Cloudbasierte Arbeitszeiterfassung für KMU
GoBD-konforme Speicherung der Arbeitszeiten per App
Am 14.05.2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Unternehmen aller Branchen die vollständigen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter künftig systematisch erfassen müssen. Ein Problem für Betriebe, deren Mitarbeiter regelmäßig im Außeneinsatz unterwegs sind: Nur wenige Lösungen zur Arbeitszeiterfassung bieten einen Zugriff von außerhalb auf das System an. Aus diesem Grund hat die GDI (Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH) das cloudbasierte Tool GDI Zeit Compact entwickelt: Hier kommt die Verwaltung und Arbeitszeiterfassung ohne aufwändige Installation aus, da es sowohl über eine Weboberfläche als auch über eine App funktioniert.
„Bis vor wenigen Jahren war die Stechuhr noch das Mittel der Wahl, um die Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erfassen“, erklärt Andreas Richter, Leiter Entwicklung und Support bei GDI. „Inzwischen haben sich die Arbeitsgewohnheiten jedoch grundlegend gewandelt: Viele Arbeitnehmer sitzen im Home Office, haben eine Gleitzeitregelung oder sind regelmäßig auf Geschäftsreisen unterwegs.“ Dadurch ist die präzise Arbeitszeiterfassung für Unternehmen erheblich aufwendiger geworden. Zwar können Mitarbeiter, die zum Beispiel im Außendienst arbeiten, ihre Zeiten schriftlich festhalten und diese dann zum Beispiel per E-Mail an die entsprechende Abteilung weiterleiten, doch das Vorgehen ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Schlanke Lösungen, die derzeit vor allem von Start-ups entwickelt werden, bieten keine echte Alternative: Häufig ist hier zu wenig Erfahrung mit den betrieblichen Anforderungen eines Zeiterfassungs-Tools in die Entwicklung eingeflossen.
Kompakte Lösung für den Mittelstand
GDI brachte bereits vor mehr als zehn Jahren umfangreiche Lösungen zur Arbeitszeiterfassung auf den Markt, die den Verwaltungsaufwand im Betrieb erheblich verringern. Mit dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 hat die Relevanz einer solchen Software für Betriebe aller Art schlagartig zugenommen. Da die Software-Spezialisten die Anforderungen verschiedener Branchen und Größen bereits aus zahlreichen Projekten und von Feedbackgesprächen mit Nutzern ihrer Software kannten, kristallisierte sich schnell heraus, welche Funktionen vor allem für KMU wichtig sind.
„Gerade kleine Betriebe benötigen im Regelfall nur ein einfaches Tool zur Erfassung der Arbeitszeit“, berichtet Richter. „Dafür lohnt sich die Installation und Wartung einer umfassenden Software einfach nicht. Wichtig ist den Betrieben dagegen, dass das Tool von überall aus zugänglich ist, minimalen Aufwand bei der Eingabe und Übermittlung der Daten verursacht und automatisch auf dem neuesten Stand ist.“
GDI entwickelte deshalb die schlanke Einstiegslösung Zeit Compact: „Damit der Arbeitnehmer die App nutzen kann, legt ein Administrator zunächst ein Mitarbeiterprofil an“, erläutert Richter. „Anschließend erhält der Mitarbeiter per E-Mail seine Zugangsdaten und einen Link zum App Store beziehungsweise Google Play Store, wo er die entsprechende Anwendung herunterladen kann.“ Verfügbar ist die App für Mobilgeräte mit den gängigen Betriebssystemen Android und iOS.
Einfache Bedienbarkeit
Bei der Entwicklung wurde großer Wert auf ein nutzerfreundliches Design gelegt, weshalb Anwender keine aufwendigen Schulungen absolvieren müssen, um die App einsetzen zu können. GDI integrierte aus diesem Grund nur essentielle Funktionen, zu denen neben der Zeiterfassung die Möglichkeit zählt, Urlaubsanträge zu stellen. „Für die Mitarbeiter sind nur wenige Klicks und Eingaben nötig, um die Zeiterfassung durchzuführen oder ihren Urlaub zu beantragen. Der Vorgesetzte wird per E-Mail über den Antrag informiert und kann ihn anschließend per App genehmigen oder ablehnen“, berichtet Richter. „Die Bedienung ist intuitiv gestaltet und selbst erklärend. Sollten dennoch Fragen aufkommen, stellen wir auch kurze Video-Tutorials über die Nutzung der App zur Verfügung.“
Der verantwortliche Mitarbeiter kann außerdem Fehlzeiten wie etwa Krankheitstage einzelner Mitarbeiter erfassen und den Urlaub genehmigen. Außerdem erhält er über die Teamauskunft in Echtzeit eine Übersicht über den Status der Mitarbeiter, zum Beispiel ob jemand gerade außer Haus ist, einen Dienstgang macht oder im Home Office arbeitet. Die Arbeitszeiten werden direkt an die Lohn- und Gehalt-Software weitergeleitet, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Ebenso wird automatisch eine Buchungsliste zur Übergabe der Daten an den Steuerberater erstellt.
Richtlinien-konforme Erfassung
GDI Zeit erleichtert Unternehmen die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), der DSGVO, des Mindestlohngesetzes und des Arbeitszeitgesetzes. Die Aufzeichnungen zu Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen, werden bequem und ohne großen Aufwand gespeichert und sind bei Bedarf einsehbar, was den Verwaltungsaufwand für Unternehmen erheblich reduziert. Die Lösung kostet pro Mitarbeiter und Monat nur zwei Euro. Damit können auch KMU zukünftig auf ein kompaktes Einstiegs-Tool zurückgreifen, das alle notwendigen Funktionen beinhaltet, um den aus dem EuGH-Urteil resultierenden Vorschriften gerecht zu werden. „Falls ein Unternehmen später einen größeren Funktionsumfang benötigt, bieten wir auch die Umstellung auf unsere individuelle Lösung GDI Zeit profi an“, so Richter abschließend.
