Digitalisierung optimiert Abläufe im Handwerk
14 Aufträge pro Techniker und Tag
Bei 100 Mitarbeitern im Kundendienst ist der Überblick extrem wichtig. Es gilt, die optimale Produktivität eines jeden Mitarbeiters zu ermöglichen und die Organisation mit Hilfe eines Systems zu vereinfachen und zu begleiten. Die Anzahl der erledigten Aufträge hat sich von täglich acht auf bis zu 14 Aufträge je Techniker gesteigert, seit Gerrit Mölleken im Jahr 2004 Label Software eingeführt hat.
Als Klempnerei wurde das Familienunternehmen Mölleken im Jahr 1900 in Dinslaken gegründet. Aufgrund der Expertise und Ausbildung der wechselnden Geschäftsführer in den vergangenen 120 Jahren bedient die Firma heute alle drei Bereiche: Heizung, Sanitär und Elektrik. Seit dem Jahr 2001 ist der heutige Inhaber Gerrit Mölleken in der Firma tätig, im Jahr 2005 übernahm er die Geschäftsführung. Der 45-jährige Mölleken ist gelernter Kaufmann und sieht seinen Schwerpunkt vor allem darin, die betriebswirtschaftlichen Abläufe in seinem Unternehmen stetig zu optimieren. Auf Grund dessen ist im Jahr 2004 die Entscheidung gefallen, das Unternehmen komplett zu digitalisieren und zwar mit der Software „Labelwin“ der Firma Label Software.
„Das Handwerk lief bei uns immer ein bisschen auf Zuruf und sehr schwankend und ich habe mich gefragt: Warum kann man das nicht mal systematisch abbilden? Der Schwerpunkt liegt bei uns auf dem Kundendienst und da hat Label ganz einfach die besten Möglichkeiten“, erklärt Mölleken den Grund für die Einführung. „Der Anfang war schwer, die Umstellung für uns alle hart.“ Heute aber profitiere er in allen Bereichen von der Software und sei froh, den Schritt gemacht zu haben.
„Bremer Modell“
Von den 120 Mitarbeitern der Firma Mölleken sind etwa 20 Personen im Projektbau und die anderen 100 direkt im Kundendienst eingesetzt. Das läge vor allem daran, dass der Kundendienst nicht so stark konjunkturellen Schwankungen unterliegen würde, so Mölleken. „Durch Label konnte ich die Abläufe optimieren. Früher wurden sieben bis acht Aufträge am Tag abgewickelt, heute sind es 12 bis 14“. Geschafft wurde das natürlich nicht durch eine Maßnahme, sondern mit vielen kleinen Bausteinen. Die sukzessive Steigerung fand im Laufe der vergangenen Jahre statt. „Dies war für uns notwendig und wichtig, um dem ständig wachsenden Kostendruck entgegenzuwirken. Die Produktivität musste erhöht und Bonussysteme für die Mitarbeiter eingeführt werden“, erklärt Mölleken.
Optimiert wurden vor allem die Anfahrten. Durch das Zuweisen fester Gebiete in der Wohnungswirtschaft, das sogenannte „Bremer Modell“, konnten in „Label“ Planquadrate gebildet werden. Innerhalb dieser Gebiete kategorisieren die Disponenten die Aufträge nicht mehr nach Postleitzahlen oder Orten, sondern nach Farben: Jedes Planquadrat hat eine andere Farbe. Auf diese Weise wurden die Anfahrtswege der Monteure um ein Vielfaches reduziert und die Anzahl der erledigten Aufträge durch den Zeitgewinn fast verdoppelt.
Digitalisierung in allen Bereichen
Auch die Einführung der Software im Bereich Controlling bezeichnet Mölleken als äußerst sinnvoll. „Mittlerweile können wir unser Unternehmen so genau steuern, dass wir uns in der jährlichen Umsatzprognose lediglich um ein paar Tausend Euro vertan haben. Das klappt natürlich nur mit den Zahlen, die aus „Label“ zur Verfügung stehen, diese nehmen wir als Kennzahlen“, erklärt er seine Vorgehensweise. „Man kann kein Unternehmen führen, was ein bisschen größer ist, ohne eine vernünftige Budgetierung und Kostenrechnung. Das praktische an „Label“ ist, dass all diese Zahlen von vornherein bereitgestellt werden“. Grundsätzlich hat Mölleken zum Thema Digitalisierung eine einschlägige Meinung: „Wer die Digitalisierung verpasst, wird langfristig Probleme haben.“
