Erfolgreiche interne Meetings
Mit Benimm-, Planungs- und OrganisationshilfenMeetings finden in jedem Unternehmen statt. Interne Meetings mit Abteilungsleitern oder einzelnen Abteilungen und externe Meetings mit Beratern und Kunden sind heutzutage etwas ganz Normales. Viele empfinden so ein Meeting als extrem hilfreich – andere halten es oft nur für reine Zeitverschwendung. Welche der beiden Thesen zutreffend ist, hängt eigentlich nur von der Vorbereitung ab. Ist ein Meeting gut organisiert und gibt es eine Art Tagesordnung, können alle wichtigen Punkte schnell und effizient abgehandelt werden. Hangelt man sich hingegen von Gedanken zu Gedanken, ohne einen Plan zu haben, wird viel Zeit verschwendet und man kommt nur selten zu einem Ergebnis.
Auch im Alltag von größeren Handwerksbetrieben nimmt die Notwendigkeit zu Besprechungen beträchtlich zu. Da Handwerksbetriebe im Gegensatz zu großen Unternehmen nur begrenzte Personalressourcen haben, wirken sich die Fehler einer falschen Planung und Durchführung von Meetings schnell negativ und kontraproduktiv aus. Die Mitarbeiter mancher Unternehmen verbringen oft einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Besprechungen und Sitzungen. Diese Fehler kann sich der Handwerksbetrieb natürlich nicht leisten. Aber auch ein Handwerksbetrieb ist nur erfolgreich zu führen, wenn Entscheidungen von einer breiten Mannschaft getragen werden. Wenn Sie Ihren Betrieb nach hierarchischen Methodiken führen, werden Sie keine Chance haben, ein bedeutender Volumenanbieter in Ihrer Region zu werden. Sie können gerade bei der Planung und Durchführung interner Meetings durchaus von der Vorgehensweise in großen Unternehmen lernen. Sie müssen es nur auf Ihre Betriebsgröße anpassen.
Hier eine kleine und sicher noch unvollständige Themenempfehlungen für Ihre internen Meetings:
Vor einer Sitzung sollte man sich fragen:
Doch sehr oft findet das Besprechungsziel leider nicht die verdiente Aufmerksamkeit, weil die Einladung zu einer Besprechung als rein administrative Routineangelegenheit angesehen wurde. Fehler bei der Einberufung führen dazu, dass die Effektivität der Sitzung beeinträchtigt wird. Darauf sollten Sie achten:
Je größer Unternehmen werden, je mehr bestimmen Meetings den Firmenalltag. Insbesondere die Ausarbeitung von Projekten oder Strategien bieten häufig Anlass für Meetings. Dennoch beschleicht jeden der Verdacht, sie könnten effektiver sein.
Nur wenn die Meetings als verbindlich und zielgerichtet wahrgenommen werden, bieten sie die Chance eines dauerhaften Erfolgs. Damit Meetings erfolgreich sind und von allen Teilnehmern als befruchtend erlebt werden, müssen ein paar Grundvoraussetzungen zusammentreffen:
Nur wenn diese Faktoren zusammentreffen, betrachten alle Beteiligten ein Meeting als effektiv und bereichern es durch ihre aktive Teilnahme.
Es ist durchaus interessant, sich mit den Methoden hochkreativer Meetings zu beschäftigen. Hier beschreibe ich Ihnen, wie in der projektorientierten Industrie oft gearbeitet wird: Hinter erfolgreichen internen Meetings steht oft die Idee des Mind Mapping, einem Strukturprinzip, das weitgehend den intuitiven Verarbeitungsmethoden des menschlichen Gehirns entspricht. Mit einer Software zum Mind Mapping wird jeder einzelne Tagesordnungspunkt als ein separater Hauptpunkt definiert und radial um das Kernthema gruppiert. Jedem Hauptpunkt können Unterthemen beigefügt werden. So entstehen als Verzweigungen visualisierte Strukturen, die einerseits multidimensional komplexe Sachverhalte abbilden, dennoch aber einfach zu erfassen sind. Bereits in der Planungsphase unterstützt die Dokumentenvorlage „Meeting“ den Anwender bei seinen Vorbereitungen. Teilnehmer, Termine, Themen – alles kann in einer „Business Map“ angelegt werden. Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind bereits jetzt mittels Prioritäten-Symbolen festgelegt. Durch die Integration mit den gängigen Office-Programmen lassen sich bereits vorhandene Dokumente in die Struktur einbinden, so dass jedem Teilnehmer eines Meetings alle Informationen bereits vorab übersichtlich zur Verfügung stehen. Auch Teilnehmer ohne die Software gelangen zu den Informationen: Die mit Mind Manager erstellte „Business Map“ lässt sich in PDF exportieren und dann versenden. Während eines Meetings können Verknüpfungen sehr schnell wieder aufgehoben und an anderer Stelle neu eingebunden werden. Jede Bemerkung, jedes neue Dokument lässt sich unmittelbar an der passenden Stelle einfügen. Auf diese Weise entsteht ein lebendes Dokument, das sich flexibel an den Fortgang eines Meetings anpassen lässt und jederzeit den exakten Status bildhaft darstellt. Sind alle Punkte erledigt, haben alle Teilnehmer ein eindeutiges und von allen akzeptiertes Protokoll in Form einer „Business Map“ zur Hand. Das Protokoll kann aber auch in andere Formate exportiert werden. In ihm können zum Beispiel durch die Integration mit Microsoft Outlook oder Microsoft Project bereits „Tasks“ und „Meilensteine“ festgelegt sein, die für jeden Teilnehmer transparent sind und unmittelbar in dessen persönlicher „Taskleiste“ auftauchen. Auch in der Nachbereitung des Meetings leistet diese Integration gute Dienste: Ist ein „Task“ von einem Teilnehmer abgearbeitet oder ein Meilenstein erreicht, wird die „Business Map“ automatisch für alle aktualisiert. Dadurch wird die „Meeting-Agenda“ letztlich zum „Projektmanagement-Tool“ ohne Medienbrüche. Damit lässt sich jedes Meeting weitaus effektiver und effizienter gestalten. Alle Beteiligten gehen aus dem Raum und wissen genau, wo ihre Aufgaben liegen und in welchen Zeiträumen sie sie erledigen müssen, um das gesamte Projekt zum Erfolg zu führen. Ich persönlich wende diese Methode gelegentlich bei umfassenden und langfristigen Projekten an. In der Regel arbeite ich jedoch nach meiner selbst entwickelten „MetaFol“-Technik. Hierzu in einer späteren Veröffentlichung mehr.
Mit dem Kaffeebecher an den Konferenztisch? Das Handy auf den Tisch legen oder lieber ausschalten? Es gibt einiges, das man in Meetings beachten sollte. Ich gebe Ihnen hier einige Hinweise, was in Besprechungen erlaubt ist, und was Sie lieber lassen sollten:
