen geschickt oder Gruppen für Baustellen angelegt, aber das war keine adäquate Lösung für die Kommunikation. Auch die Nutzung von Teams bot nicht die gewünschte Lösung. Wir hatten eine spezielle Software für die Brandschutzdokumentation, die aber eben nur den Brandschutzbereich abdeckte und nicht die gesamte Kommunikation. Unsere Handwerkersoftware verwaltet weiterhin Aufträge, Rechnungen und Service, aber jetzt haben wir umfassende Lösung für die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle gefunden, die vorher fehlte.

SHK Profi: Was kam in puncto Investitionen und Schulungsbedarf der Mitarbeitenden auf Sie zu?

Hammen: Für unsere Monteure mussten Tablets angeschafft werden, und einige unserer Azubis, die noch keine Handys hatten, haben diese ebenfalls erhalten. Der Investitionsaufwand war insgesamt überschaubar. Auch bei den älteren Mitarbeitenden gab es kaum Probleme. Zwar taten sich anfangs einige schwer, aber nach einer weiteren Erklärung und der Betonung der Vorteile, wie zum Beispiel die Vereinfachung durch digitale Stundenzettel, haben sie das System schnell akzeptiert. Die Akzeptanz war von Anfang an sehr hoch.

SHK Profi: Was war die größte Herausforderung bei der Umstellung?

Hammen: Eine der größten Herausforderungen ist es, dass nicht alle Abteilungen oder Mitarbeitenden die neuen Prozesse konsequent umsetzen. Es gibt immer wieder Dinge, die vergessen werden oder nicht erledigt sind. Aber solange der Projektleiter am Ball bleibt und darauf hinweist, entwickelt sich meist schnell eine Eigendynamik. Bei meinen Monteuren hat sich das mittlerweile sogar so eingespielt, dass sie mich darauf hinweisen, wenn ich etwas übersehen habe. Einigen Abteilungen fällt es noch schwer, die neuen Abläufe durchgehend umzusetzen. Wenn es Probleme gibt, reagieren die Mitarbeiter von „MemoMeister“ aber sehr schnell, – entweder durch Anpassungen oder Hilfestellungen. Dieser reibungslose Ablauf ist etwas, das ich so von keiner anderen Firma kenne. Ob auf der Baustelle oder im Büro: Informationen können schnell auf dem Tablet abgerufen und standortunabhängig bearbeitet werden.
Quelle: privat

SHK Profi: Wo sehen Sie die wichtigsten Vorteile bei der Software?

Hammen: Einer der größten Vorteile ist, dass unsere Tageslohnzettel jetzt zentral gespeichert sind. Früher musste ich diesen Zetteln hinterherlaufen, die oft irgendwo auf der Baustelle in Ordnern lagen und nicht ins Büro gelangten oder sogar verloren gingen. Jetzt sind sie in „MemoMeister“ gespeichert, unterschrieben und vollständig ausgefüllt. Das erleichtert die Rechnungsstellung enorm. Wenn es mal Probleme gab und ein Kunde die erbrachte Leistung anzweifelte, konnten wir direkt die entsprechenden Bilder mitschicken und so belegen, warum wir länger gebraucht haben oder warum bestimmtes Material verbaut wurde.

Seit wir 2020 mit „MemoMeister“ angefangen haben, hat sich die Software kontinuierlich an unsere Bedürfnisse angepasst. Hilfreich ist auch die Möglichkeit der direkten Kommunikation und Unterstützung in Form von Schulungen des Support-Teams.

SHK Profi: Ist dieses Protokoll im Falle einer Gerichtstreitigkeit anwendbar?

Hammen: Ja, doch gab es bei uns dann immer noch kurz vorher andere Einigungen. Aber die Bilder aus den Protokollen haben uns auf jeden Fall auch schon mal rechtlich sehr viel weiter gebracht, weil man dann beweisen konnte, wie der Zustand vorher und nachher war.

SHK Profi: Können Sie einschätzen, wie viel Zeit und Ressourcen Ihr Unternehmen durch die Nutzung der Software einspart?

Hammen: Eine genaue Zahl kann ich nicht nennen. Ich kann nur sagen, wie es sich für mich persönlich darstellt. Durch die Software habe ich alle meine Unterlagen stets griffbereit, da ich mein Tablet immer dabei habe. Früher hätten wir viele Ordner mitnehmen müssen, um alle benötigten Pläne und Dokumente dabei zu haben. Jetzt sind alle Informationen online verfügbar, was mir eine erhebliche Zeitersparnis bringt. Außerdem hinterlässt es bei unseren Kunden einen positiven Eindruck, wenn ich schnell auf Informationen zugreifen oder Beispiele aus anderen Projekten zeigen kann. Für den Kundendienst bedeutet die Software ebenfalls einen Vorteil: Wenn unsere Mitarbeiter nach einigen Jahren zur Wartung oder Fehlerbehebung kommen, haben sie Zugriff auf eine vollständige Dokumentation der Anlage, inklusive aller technischen Unterlagen und Bilder. Diese Dokumentation ist bereits digital verfügbar und erleichtert die Arbeit erheblich.

SHK Profi: Was wäre Ihre persönliche Empfehlung an Unternehmen, die noch nicht den Schritt in die Digitalisierung gewagt haben?

Hammen: Ich denke es ist als Unternehmen extrem wichtig, den Schritt in die Digitalisierung zu machen. Die Digitalisierung erleichtert viele Arbeitsprozesse und wird zunehmend unverzichtbar. Ohne digitale Lösungen wird es immer schwieriger, wettbewerbsfähig zu bleiben. Auch für kleinere Projekte und den Kundendienst wird die digitale Ausstattung immer relevanter. Die Vorteile überwiegen die Nachteile erheblich. Unternehmen, die sich gegen die Digitalisierung sträuben, könnten in ein paar Jahren ernsthafte Probleme bekommen. Außerdem legen viele Mitarbeiter Wert auf moderne, digitale Arbeitsmittel. Wenn Mitarbeiter die Vorteile digitaler Tools kennen, erwarten sie diese auch bei neuen Arbeitgebern.

Dank der online gespeicherten Baustellendokumentation lassen sich benötigte Informationen z.B bei für eine Wartung auch nach einigen Jahren noch schnell aufrufen.
Quelle: Memomeister