Handfeste Tipps für Betriebe per Webinar

Thema des Webinars waren digitale Geschäftsprozesse zur Erleichterung der täglichen Aufgaben, die aufgrund von steigendem organisatorischen und rechtlichen Aufwand bei oft gleichbleibender (oder sogar abnehmender) Teamstärke nicht einfacher werden. Hierbei können digitale Prozesse eine Entlastung schaffen. Die Beiträge reichten von Offline- und Online-Konfiguratoren zur Angebotserstellung und Preisfindung, über digitale Wartungs- und Störungslösungen bis hin zu ZUGFeRD-Rechnungen und digitaler Unterstützung bei der Arbeitssicherheit im Betrieb. Denn gleich zu Beginn der Veranstaltung wurde klar: Das bloße Ausstatten von Monteuren mit einem Tablet oder Smartphones allein beschreitet noch keinen Digitalisierungskurs im Unternehmen, wenn die Arbeitsschritte insgesamt die gleichen die bleiben. Der Fachverband stellte daher zahlreiche Programme und App-Lösungen vor, die bei einer Umstellung der Prozesse im Handwerk unterstützen und eine digitale Arbeitsweise ermöglichen. Darüber hinaus kamen zu den einzelnen Lösungen jeweils Betriebe zu Wort, die der Fachverband als „digitale Vorkoster“ gewinnen konnte. Die SHK Profi-Redaktion war für unsere Leser dabei.

Von Heizungsrechner bis Angebotskonfigurator

Einen unabhängigen Heizungsrechner stellte Matthias Baur von Thermregio vor, einem 2016 gegründeten Start-Up Unternehmen (www.thermregio.de). Ziel war es, eine Lösung für das Handwerk zu schaffen, die auf der Firmenwebsite eingebunden werden kann und mit der der Endkunde ein erstes Preisgefühl bekommt. Baur erklärte, dass dabei vor allem die Herstellerneutralität im Vordergrund steht und der Rechner auf jeden Heizungsbaubetrieb individuell anpassbar ist. Die Abfrage des Online-Formulars beginnt dabei mit allgemeinen Gebäudedaten wie Baujahr und Etagen, schließt die bestehende Heizungsanlage und Dämmung mit ein und endet schließlich in einer Auswahl von möglichen Heizungssystemen. Der Clou dabei: Auf Basis der Daten erstellt das System ein Angebot, der Endkunde bekommt ein Endkundenangebot. Verschiedene Vorlagen sind möglich.

Laut Baur reiche den meisten Endkunden diese erste Information mit einem Hersteller, einem Preis sowie der Auflistung von Firmen schon aus. Der nächste Schritt besteht in der persönlichen Kontaktaufnahme. Der Betrieb erhält ein importierbares, vollwertiges Angebot und hat Zeit für ein Erstgespräch gespart. Zu Verfügung steht mittlerweile ebenfalls ein Bad-Budgetplaner. Auch ein Anwender, der Meisterbetrieb Lüpschen Sanitär+Heizung, bestätigte: Bei den vielen Anfragen, die das Unternehmen jeden Tag erreichen, spart der Rechner enorm Zeit.

Eine weitere Komponente in der digitalen Auftragsabwicklung stellte Fabian Weiss von der Immersight GmbH (www.immersight.com) vor: einen 3D-Showroom. Die digitale Ausstellung bietet eine Antwort auf die Frage, ob es eine eigene Ausstellung sein soll oder ob die Ausstellung des Großhandels reicht: Mit einem virtuellen Showroom ist beides möglich. Mit der Lösung, die die Kundenberatung vereinfachen soll, lässt sich durch Fotografie (360° Kamera) eine digitale Kopie eines Raumes erstellen. Somit können sowohl fertiggestellte Referenzen als auch Räume aus Großhandelsausstellungen erfasst und als virtuell „betretbarer“ Raum dargestellt werden. Über einen Controller kann der Kunde beispielsweise am Bildschirm in der Firma navigieren und per Tablet ist auch die Betrachtung bei Außeneinsätzen möglich. Zudem können alle Räume ebenfalls auf der Website des Betriebs gezeigt werden und sind so für Kunden jederzeit verfügbar. Die Lösung kann bei Immersight als Software-as-Service gemietet werden. Zur weiteren Information bietet Immersight Live-Webinare an. Darüber hinaus berichtete auch der SHK Profi schon im Beitrag „Die digitale Kundeberatung“ in der Ausgabe 1/2020 von der Lösung, online verfügbar unter „Heftarchiv“ oder über die Suchleiste.

Über Mobile Offer (www.mobile-offer.de), eine Software zum schnellen Erstellen von rechtssicheren Angeboten, berichtete Axel Dittmann. Das Experten-Tool für SHK-Fachhandwerksbetriebe, das Heizungskonfigurator und Bad-Konfigurator in einem ist, wurde konzipiert für den Einsatz auf dem Laptop im Endkundengespräch. Dank den hinterlegten 7.510 fertigen Stücklisten mit über 30.000 Unterpositionen sowie anpassbaren Arbeitszeiten erstellt der Konfigurator kein bloßes Budget, sondern detaillierte Stücklisten und eine Leistungsbeschreibung. Mehr zum Tool erfahren Sie in der Ausgabe 4/2021 des SHK Profi, in der ein Fachbeitrag zum Thema, inklusive Kundenstimmen, folgen wird.

Von Telefon-Sekretariat bis Wartungs-Routenplaner

Zu einem gern übersehenen, aber dennoch wichtigen Thema sprach Andreas Schlacht von der AS-Infodienste GmbH (www.as-infodienste.de): Dem Telefon-Sekretariat. Denn die telefonische Erreichbarkeit eines Betriebes stellt ein wichtiges Qualitätsmerkmal für Kunden dar: Zum Telefon wird meist in dringenden Angelegenheiten gegriffen, oft handelt es sich sogar um Notfälle. Gerade in solchen Situationen hilft es Kunden nicht weiter, wenn der angestammte Betrieb nicht erreichbar ist. Dies führt zu negativen Erfahrungen – eine zweite Chance gibt es selten. Hilfe bietet der Erreichbarkeitsservice von AS-Infodienste. Ein Mitarbeiter beantwortet Anliegen, nimmt Kontaktdaten auf, leitet zu Mitarbeitern weiter oder übernimmt die Notdienst-Koordination. Dies ist auch rund um die Uhr möglich. Zudem ist das Sekretariat flexibel einsetzbar: Es kann permanent gebucht werden oder nur bei Bedarf, für Urlaub, Stand-by im Hintergrund oder parallele Gespräche. Auch ein Rückrufservice ist möglich. Beim Kunden entsteht dadurch ein gefestigter Eindruck.

Vorgestellt wurde außerdem ein eigenes Werkzeug des Fachverbandes, die SHK Anfrage. Den Hintergrund zur Entwicklung gab die Borgmann Haustechnik GmbH, die oftmals Anfragen von potentiellen Kunden per Mail erhielt, in denen nur grobe Anliegen (z. B. „das Haus soll kernsaniert werden“) geschildert wurden – und der Betrieb dann feststellte, dass er die entsprechenden Leistungen gar nicht anbietet. Die Borgmann GmbH wünschte sich daher ein Tool, das schon per Online-Fragebogen Anfragen qualifiziert und wandte sich mit diesem Anliegen an den Fachverband. Entstanden ist schließlich ein Multifunktions-Tool, dessen Online-Formular für jeden Betrieb individuell konfiguriert werden kann. Der Verband stellt somit ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem beliebige Formulare gebaut werden können (neben Anfragen auch Zufriedenheitsbefragung, Bewerbungsformular, interne Kommunikation wie Inbetriebnahmeprotokoll). Die Daten werden dabei nur an den Betrieb weitergegeben.

Ebenfalls vorgestellt wurde ein SHK Service- und Wartungstool, das auf Anfrage der Fachverbände vom ZVSHK eingerichtet worden ist und exklusiv für Innungsbetriebe bereit steht. Das Anfragetool kann sowohl auf der eigenen Website eingebunden oder per Endverbraucherportal des ZVSHK (www.wasserwaermeluft.de) genutzt werden – die Aufträge erhalten Betriebe dann per Mail. Ein ausführlicher Beitrag zum Tool folgt demnächst ebenfalls im SHK Profi.

Ein weiteres, hilfreiches Tool bietet KWP (www.kwpsoftware.de). Mit dem Wartungs-Routenplaner lässt sich die auftragsbezogene Tourenplanung optimieren: So entfallen beispielsweise aufwendiges Nachtelefonieren und ineffiziente Touren. Stattdessen wird direkt über das Tool ein Terminvorschlag an den Kunden gesendet, den dieser zu etwa 90 % auch annimmt. Bei den Touren können Planstunden hinterlegt und Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter an­gegeben werden. Darüber hinaus wird berücksichtigt, wo der Monteur seine Route beginnt. Die Aufträge werden in einem Montageauftragsjournal zusammengefasst, das über eine Maske an das Tool zur Routenplanung angebunden ist. Insgesamt kann mit dem Routenplaner Fahrzeit eingespart werden. Die frühzeitige Planung mit einem Vorlauf von mehreren Wochen schafft nicht nur Effizienz, sondern kommt letztlich auch den Monteuren zugute.

Von Störmeldungen bis Cyberkriminalität

Eine einfache und doch sehr hilfreiche Lösung für Fehler und Störcodes an Heizungs- und mittlerweile auch Sanitärtechnik stellte Alber Kohl von stoercode.de vor. Hier geht es zum ausführlichen Fachbeitrag dieser Ausgabe.

Ein leichtgewichtiges Tool für eine digitale Projektakte ist die Cloud-Software MemoMeister (www.memomeister.com), die Achim Maisenbacher vorstellte. Für einen weniger chaotischen Nachrichtenfluss und eine bessere Information aller Beteiligten – auch des Kunden – bilden dabei Memos die Bausteine einer komplett digitalen, smarten Dokumentation. Dank Echtzeit-Synchronisation und Funktionen wie ausfüllbaren und signierbaren Formularen kann die Projektqualität einfach sichergestellt werden.

Die Softwarefirma Label Software (www.label-software.de) setzte ein Zeichen im Bereich der digitalen Auftragsabwicklung und Kundenkommunikation im Handwerk: Mittels eines an der Anlage des Kunden angebrachten Service-Stickers lassen sich zukünftig ohne telefonischen Vorabkontakt Kundenaufträge direkt in der Branchensoftware „Labelwin“ generieren. Das spart viel Zeit. Der große Vorteil für die SHK-Betriebe: Kein langwieriges hin- und her telefonieren mit dem Kunden. Einen gesonderten Fachbeitrag dazu finden Sie ebenfalls in der Ausgabe 4/2021 des SHK Profi.

Über das Thema Cyberkriminalität und Cybersicherheit sprachen Dagmar Stückemann von der IST Stückemann GmbH aus Bielefeld sowie Fr. Fröhlich von der Helmsauer Akademie (www.helmsauer-gruppe.de). Während die Firma Stückemann von einem Cyber-Angriff berichtete, ging Fr. Fröhlich auf die größten Gefahrenquellen und mögliche Sicherheitsmaßnahmen ein. So stehen nach wie vor Mails mit schädlichen Anhängen an oberster Stelle bei Gefährdungen, gefolgt von Ransomware und schwachen Passwörtern. Eine wichtige Maßnahme im Vorfeld ist ein Notfallplan, der üblicherweise einschließt: Unterbrechen aller Internetverbindungen und Ausschalten aller Geräte, das Kontaktieren eines professionellen Dienstleisters für Cyberkriminalität und nicht zuletzt das Bewahren von Diskretion – es sollte feststehen, welcher Kollege wann informiert wird und was genau er zu tun hat.

Der Fachverband SHK NRW stellte außerdem ein Portal für Arbeitssicherheit vor. Ausgehend von der Situation, dass Betriebe sich in Sachen Arbeitssicherheit mit einer Vielfalt an Vorschriften konfrontiert sehen, stellt das Portal eine Hilfestellung dar. Das Kernstück des Portals sind digitale Unterweisungen: Verschiedene Schulungen können für jeden Mitarbeiter festgelegt werden. Er wird digital daran erinnert, dass er diese absolvieren muss. Der Betrieb hat jederzeit die Übersicht, wer seine Unterweisungen schon erledigt hat.