Digitaler Einkauf im Handwerk

Einmal oder mehrmals pro Woche kaufen Handwerksbetriebe Material für aktuelle oder kommende Aufträge. Seien es geplante Bestellungen während eines Projekts, Ad-Hoc-Käufe, regelmäßige Nachkäufe, spontane Käufe oder Ersatzkäufe für alte bzw. kaputte Produkte – der Materialeinkauf und die damit verbundenen Bestellprozesse sind wesentliche Bestandteile des Tagesgeschäfts. Um sie effizient zu bewerkstelligen, wünschen sich viele Handwerker und Handwerkerinnen den Beschaffungsprozess in ihren Betrieben zu optimieren, wie die Studie „Wie tickt das deutsche Handwerk in Zeiten der Digitalisierung?“ von der ECC Köln in Zusammenarbeit mit Dotsource zeigt.  Gerade jüngere Arbeitnehmende und Befragte aus größeren Unternehmen meinen, dass mithilfe digitaler Apps und / oder Softwaretools Materialien viel effektiver beschafft werden können.

Digitale Beschaffungsprozesse sind somit gefragter denn je. Wobei dies nicht nur den beliebtesten Beschaffungskanal, den klassischen Fach- und Großhandel betrifft, sondern auch reine Onlinehändler wie Amazon und Co., bei denen ebenfalls Bestellungen mit einem hohen Warenwert getätigt werden. Die große Auswahl, die Verfügbarkeit der Produkte, die schnelle Artikelsuche, alle notwendige Dokumente wie Montageanleitungen sowie keine Gebundenheit an Öffnungszeiten schätzen Handwerkseinkäufer beim Online-Einkauf gegenüber dem stationären Handel.  Für möglichst reibungslose Abläufe sind Schnittstellen sowohl zum Großhandel als auch zu Online-Händlern unabdingbar, denn je einfacher die Produktsuche, Produktvergleiche, Bestellungen, detaillierte Dokumentationen und der Bezahlvorgang sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Material über diesen Kanal bezogen wird. Auch im Handwerksbereich sorgen schlechte Onlineauftritte, fehlende Zahlungsmethoden oder zu lange Wartezeiten zu frühzeitigen Kaufabbrüchen.

Rahmenbedingungen müssen stimmen

Für einen funktionierenden Online-Einkauf müssen zunächst die Rahmenbedingungen stimmen: gängige Zahlungsmethoden, kurze Lieferzeiten, aber auch die Erreichbarkeit des Anbieters für eine einfache Kommunikation rund um den Lieferprozess sind das A und O. Maximale Flexibilität bieten zudem gängige digitale Services und Liefervarianten wie 24h- oder Express-Lieferungen, Lieferung auf die Baustelle, an einen bestimmten Ablageort oder gebündelte Lieferungen. Live-Tracking-Angebote oder die Möglichkeit der Nachverfolgung der Lieferung sorgen für zusätzlichen Komfort und bilden Vertrauen in den gewählten Beschaffungskanal, da die Besteller durchgängig über den aktuellen Status informiert werden. Auch eine Mischung aus digitalem und analogem Einkauf ist denkbar: mit dem „Click-and-Collect“-Verfahren bestellen und bezahlen Betriebe digital und holen die Ware danach vor Ort ab.

Schnittstellen – das Must-have

Entscheiden sich Betriebe dafür, ihre Einkäufe zukünftig digital oder gemischt zu tätigen, müssen sie jedoch die technologischen Voraussetzungen für die erforderlichen Prozesse schaffen. Denn ist bspw. der Bestellvorgang abgeschlossen, müssen die Einkäufe im Büro und in der eingesetzten Software beim jeweiligen Auftrag oder Projekt hinterlegt werden. Im Idealfall nutzen Anwender hier verfügbare Schnittstellen, die den Datenfluss zwischen den zwei Programmen des Online-Shops des Großhändlers und der kaufmännischen Software ermöglichen. Diese Schnittstellen übernehmen hierbei verschiedene Aufgaben, wie zum Beispiel den Import von Artikelstammdaten in eine Branchensoftware oder den digitalen Austausch mit dem Großhandel für die Materialbeschaffung. Schon bei der Kalkulation und Angebotserstellung sind diese aktuellen Daten und Preise relevant.

Ein Beispiel hierfür ist die Nutzung der IDS-Schnittstelle: Mit ihr kann ein Warenkorb im Online-Shop des Großhändlers zusammengestellt und direkt in die Branchensoftware importiert werden. Gleichzeitig ermöglicht diese Schnittstelle die Erzeugung eines Bestellbelegs, der per IDS-Schnittstelle an den Webshop oder per UGL-Schnittstelle direkt übermittelt werden kann. Zudem wird der gesamte Dokumentenaustausch lückenlos in der eigenen Software dokumentiert.

Den gesamten Einkauf digitalisieren

Nutzt ein Handwerksbetrieb für seinen digitalen Einkaufsprozess eine Branchensoftware wie „Streit V.1“, erhält sie zudem Schnittstellen wie UGL, OCI, SHK-/IDS-Connect für den direkten Datenaustausch mit dem Großhandel. Die Schnittstelle Open Masterdata ermöglicht des Weiteren den Zugriff auf Echtzeitpreise und Zusatzinformationen zu den Artikeln. Sind mehrere Lieferanten hinterlegt, können Preise verglichen und zum günstigsten Preis eingekauft werden. So digitalisiert eine Handwerkersoftware nicht allein den Bestellabwicklungsprozess, sondern umfasst auch die Kalkulation und Angebotserstellung sowie Bereiche wie das Lieferantenmanagement, die Lagerverwaltung, die Rechnungseingangsprüfung und auch das Vertragsmanagement mit funktionsübergreifender Verwaltung. 

Durch die Kompatibilität mit unterschiedlichen Programmfunktionen werden bspw. Bestellungen den entsprechenden Projekten direkt zugeordnet. Auch die Lagerbestandsführung ist einbezogen, weswegen z. B. automatische Bestellgenerierungen und Bedarfsermittlungen aus dem Auftragsbestand möglich sind. Sowohl Lieferantenverwaltung, Bedarfsermittlung als auch die Rechnungseingangsprüfung und der Bezahlprozess erfolgt digital. So werden alle Daten, Informationen und Prozesse des digitalen Einkaufs zentral verwaltet und dokumentiert – ein großer Vorteil gegenüber der Nutzung mehrerer Programme oder dem manuellen Einkauf.

Material- und Bestell-App sorgen für mehr Flexibilität

Für noch flexiblere Abläufe sorgt eine Material- und Bestell-App. Diese verhindert Fehl- oder Falschlieferungen, da das benötigte Material direkt von der Baustelle auf die Baustelle geordert wird. So entfällt bspw. der Umweg über das Büro, wenn es einmal schnell gehen muss. Die App sollte jedoch mit der eingesetzten Branchensoftware verknüpft sein, sodass Bestellungen automatisch beim Auftrag hinterlegt werden und im Büro einsehbar sind. Ein Beispiel für eine solche App ist „Bestell+“ von Streit, die vollständig mit der Software „Streit V.1“ kompatibel ist. Bestellprozesse werden somit zusätzlich beschleunigt, das Büro entlastet und ein Zeitverlust auf der Baustelle bleibt aus.

Fazit

Seine Einkaufsprozesse zu digitalisieren, ist nicht nur zukunftsorientiert und wird laut Studie zunehmend von Handwerkern und Handwerkerinnen gewünscht, sondern verhilft auch dem gesamten Betrieb zu einem weiteren Schritt in eine vollständige Digitalisierung. Denn neben dem digitalen Einkauf werden hierbei auch die Lagerverwaltung, die Rechnungseingangsprüfung sowie die Bezahlung modernisiert. Gut beraten sind Firmen bei diesem Entwicklungsschritt mit einer Branchensoftware, die passende Schnittstellen zum Großhandel und damit die schnelle Weiterverarbeitung der abgerufenen Daten möglich macht.