Tool-Tracking

Wer kennt es nicht: „Wo ist der Bohrschrauber schon wieder? Wer hat ihn zuletzt benutzt und den Akku nicht geladen? Haben wir alle Geräte für den Arbeitseinsatz dabei?“ Diese Fragen stellen sich Handwerker häufig, manchmal mehrmals täglich. Was früher anhand von Listen nur schwer nachvollziehbar war, beantworten digitale Systeme zur Arbeits- oder Betriebsmittelverwaltung, auch Tool-Tracker oder Werkzeug-Manager genannt, in Sekundenschnelle. Verfügbarkeiten, Ausgabestandorte oder Entleiher lassen sich ebenso schnell abfragen wie Gerätedaten, Wartungstermine oder Akku-Ladestände.

Was können Tool-Tracker?

Der Werkzeug- und Maschinenpark wird immer größer und kostenintensiver. Deshalb werden Aspekte wie Verfügbarkeit, optimale Nutzung und einfache Verwaltung betriebswirtschaftlich immer wichtiger. Arbeitsmittel, die nicht verfügbar sind, weil sie defekt sind, auf der Baustelle vergessen, verschlampt oder gestohlen wurden, kosten Geld. Digitale Betriebsmittel-Verwalter unterstützen Verantwortliche, die Werkzeug- und Maschinenressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen, die Produktivität durch eine bessere Verfügbarkeit zu steigern und nicht zuletzt Diebstähle zu unterbinden. Dadurch amortisiert sich die Investition in entsprechende Systeme für Unternehmen ab acht bis zehn Mitarbeitern, respektive ab 50 bis 100 Werkzeugen, bereits nach wenigen Wochen. Per Android- oder iOS-App hat man wichtige Informationen auch unterwegs immer griffbereit und weiß exakt, wo sich was befindet und wann es verfügbar ist. Die Funktionsweise ist häufig identisch: Zunächst wird die eigene Betriebsmittel-Organisationsstruktur in das System eingeben: Werkzeuge, Lagerorte, Baustellen, Mitarbeiter etc. Auf alle zu verwaltenden Werkzeuge, Geräte, Maschinen, Werkzeugkoffer usw. wird anschließend zur Identifikation jeweils ein Code, Transponder oder Tag aufgebracht. Danach wird es über ein spezielles Lesegerät oder eine Smartphone-App erfasst und den entsprechenden Arbeitsmitteln mit ihren technischen Daten, Lagerorten, Mitarbeitern, Baustellen etc. zugeordnet. Tool-Tracker von Werkzeugherstellern haben den Vorteil, dass die sonst manuell einzugebenden Gerätedaten aktueller Modelle bereits im System hinterlegt sind.

Wie funktionieren Tool-Tracker?

Systeme für die Verwaltung von Betriebsmitteln bestehen aus drei Komponenten: aus dem auf das Werkzeug befestigten oder im Werkzeug eingebauten Identifikations-, respektive Tracking-Modul, einer Verwaltungssoftware für PC oder Notebook sowie einer mobilen App für Smartphone oder Tablet. Damit kann man den aktuellen Status der Geräte plattformübergreifend, jederzeit und von überall online abfragen. Bei der Identifikation, Erfassung und Ortung der Arbeitsmittel gibt es Unterschiede. So stehen für die Arbeitsmittel-Erfassung verschiedene Technologien zur Verfügung: Neben Barcodes und QR-Codes kommen RFID‑ (Radio-frequency Identification), NFC‑ (Near Field ­Communication) und Bluetooth‑Transponder oder Tags in der Stromsparversion BLE (Bluetooth Low Energy) zum Einsatz, teilweise auch parallel. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile im Hinblick auf die Größe, den Energiebedarf, den Lese-Abstand, die Reichweite und nicht zuletzt den Preis pro Arbeitsmittel. Smartphones und Tablets mit installierter App lesen die Code-, Transponder- oder Tag-Daten und senden sie an einen Server in der Cloud, inklusive der Zeit-, Benutzer- sowie den letzten Standortdaten des Arbeitsmittels. Mit der meist cloudbasierten Verwaltungssoftware können Bestandsmanager alle Arbeitsmittel verwalten, Arbeitseinsätze planen und Infos abrufen – etwa wann die nächsten Wartungstermine, Qualitätsprüfungen, Sicherheitschecks, Funktionstests oder Kalibrierungen anstehen. Teilweise lassen sich auch Fehlermeldungen auslesen, Werkzeuge für definierte ­Anwendungsfälle voreinstellen (z.B. Drehmoment und Drehzahl), Akkus aktivieren oder deaktivieren etc. Autorisierte Mitarbeiter können ausgewählte Infos mit einer mobilen App zeit-, orts- und plattformunabhängig abrufen. Fällt während des Baustelleneinsatzes ein Gerät aus, genügt eine Meldung per App und der Bestandsmanager kann sich um Reparatur und Ersatz kümmern. Neben eigenen Arbeitsmitteln werden auch die von Kollegen angezeigt, so dass kurzfristig benötigte Geräte untereinander ausgeliehen werden können. Ist ein Arbeitsmittel nicht auffindbar, lässt es sich über den zuletzt aufgezeichneten Standort lokalisieren. Dabei wird die aktuelle GPS-Position des für den letzten Ausgabevorgang verwendeten Smartphones oder Tablets angezeigt. Die Arbeitsmittel selbst lassen sich bis auf 30 m lokalisieren, wenn Sie mit einem Bluetooth-Tag ausgestattet sind. Die aktuelle Position besonders teurer Werkzeuge lässt sich am besten per GPS-Tracker orten. Diese Funktion bieten aber nur einige wenige Systeme optional.

Wie unterscheiden sich die Systeme?

Alle Systeme versprechen, die Produktivität im Arbeitsablauf zu steigern, den Werkzeugschwund zu reduzieren und teilweise auch die Inventur zu erleichtern. Neben bekannten Werkzeugherstellern wie Bosch, Hilti, Milwaukee oder Würth gibt es auch Lösungen von Soft- oder Hardwareanbietern wie Coeln Concept oder IdentPro. Das System von Coeln Concept ist für Mitgliedsunternehmen des ZVSHK als „ZVTOOL“ zu Vorzugskonditionen erhältlich. Alle Systeme nutzen die Popularität und Verbreitung von Smartphones und Tablets auf der Baustelle und die Möglichkeiten der Vernetzung über das mobile Internet. Wer seine Betriebsmitteldaten nicht in der Cloud speichern möchte, kann auch auf nicht cloudbasierte Lösungen zurückgreifen, beispielsweise auf Tool Tracker.net. Dafür muss eine lokale Verwaltungssoftware auf dem Büro-PC installiert werden, die regelmäßig aktualisiert werden muss. Mobil erfasste Daten werden mit dem ­Bürorechner abgeglichen, sobald eine WLAN-Verbindung vorhanden ist. Betriebsmittel-Verwaltungsysteme werden auch im Servicepaket angeboten, etwa von Würth. Das Paket beinhaltet eine kostenlose Reparatur, Tausch-Akkus, im Reparaturfall kostenlose Leihmaschinen, Mietmaschinen zur Abdeckung von Bedarfsspitzen etc. Starter- oder Basispakete webbasierter Betriebsmittel-Verwaltungsysteme kosten ab 80 € (Hardware). Die App-Software ist meist kostenfrei. Zu den einmaligen Investitionen kommen laufende monatliche Kosten für den Cloudservice zwischen 20 bis 30 € sowie gegebenenfalls Kosten für weitere Transponder/Tags oder Zusatzleistungen hinzu. Achten sollte man auch darauf, welche Hardware zur Identifikation/Erfassung erforderlich ist, welche Funktionen man tatsächlich braucht und ob die Anzahl der zu verwaltenden Betriebsmittel begrenzt ist. Schnittstellen zu Buchhaltungs-, ERP- oder PPS-Software, um etwa Geräte und Maschinen leistungs- bzw. projektbezogen abrechnen oder in die betriebliche Auftragsplanung einbinden zu können, sucht man allerdings (noch) vergebens.