Wirtschaftlichkeit im Griff
„TopKontor Handwerk“: Software im Einsatz
Als die Jens Gottschalk GmbH auf die Handwerkersoftware „TopKontor Handwerk“ umsteigt, beginnt im Unternehmen ein neues Software-Zeitalter: Es erfolgt der Wechsel von einer DOS- auf eine windowsbasierte Bürosoftware. Das ist 2004. Der kaufmännische Leiter und Prokurist Martin Kalies berichtet von der Umstellung und der täglichen Arbeit mit der Handwerkersoftware.
Langsam ist der Wunsch nach einer neuen Software innerhalb der Jens Gottschalk GmbH gewachsen. Als im Jahr 2004 ein Fachhandelspartner des Softwareunternehmens blue:solution „TopKontor Handwerk“ vorstellte, war klar: das wird die neue Bürokraft.
Umstellung mit Positiven Begeiterscheinungen
Bis heute hat Martin Kalies, kaufmännischer Leiter und Prokurist bei der Jens Gottschalk GmbH, den Umstieg nicht bereut. Auch, wenn der Wechsel am Anfang nicht reibungslos verlaufen ist. „Uns war ein 100%iges Importieren unseres Kundenstamms von der alten Software zu ‚TopKontor Handwerk‘ versprochen worden. Doch das hat leider nicht so ganz funktioniert. Damals noch in den Kinderschuhen, passiert das aber heute garantiert nicht mehr“, berichtet Kalies.
„Wir haben die Gunst der Stunde genutzt, unseren Kundenstamm einmal ordentlich zu entrümpeln“, erzählt Kalies weiter. In dem 1995 gegründeten Unternehmen war das eine nicht unerhebliche Arbeit, aber am Ende konnte das Unternehmen mit einem bereinigten Kundenstamm neu durchstarten.
Die Software sei alles andere als kompliziert oder umfangreich. Weil die Oberfläche an die gängigen Microsoftanwenderprogramme angelehnt ist, sei „TopKontor Handwerk“ kein Neuland für Martin Kalies.
Funktion „Nachkalkulation“
Intensiv genutzt werden bei der Jens Gottschalk GmbH bereits die Funktionen „Nachkalkulation“ und „Offene-Posten-Verwaltung“. Gerade die Nachkalkulation ist hilfreich für zukünftige Angebote und um zu verhindern, dass Projekte aus dem Ruder laufen. Sie gibt Antworten auf die Fragen, ob der Arbeitsstundeneinsatz vernünftig kalkuliert war oder ob die Materialien entsprechend eingesetzt wurden. Der Soll-Ist-Vergleich im projektbezogenen Nachkalkulationskonto macht dann deutlich, wie ein Projekt verlaufen ist. Bequem können die Ist-Daten in der Schnellerfassung oder direkt in dem Nachkalkulationskonto erfasst werden. Aktuelle Einkaufspreise branchenspezifischer Materialien, die in der Bürosoftware „TopKontor Handwerk“ hinterlegt und über Schnittstellen immer auf dem aktuellsten Stand sind, kombiniert mit der Menge des eingesetzten Materials und der kalkulierten Arbeitszeit liefern einen noch ausführlicheren Soll-Zustand. „Wer den Überblick behält, stärkt die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens und stellt es sicher und solide für die Zukunft auf“, betont Martin Kalies.
Funktion „Offene-Posten-Verwaltung“
Auch die „Offene-Posten-Verwaltung“ gehört bei der Jens Gottschalk GmbH zu einem vielgenutzten Modul. Die offenen Rechnungen werden hier nach Fälligkeit sortiert und der Anwender entsprechend erinnert, den Zahlungseingang zu prüfen. Ist das nicht erfolgt, liefert die Software ein fertiges Anschreiben für die erste Zahlungserinnerung mit dem neu errechneten Zahlungsziel. Nach der Zahlungserinnerung folgen verschiedene Mahnstufen. Auch für diese gibt es vorformulierte Mahnanschreiben und entsprechende Erinnerungen von der Software. „Hiermit haben wir alle offenen Posten im Blick und können entsprechend darauf reagieren. Auch das ist wichtig für die Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens“, betont Martin Kalies. Als noch mit der älteren Software gearbeitet wurde, behielt der kaufmännische Leiter und Prokurist mit Excel-Listen den Überblick, konnte allerdings die Daten nicht automatisch als Grundlage für zu erstellende Dokumente nutzen. Mit „TopKontor Handwerk“ können Datenstämme vielfältig genutzt werden und Kundenhistorien angelegt werden, die einen praktischen Überblick bieten.
Schnittstellen
Kalies schwört auf die mitgelieferten Schnittstellen. So kann er für die Kunden immer auf die neuesten Preise der Großhändler zugreifen und preisaktuelle Angebote sowie Kalkulationen erstellen. Eine händische Pflege sei bei den sich ständig ändernden Preisen und Materialstämmen unmöglich. Mit der GAEB-Schnittstelle kann Martin Kalies GAEB-Ausschreibungen zeitnah sowie einfach importieren und verpasst somit nichts. Gleichzeitig kann er bei dieser GAEB-Datei seine Kalkulation hinterlegen, um sie dann an den Auftraggeber zurückzusenden.
Mobil
Mobil ist das Unternehmen inzwischen auch unterwegs. Geschäftsführer Jens Gottschalk und die Meister nutzen die App „TopAdressen“. Von unterwegs können damit Adressdaten und andere Kundeninformationen gepflegt und abgerufen werden. Kundenumsätze, Gesprächsinhalte, Absprachen, offene Posten und andere Informationen bilden eine wichtige Basis für vor- und nachbereitende Kundengespräche. Gleichzeitig können mit der App Termine koordiniert werden. Für die Zukunft denkt die Jens Gottschalk GmbH auch über den Einsatz der App „TopReparatur“ nach. Hiermit kann das Unternehmen direkt von unterwegs aus Reparaturaufträge erstellen, verwalten und abrechnen. Dabei sind die Datenerfassung und der Zugriff auf die Materialbestände, Lohndaten oder Textstammdaten auch ohne Online-Verbindung möglich. Durch die Kooperation mit der Berliner SumUp Ltd. ist auch die sofortige Abrechnung über Kredit- und EC-Karten vor Ort möglich.
