Sparen bei der Lohnabrechnung
SHK-Betrieb setzt auf unkomplizierten Online-Dienst
Die Sanitär- und Heizungstechnik Daniel Heyer setzt zur Lohnabrechnung auf einen Online-Dienst. Das kleine Handwerksunternehmen spart dadurch den Steuerberater und lästige Software-Update. Dabei bietet diese Lösung noch weitere Vorteile für den SHK-Handwerksbetrieb aus Lüdenscheid.
In Deutschland gibt es rund 1,8 Mio. Unternehmen mit einem bis maximal 20 Mitarbeitern. Dazu zählt auch der Betrieb des Sanitär- und Heizungstechnikers Daniel Heyer in Lüdenscheid. Im Oktober 2007 gegründet, kümmern sich mittlerweile fünf Mitarbeiter um Badsanierungen, Heizungsreparaturen, aber auch um die Installation und Wartung von Solaranlagen für Privatkunden und Wohnungsgenossenschaften. Damit alle Mitarbeiter pünktlich ihren Lohn erhalten, die Steuer abgeführt und die Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden, erstellt Susanne Heyer Monat für Monat die Lohnabrechnungen.
„Die ersten zwei Jahre gingen die Stundenzettel unserer Mitarbeiter an den Steuerberater. Doch 2009 habe ich von dem Online-Dienst ‚einfachLohn’ von Sage Software erfahren“, erinnert sich Heyer. Da die Büroangestellte zu dieser Zeit bereits mit einer Software der Firma Sage (www.sage.de), dem „GS-Buchhalter“, gearbeitet hat, erhielt sie über einen Newsletter die Information der Online-Software. „Ich habe erst einmal einen Testzugang angefordert und das Programm kostenlos ausprobiert. Die einfache Bedienung und die Kosteneinsparung haben mich überzeugt“, erläutert Susanne Heyer die Entscheidung für die Software.
Etwa 600 € Kosteneinsparungen im Jahr
Anstatt dem Steuerberater die Arbeitszeiten der Angestellten durchzugeben, der diese Daten dann ebenfalls zur Lohnabrechnung an einen Software-Anbieter weiterreicht, entschied sich der SHK-Betrieb für die günstigere Alternative. „Ich brauche im Monat ca. eine Stunde für die Lohnabrechnung und spare pro Mitarbeiter etwa 10 €. Das sind bei fünf Angestellten jährlich Einsparungen von 600 €“, berechnet Heyer und ergänzt: „Das ist ein ganz schöner Betrag.“ Die Nutzung von „einfachLohn“ kostet pro Lohnabrechnung 5,90 €. Bezahlt wird nach Bedarf ohne Mindestgebühr oder Vertragslaufzeit.
Über 3000 Selbstständige und Kleinunternehmen nutzen bereits die Online-Software. Neben dem Preis überzeugt die Bedienbarkeit des Programms. Sobald alle Mitarbeiter mit Kontaktdaten, Bankverbindung, Lohnsteuerklasse, Gehalt und weiteren Stammdaten angelegt sind, navigieren übersichtliche Reiter den Anwender zur Monatsabrechnung. Dort gibt Heyer dann die Fehlzeiten etwa aufgrund von Krankheit oder Urlaub an, erhält die Gehälter der einzelnen Mitarbeiter angezeigt und kann gegebenenfalls Zuschläge wie Weihnachtsgeld, Jubiläumszuwendungen oder Fahrgeld hinzufügen. Das System enthält zahlreiche Voreinstellungen und summiert am Ende alle Mitarbeiterlöhne, so dass Heyer die monatlichen Personalkosten im Überblick hat. Sobald die Abrechnung abgeschlossen ist, erstellt und versendet sie mit „einfachLohn“ ganz automatisch auch die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an Krankenkasse und Finanzamt.
Lohn abrechnen rund um die Uhr
Egal ob ein neuer Mitarbeiter im System angelegt oder die Lohnabrechnung erstellt wird, der Anwender hat bei jedem Arbeitsschritt einen Info-Kasten, der kurz und knapp erläutert, was in die einzelnen Felder eingetragen werden muss. Für eine rechtlich einwandfreie Lohnabrechnung beachtet das Programm alle aktuellen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. So können Lohnabrechnungen auch ohne Fachkenntnisse korrekt erstellt werden. Susanne Heyer hat jedoch zuvor in einem Steuerbüro gearbeitet, so dass Beitragsnachweise für Krankenkassen sowie Meldungen an die Berufsgenossenschaft kein Neuland für sie sind. „Das Programm ist eine einfache Sache, aber wer keine Ahnung von Lohnabrechnung hat, für den sind die Hilfestellungen im Programm sicherlich nützlich. Auch ich habe da am Anfang raufgeschaut. Und wenn ich heute mal unsicher bin, dann besuche ich das Forum von ‚einfachLohn’ im Internet. Dort finde ich aktuelle Informationen zu Lohnthemen und kann mich auch austauschen“, so Heyer. Neben der einfachen Bedienung und den Kostenersparnissen ist Heyer jetzt auch zeitlich flexibler, denn der Online-Dienst ist rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche über das Internet nutzbar. „Meist schaffe ich die Lohnabrechnung während der regulären Arbeitszeit, aber wir sind ein Familienunternehmen. Da kommt es auch mal vor, dass ich mich dieser Aufgabe am Wochenende widme“, erläutert Heyer.
Keine Installation und Update-Sorgen
Beim Thema Software aus dem Internet sind viele Unternehmen skeptisch, gerade bei so sensiblen Daten wie Löhne und Gehälter. Doch was die Sicherheit betrifft, sind bei „einfachLohn“ alle Daten in einem professionellen Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Sie werden durch effiziente Verschlüsselungsverfahren übertragen, so dass ein Zugriff durch unbefugte Personen ausgeschlossen ist. Zudem wurden die Sicherheitsstandards von „einfachLohn“ durch den TÜV geprüft und zertifiziert. Heyer hat daher keine Bedenken und wünscht sich mehr Programme dieser Art: „Ich bin froh, dass es solche Online-Softwarelösungen gibt. So muss ich mich nicht um die Installation kümmern, brauche keinen Speicherplatz auf meinem Server, bin unabhängig von Betriebssystem-Vorgaben und bei der Software stehen alle gesetzlichen Änderungen tagesaktuell zur Verfügung, ohne dass ich Updates runterladen muss“, argumentiert Heyer für die Lohnabrechnungssoftware aus dem Netz.
5 Tipps zur richtigen Lohnabrechnung
1 Wählen Sie ein Lohnprogramm, das leicht und selbsterklärend ist, Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht und kostengünstig ist.
2 Vergewissern Sie sich, dass alle für die Abrechnung relevanten Daten zu Ihrer Firma und Ihren Mitarbeitern vorhanden und gut verwahrt sind – achten Sie dabei insbesondere auf die Datensicherheitsmaßnahmen Ihres Dienstleisters.
3 Kontrollieren Sie Ihre Eingaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit z.B. mithilfe einer Testrechnung.
4 Halten Sie sich beim Eingeben an die Vorgaben und Ausfüllhinweise des Dienstleisters oder Softwareanbieters.
5 Lassen Sie sich von Ihrem Dienstleister an Termine für die Fälligkeit der Beitragsschuld bei den Krankenkassen sowie der Lohnsteuer beim Finanzamt erinnern.
In nur 5 Schritten zur fertigen Lohnabrechnung
1 Rufen Sie www.einfachLohn.de für Ihre Online-Abrechnung auf.
2 Tragen Sie nach der Anmeldung alle nötigen Daten über Ihre Firma und Ihre Mitarbeiter ein.
3 Sammeln Sie alle variablen Daten wie Stunden und Gehälter für den aktuellen Abrechnungsmonat.
4 Geben Sie diese Daten online in das Abrechnungssystem ein, führen Sie eine Testrechnung durch und starten Sie dann die Abrechnung.
5 Händigen Sie alle Dokumente an Ihre Mitarbeiter aus, abschließend tätigen Sie alle Überweisungen.
