Zeit sparen per Software

Die Konkurrenz im Handwerk ist groß, insbesondere in Großstädten wie München. Anstelle eines Preiskampfes hebt sich die Schwaiger SIS GmbH jedoch von der Masse ab, indem sie verschiedene Gewerke unter einem Dach bündelt. Vom Lüftungsbauer bis zum Sanitärinstallateur bietet das Unternehmen alles aus einer Hand. Um Angebote, Aufträge und Rechnungen ebenfalls so zentral zu verwalten, setzt der Betrieb auf eine Branchensoftware, die diesen Anforderungen gewachsen ist.

Aus dem 1989 nebenberuflich gegründeten Hausmeister- und Rohrreinigungsdienst entstand fünf Jahre später die Sanitäre Installationen Schwaiger GmbH. Der Gründer und alleinige Gesellschafter Michael Schwaiger entwickelte aus dem reinen Handwerksbetrieb ein Full-Service-Unternehmen für Bad, Heizung und Sanitär, welches seit 2008 unter der Abkürzung Schwaiger SIS fungiert und seit der Gründung kontinuierlich wächst. „Bei uns stimmt das Gesamtkonzept. Dank des technischen Know-hows meiner 18 Mitarbeiter planen, warten und reparieren wir alles – von der Lüftungstechnik bis hin zum kompletten Bad. Und bieten zudem einen 24-Stunden-Notdienst“, erklärt Schwaiger seine Philosophie. Doch ein Kundenstamm von etwa 5500 Kunden im Großraum München muss auch verwaltet werden.

Zeitersparnis bis zu 70 %

„Lange Zeit hatten wir eine kaufmännische Software, die als bessere Schreibmaschine von den Mitarbeitern genutzt wurde“, erinnert sich Schwaiger und schildert an einem Beispiel die zeitintensiven Abläufe im Betrieb. „Ging früher beispielsweise ein Anruf ein, dass ein Dichtgummi defekt war, musste ein Mitarbeiter ins Archiv gehen, im Ordner blättern, welche Dichtung in welcher Duschkabine montiert wurde und konnte dann eine Bestellung aufgeben.“ Im Jahr 2002 entschied sich Schwaiger dann für die Handwerker-Lösung  „HWP Sanitär, Heizung, Klima“ von Sage Software (www.sage.de/handwerk). Mit über 25 Jahren Erfahrung und 250 000 Kunden zählt Sage zu einem der führenden Anbieter betriebswirtschaftlicher Software im deutschen Mittelstand. „Wenn heute ein Kunde eine neue Dichtung braucht, ist das ein echt angenehmes Arbeiten. Alle Materialien, Lieferantenscheine und ganze Baustellendaten sind pro Kunde im System hinterlegt, so dass sofort bestellt werden kann“, so der Unternehmer. Mit dem System erstellt das Team von Schwaiger SIS Angebote, legt Aufträge an, verfolgt Bestellvorgänge und bewältigt die Buchhaltung. „Mit dem Einsatz von HWP haben wir Zeiteinsparungen von 60 bis 70 % bei der Büroarbeit und können stattdessen mehr Aufträge stemmen“, fasst Schwaiger den Nutzen der Software zusammen. Dank dem Regiezentrum von HWP behält er zudem stets den Überblick über offene Rechnungen und den Status der einzelnen Projekte. 

Genaue Kalkulationen steigern Kundenzufriedenheit

Kalkulierte Dokumente, Titel oder Positionen überschaut Schwaiger mit dem Modul Kalkulation. Eine Änderung der Summen wird sofort auf die einzelnen Positionen übertragen und die Auswirkungen auf den Deckungsbetrag automatisch sichtbar. Zudem ermöglicht die Software benutzerbezogene, kundenspezifische und projektspezifische Preisberechnungen. „HWP begründet unseren Erfolg mit, denn durch den Softwareeinsatz entspricht die Schlussrechnung der Kalkulation. Der Kunde hat somit keine versteckten Preissteigerungen zu befürchten und ist zufrieden. Dank der kaufmännischen Qualität kommen wir beim Auftraggeber glaubwürdig rüber und er bleibt uns treu“, verdeutlicht Schwaiger den Mehrwert von HWP. Der Software-Einsatz sorgt bei Schwaiger SIS auch für mehr Profitabilität. „Während wir früher Aufträge auf Zuruf übernommen haben und dann Verdienstausfälle hatten, weil der Kunde nicht alle Leistungen zahlen wollte, legen wir heute in HWP jeden Auftrag an und lassen ihn uns vom Kunden unterschreiben“, so der Gesellschafter. „Seit den neun Jahren, in denen wir mit HWP arbeiten, hatten wir keine Verdienstausfälle“, freut sich der Münchner Unternehmer.

Schneller als die Feuerwehr dank gepflegter Kundendatei

Um den Kunden eine schnelle Reaktionsfähigkeit zu garantieren, sind die jeweiligen Kontaktdaten wie die Adresse in HWP hinterlegt und stets gepflegt. Gerade bei Notfällen zahlt sich die Software aus. „Kürzlich rief ein Wohnungseigentümer wegen einer Überschwemmung bei uns und der Feuerwehr an. Wir waren schneller“, strahlt Schwaiger. Allgemein ist der Kundendienstmitarbeiter von Schwaiger SIS mit Laptop und Drucker unterwegs. Vor Ort beim Kunden kann er Aufträge öffnen, die Rechnung erstellen und sie sich auf dem PDA-Monitor umgehend vom Kunden quittieren lassen. Als PDF-Dokument wird es zudem im System abgelegt, so dass die Kollegen der Finanzbuchhaltung darauf zugreifen können. „Es geht demnach kein Papier mehr von links nach rechts“, fasst Schwaiger den Nutzen der mobilen Arbeit zusammen.

Der SIS-Gesellschafter hat bereits neue Projekte für sein Unternehmen vor Augen. Mit dem Umzug in größere Ausstellungsräume soll auch die Software eine Zusatzfunktion erhalten. „Mit einer VOIP-Anlage wollen wir zum einen aus dem System heraustelefonieren. Zum anderen soll HWP auch bei eingehenden Anrufen den Kunden erkennen, die jeweilige Maske öffnen und somit dem Mitarbeiter sofort Einblicke in die Historie und aktuellen Projekte geben. So können wir zukünftig einen noch besseren Dialog führen und die Kundenzufriedenheit weiter steigern.“