Überzeugen Sie
mit Angeboten und Rechnungen
Die Angebotserstellung, die Rechnungslegung sowie die Verwaltung von Kunden- und Produktdaten zählen zu den zentralen verwaltungstechnischen Aufgaben von Handwerksbetrieben und Energieberatern, die mit jedem Auftrag einhergehen. Besonders bei der Unterbreitung von Angeboten sind Schnelligkeit und zeitnahes Reagieren gefragt, sie entscheiden neben den Kosten oft über eine Auftragsvergabe. Idealerweise spiegelt das Angebot die Kompetenz des Handwerksbetriebes durch detaillierte Angaben wider.
Meine tägliche Arbeit als Energieberater besteht zu 80 % aus standardisierten Angeboten, bei denen die Wünsche des Kunden und auch spezifische Objektgegebenheiten zu berücksichtigen sind – so Christian Schreiber von der Firma CS-Energie in Ranstadt. Es lag für ihn nahe, eine Software zu suchen, die die individuellen Belange des Kunden und das Bedürfnis des Planers nach einer Standardisierung häufig wiederkehrender Arbeitsschritte auf einen Nenner bringt. Das spart Zeit, die sich im persönlichen Kundengespräch wieder gewinnbringend einsetzen lässt.
Mit der Software „Kaufmann Professional“ von Hottgenroth/ETU (WWW.HOTTGENROTH.DE, WWW.ETU.DE) fand er eine Lösung, die zu seinen Vorstellungen passt. Zu Beginn jedes Auftrags steht eine möglichst detaillierte Angebotserstellung. An diesem Punkt setzt die Software an. Sie verfügt über so genannte Jumbos. Bei dieser Arbeitshilfe handelt es sich um bereits zusammengestellte Produktpakete, die alle für einen Auftrag benötigten Artikel und Leistungen, wie Wärmeerzeuger, Heizkörper, Rohrleitungen etc., aber auch die Kosten für die Arbeitszeit und Anfahrt beinhalten. Ein Klick auf die entsprechende Artikelgruppe und alle benötigten Materialien fließen im Handumdrehen in die Kalkulation ein. So lassen sich z. B. die Berechnungen für einen Kesseltausch in wenigen Minuten erledigen.
Ein weiterer Vorteil, so Christian Schreiber, ist die Flexibilität des Systems. „Nach gründlicher Ausarbeitung meines Angebotes kann ich dem Kunden im Gespräch Alternativlösungen aufzeigen und dabei genau auf seine Wünsche eingehen. Wird anstelle eines Niedertemperaturkessels lieber ein Brennwertgerät gewünscht? Soll eine Solaranlage integriert werden oder doch eher eine Wärmepumpe? Alles lässt sich im Beisein des Kunden in Sekundenschnelle verändern und wunschgenau anpassen.“ Auf diese Weise wird der Kunde mit in die Entscheidungsfindung einbezogen und kann sich ebenfalls in die Materie einarbeiten.
Die genaue Kalkulation erleichtern verschiedene Datenbanken mit integrierter Stücklistenfunktion. Aufwendiges und zeitraubendes Nachschlagen in Herstellerkatalogen ist nicht notwendig. Da sich in der Praxis bereits gezeigt hat, dass speziell auf diesen Programmteil erheblichen Wert gelegt wird, plant Hottgenroth/ETU, die vorhandenen Datenbanken in der nächsten Version auszuweiten. Um stets auf dem aktuellen Stand zu sein, besteht die Möglichkeit eines Online-Updates. Eine Volltext-Schnellsuche garantiert das zügige Auffinden der gesuchten Artikel nach Waren- bzw. Rabattgruppenzuordnungen. Darüber hinaus erlaubt eine Übernahmefunktion das Kopieren von Daten aus bereits bestehenden Vorgängen und verkürzt damit die Arbeitszeit. In Verbindung mit einem gültigen Pflegevertrag verfügt das Programm über eine Datanorm 4- und 5-Schnittstelle und erlaubt den UGL/UGS-Datenaustausch, beispielsweise für Preisanfragen und Lieferaufträge an Großhändler.
Übersichtliche Rechnungen
Klar und übersichtlich strukturierte Rechnungen tragen zur Zeitersparnis bei – beim Rechnungssteller genauso wie beim Kunden. Zur Verwaltung der Kundenrechnungen verfügt „Kaufmann Professional“ über eine anwenderfreundliche Eingabemaske. Alle zu einem Auftrag gehörenden Vorgänge und Termine lassen sich chronologisch in einer Kundenhistorie zuordnen. Zur besseren Übersichtlichkeit können Rechnungen in verschiedene Auftragsarten kategorisiert werden. Auch der Rechnungsstatus für jeden Kunden ist anhand verschiedener Eingruppierungen wie z.B. „bezahlt“, „Teilzahlung“ oder „offen“ rasch überprüft. Das Mahnwesen kann aus diesem Grund automatisch erfolgen.
Einfache Anwendung
„Kaufmann Professional“ lässt sich problemlos unter den Windows-Versionen Vista Business und Windows XP installieren. „Bei einschlägiger Erfahrung mit Windows-Anwendungen ist die Einarbeitungszeit relativ kurz. Eine professionelle Schulung von ein bis zwei Tagen, die von der Firma Hottgenroth / ETU kostengünstig angeboten wird, ist jedoch sinnvoll, um alle Möglichkeiten der Verwaltungssoftware ausschöpfen zu können“, resümiert Christian Schreiber. Die Übersichtlichkeit der Anwendungen erleichtert die Einarbeitung in das Programm, so dass jeder Schritt leicht nachzuvollziehen ist. Hilfe bietet außerdem eine kostenlose Demoversion, die bei der Softwareschmiede angefordert werden kann.
