E-Rechnung? Kein Problem!

Rainer Häfele (Geschäftsführer) und Ute Enghardt (Büro) konnten der E-Rechnungspflicht entspannt entgegenblicken.
Bild: Häfele Haustechnik

Der Heizungs- und Sanitärbetrieb Häfele Haustechnik aus Göppingen wurde bereits vor über 125 Jahren durch den Urgroßvater des heutigen Geschäftsführers Rainer Häfele gegründet. Die Schwerpunkte des 14-köpfigen Betriebes liegen in der Bad- und Heizungsmodernisierung von Privathaushalten. Als Rainer Häfele den Betrieb im Jahre 2004 übernahm, führte er direkt eine neue Betriebssoftware ein: „Wir hatten zwar bereits eine Software zum Schreiben und Buchen von Rechnungen, ich wollte aber weitaus mehr Prozesse digital abbilden. Und das nicht mit diversen Insellösungen, sondern mit einer Gesamtlösung, die immer noch Luft nach oben für Weiterentwicklung gibt. Letztlich haben wir uns für Label Software entschieden - und das war bis heute die richtige Entscheidung.“

Mit Label Software wurden dann nicht nur Rechnungen erstellt, sondern auch die vorbereitende Buchhaltung wie Einbuchen, Freigeben und Bezahlen abgewickelt. Die weitere Bearbeitung erfolgte dann durch den Steuerberater. Das war jedoch mit viel Aufwand und Kosten verbunden. „Wir haben zwar schon immer Rechnungen digital empfangen und alle Buchungen dem Steuerberater via DATEV digital übermittelt – das wars dann aber auch. Die Belege mussten noch einmal analog in Papierform zu ihm gebracht werden. Wenn eigentlich alles sauber in die Software eingearbeitet wurde, man es dann aber trotzdem nochmal ausdrucken und beschriften musste – das war auf Dauer schon deprimierend und wirklich ein wahnsinniger Aufwand! Vom enormen Papierverbrauch mal ganz abgesehen.“ Bei der Häfele Haustechnik wird nun der gesamte Buchhaltungsprozess inklusive Rechnungsverarbeitung digital abgewickelt.
Bild: Häfele Haustechnik

Ein Aufwand, den Rainer Häfele so nicht mehr akzeptieren wollte. Anfang 2024 hat er sich dazu entschieden, den gesamten Buchhaltungsprozess inkl. Rechnungsverarbeitung digital abzuwickeln. Was sich in der Theorie einfach anhört, erfordert in der Realität eine detaillierte Planung. Rainer Häfele erinnert sich: „Man muss vorher auf jeden Fall vieles gedanklich durchspielen. Was möchte ich in Zukunft alles selbst machen? Was übernimmt weiterhin der Steuerberater? Wo gibt es noch Schulungsbedarf? Das sollte vor Beginn alles schon klar definiert werden.“ Gedauert hat die Umstellung von Beginn der Planung bis hin zur ersten Eingangsrechnung, die sauber durchgelaufen ist, etwa ein halbes Jahr. „Wir haben die Umstellung natürlich zum Anlass genommen, auch bereits bestehende, langjährige Prozesse noch einmal kritisch unter die Lupe zu nehmen, aufzuräumen und zu optimieren. Wir hatten zum Beispiel früher ein Konto, wo Dinge drauf gebucht wurden, wo wir uns bei der korrekten Buchung nicht sicher waren. Der Steuerberater wird das schon noch richten, haben wir gedacht. Aber das wollte ich jetzt nicht mehr. Wenn die Buchung kommt, soll alles gleich zu Beginn zu 99 % richtig sein.“ Zu den größten Umstellungen zählte auch die Einführung eines neuen Kontorahmens „Unser Steuerberater hat mit anderen Buchhaltungskonten gearbeitet als DATEV. Da wir jedoch auch diesen Prozess standardisieren wollten, mussten wir auch unseren Kontoplan anpassen.“

Rechnungsverarbeitung 2.0

Und wie schaut der Prozess heute nach erfolgreicher Umstellung aus? „Wie bereits früher schon, werden alle Rechnungen digital empfangen und verarbeitet – die großen Sammelrechnungen vom Großhändler sind dabei natürlich der häufigste Fall. Diese werden als ZUGFeRD-Rechnung übermittelt, automatisch in ‚Labelwin‘ eingelesen und in einzelne Positionen aufgesplittet.“ Wenn die einzelnen Rechnungspositionen den Angebotspositionen entsprechen, erfolgt ein automatischer Abgleich durch die Software. „Wir müssen dann nur noch die Artikel prüfen und buchen, wenn es eine Abweichung gibt. Zudem werden die einzelnen Positionen direkt einem Projekt oder Kundendienstauftrag in ‚Labelwin‘ zugeordnet, was wiederum zu einer Vereinfachung im Controlling und Rechnungsstellung führt.“ Nach abgeschlossener Prüfung werden die Eingangsrechnungen aus Label heraus überwiesen. Durch die Aufsplittung der einzelnen Rechnungspositionen ergeben sich für Rainer Häfele auch noch weitere positive Nebeneffekte: „Ich sehe jetzt, wenn meine Mitarbeiter immer wieder wegen Kleinigkeiten zum Großhändler fahren, obwohl sie bei einer besseren Planung nur ein Mal hätten fahren müssen. Das erzeugt zusätzlich unnötige Kosten und ich kann auf solche Dinge hinweisen.“ Dashboard-Ansicht der Sofwarelösungen ‚Labelwin‘ und ‚Label Mobile‘.
Bild: Label Software Gerald Bax

Die Ausgangsrechnungen bzw. Kundenrechnungen werden ebenfalls größtenteils in digitaler Form als PDF per E-Mail versendet. „Das spart noch einmal zusätzlich Arbeitszeit und Papier – und da wir das zeitnah machen, ist das Geld schneller auf unserem Konto.“ Alle Daten werden im Anschluss mit der sogenannten „FiBu-Schnittstelle“ an DATEV übertragen. Das dafür erzeugte Journal enthält nun alle Buchungen inklusive digitaler Ein- und Ausgangsrechnungen – kein Ausdrucken oder manuelles Kontieren mehr. Durch den Upload des Buchungsjournals in DATEV steht der Häfele Haustechnik nun auch eine steuerprüfungskonforme Datensicherung und Auswertung für 10 Jahre zur Verfügung. „Das ist auch ein ganz spannender Punkt, weil das früher so nicht möglich war. Für mich die beste Lösung.“

Und was ist, wenn die Mitarbeiterin, die für die Buchhaltung zuständig ist, in den Urlaub geht? „Sie bereitet alles Notwendige vor, so dass wöchentlich wie gehabt alle fälligen Zahlungen an die Bank übertragen und Rechnungen an die Kunden versendet werden. Früher ist das einfach liegen geblieben und es kam zu Mahnungen oder verspäteten Zahlungseingängen. Unser Cashflow ist nun optimiert.“

Mit weniger Aufwand zu mehr Ergebnissen

Rainer Häfele erhofft sich langfristig ein effektiveres Arbeiten. „Hier und da hat die Umstellung schon für ein bisschen Chaos gesorgt. Aber es lohnt sich: langfristig ergeben sich gewinnbringende Einsparungen. Vor allem bei der Arbeitszeit!“, sagt Rainer Häfele und lacht. „Meine Mitarbeiterin wollte schon vor der Umstellung 20 Stunden pro Monat weniger arbeiten. Dank der digitalen Buchhaltung ist das ab sofort kein Problem. Und wenn sich das Ganze noch weiter eingespielt hat, werden wir nochmal Zeitpotenzial haben und sie kann andere Dinge übernehmen.“ Sein Tipp: „Wir nutzen auch schon seit vielen Jahren den Kontoauszugsmanager, mit dem wir alle Zahlungsein- und -ausgänge automatisch verbuchen können. Mit dem sind die zeitlichen Einsparungen nochmal viel, viel größer! Wenn ich mir dieses Modul alleine anschaue, kommen wir da schon auf einige Stunden pro Monat!“ Der seit Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht konnte er dank rechtzeitiger Vorsorge entspannt entgegenblicken.