Wie Firmen bei Software sparen können

In der heute stark digitalisierten Welt benötigen Unternehmen hochwertige sowie rechtssichere Softwarelösungen, damit betriebliche Abläufe optimal laufen – und auf diese Weise auch Kosten reduziert werden. Deshalb ist es kaum verwunderlich, dass zahlreiche Betriebe auf „Microsoft 365“ setzen. Mittlerweile kommen die Office-Lösungen von Microsoft laut Angaben des Herstellers an über 300 Millionen Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt zum Einsatz. Umso ärgerlicher ist es gleichzeitig, dass Microsoft die Preise für seine Produkte ständig und merklich anzieht – eine große Belastung für viele Unternehmen.

Insbesondere kleine und mittelgroße Betriebe sehen sich mit den steigenden Kosten konfrontiert, die oft überhaupt nicht mit den festgelegten IT-Budgets übereinstimmen. Untersuchungen, wie der „Couchbase Cloud Evolution Report 2022“, weisen darauf hin, dass Firmen im Durchschnitt jährlich über 30 Millionen € für Cloud-Services aufwenden – eine erhebliche Summe, die viel effektiver genutzt werden könnte. Eine mögliche Alternative stellt die Verwendung von gebrauchten Softwarelizenzen dar.

Gebrauchte statt neue Microsoft-Lizenzen kaufen

Viel Geld lässt sich in Firmen einsparen, wenn sie auf den Kauf neuer Lizenzen verzichten. Vielen Betrieben reichen die Pakete mit unbefristeten Lizenzen aus. Diese enthalten die gängigen Office-Anwendungen zur Erfüllung der täglichen Aufgaben und Server zur Speicherung, Verwaltung und Sicherung der Daten. Gebrauchte Lizenzen geben dabei beispielsweise Unternehmen ab, die auf eine cloudbasierte IT-Lösung umsteigen, die interne Umstrukturierungen vornehmen oder bei denen eine Überlizensierung besteht. Arbeitet ein Betrieb mit einer zu hohen Anzahl von Lizenzen, verursacht dies nur unnötige Kosten. Es macht daher Sinn, freiwerdende Lizenzen weiterzuverkaufen. Rechtlich gesehen ist der Handel mit gebrauchten Lizenzen vollkommen in Ordnung, wie Urteile vom EuGH und BGH bestätigen. Mit einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 03.07.2012 ist sogar höchstrichterlich festgestellt, dass Eigentümer einer Lizenz mit dieser uneingeschränkt handeln dürfen.

Unternehmen können mit dem bedarfsgerechten Erwerb gebrauchter Lizenzen im Vergleich zum Neukauf bis etwa 72 % einsparen. Die Höhe der Einsparungsmöglichkeiten ist vom konkreten Bedarf abhängig und daher individuell unterschiedlich. Dabei bedeutet das Wort „gebraucht“ keineswegs Nachteile bezüglich der Leistung. Gebrauchte Lizenzen liefern den vollen Funktionsumfang inklusive aller nötigen Updates, die für die IT-Sicherheit von Bedeutung sind.

Bedarfsanalyse durchführen lassen

Einige Aspekte gilt es zu beachten, wenn man sich für gebrauchte Softwarelizenzen entscheidet. So sollten die Microsoftlizenzen stets von einem seriösen Händler bezogen werden. Dieser achtet beispielsweise auf eine rechtskonforme Dokumentation, was dem Käufer Rechtskonformität und Auditsicherheit garantiert. Unternehmen sollten außerdem eine Erklärung des Erstanwenders erhalten, dass alle Installationen auf den Geräten gelöscht wurden und es keine weiteren Kopien gibt.

Ein seriöser Händler legt im Vorfeld Wert auf eine Bedarfsanalyse, die ermittelt, mit welchen Lizenzen ein Betrieb seine Aufgaben effizient erfüllen kann. Dabei weist er den Kunden auf mögliche Schwachstellen hin. Ein Problem, das in der Praxis schnell auftritt, ist die Unterlizenzierung: Teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Computer oder greifen sie aus dem Homeoffice auf betriebliche Anwendungen zu, schleichen sich hier schnell Fehler ein, die der Unternehmensleitung nicht bewusst sind. Da eine Unterlizenzierung jedoch bei einer Überprüfung durch Microsoft unangenehme Konsequenzen nach sich zieht, ist eine grundlegende Bedarfsanalyse ein wichtiger Schritt zur Rechtssicherheit bei der Strukturierung der Lizenzen. Auf der anderen Seite vermeidet eine gute Bedarfsanalyse eine Überlizenzierung, die nur unnötige Kosten nach sich zieht. Käufer sollten sich daher beim Erwerb gebrauchter Lizenzen an einen erfahrenen Händler wenden, der genau weiß, worauf zu achten ist und der auch nach dem Kauf bei Fragen zur Verfügung steht. Erwirbt ein Unternehmen Billiglizenzen online, ist darin meist keinerlei Service und keine Beratung inbegriffen. Auch eine rechtskonforme Dokumentation fehlt in der Regel. Darunter leidet schnell die Kosteneffizienz und die Auditsicherheit.

Cloud- oder On-Premise-Lösung

Immer wieder stellen sich Unternehmen heutzutage die Frage, welchen IT-Weg sie einschlagen sollen. Sollen sie auf Cloud-Lösungen setzen oder lohnen sich eher gebrauchte Softwarelizenzen (On-Premise)? Um diese Frage zu beantworten, ist es zunächst wichtig, den grundlegenden Unterschied zwischen beiden Ansätzen zu verstehen. Bei der Nutzung von Cloud-Software werden die Daten des Unternehmens auf den externen Servern eines Anbieters gespeichert, während On-Premise-Software lokal auf den Rechnern und Servern des Unternehmens installiert wird.

Die Wahl zwischen diesen beiden Optionen hängt letztendlich von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Ein wesentlicher Faktor, den Unternehmen bei ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten, sind die Kosten. Cloud-basierte Lösungen sind oft teurer, und Unternehmen stellen meist schnell fest, dass sie mehr für ihre IT ausgeben als eingeplant. Ein Wechsel von der Cloud zurück zu einer On-Premise-Lösung kann sich dann allerdings als schwierig und kostspielig erweisen, da dieser Weg einen erheblichen Aufwand und mögliche Arbeitseinschränkungen bedeuten kann.

Für Unternehmen, die sich nicht eindeutig zwischen Cloud und On-Premise entscheiden können, ist die Hybridlizenzierung eine interessante Option. Bei diesem Ansatz werden gebrauchte Softwarelizenzen mit Cloud-Anwendungen kombiniert, insbesondere von Anbietern wie Microsoft. Dies ermöglicht es Kunden, von den Vorteilen der Cloud zu profitieren, ohne in teure Cloud-Abonnements investieren zu müssen. Auf diese Weise können Unternehmen Kosten sparen und gleichzeitig flexibel auf ihre spezifischen Anforderungen reagieren.