Büroalltag organisieren
DMS-System für jedermann
Wie sieht ein zeitgemäßes Ablagesystem in einem Handwerksbetrieb aus? Konventionelle Aktenordner, die manuell gefüllt werden, gehören der Vergangenheit an. Deutlich zeit- und platzsparender ist eine digitale Büroorganisation. Udo Kleinwächter vertraut auf „PaperAir“ von Avision (www.avision.com). Vor rund vier Monaten wurde das Dokumenten Management System (DMS) in seinem Betrieb eingeführt.
Udo Kleinwächter betreibt seit Jahren im niederrheinischen Grevenbroich die Letrosan AG, das bundesweit größte Unternehmensnetz für Sanierungen bei Wasser-, Sturm- und Brandschäden. Der gelernte Gas-, Wasser- und Heizungsinstallateur mit eigenem Meisterbrief kümmert sich auch um die komplette Büroarbeit seiner langjährigen Handwerksfirma. Hier organisiert Udo Kleinwächter auch die Belegverarbeitung und das Ablagesystem, bevor die Unterlagen zum Steuerberater weiterwandern. Sämtliche Belege, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Mahnungen, alles musste bislang manuell sortiert, gesucht und aufbewahrt werden. „Das war extrem kompliziert und ineffektiv, vor allem aber sehr zeit- und platzaufwendig und hat den Arbeitstag stark geprägt und ausgebremst“, berichtet Udo Kleinwächter.
Das papierlose Büro
Vor einigen Monaten erhielt der Handwerksmeister die Empfehlung eines guten Freundes zur Umstellung auf die digitale Büroverwaltung mithilfe einer digitalen Dokumenten- und Belegverarbeitung. Die Lösung hieß „Avision PaperAir215“ – das „DMS für jedermann“. Dabei handelt es um eine innovative Applikation des renommierten Scanner-Herstellers Avision zur digitalen Belegverarbeitung und Realisierung des sogenannten „papierlosen“ Büros. In Verbindung mit dem Dokumenten-Scanner „Avision AD215“ wandelt „PaperAir“ jede konventionelle Zettelwirtschaft in ein zeitgemäßes, elektronisches Ablagesystem. Diese Erfahrung machte auch Udo Kleinwächter, aus dessen Büro das moderne „PaperAir215“ System heute nicht mehr wegzudenken ist. “Durch ‚PaperAir215‘ in Verbindung mit dem Avision Dokumenten-Scanner wird das papierlose Büro Realität“, ist der Firmeninhaber sicher.
Dokumentensuche leicht gemacht
„Mit dem leistungsstarken Scanner erfasse ich alle eingehenden Faxe, eingehende und ausgehende Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Belege usw., eben alles, was in Papierform Relevanz für unseren Betrieb hat“, erklärt Kleinwächter. Bei der Dokumentenerfassung ist keine komplizierte Namensgebung notwendig, da die OCR-Texterkennung des „PaperAir“ Managers während des Scans alle Wörter automatisch liest und speichert. Anhand dieser Stichworte lassen sich alle Dokumente bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden. Die Suche nach benötigten Dokumenten wird so kinderleicht - egal ob 10 oder 10.000 Papiere hinterlegt sind. Für gescannte Fotos können bei der Speicherung sehr einfach Such- oder Stichworte manuell eingegeben und später mühelos wiedergefunden werden.
Genauso einfach lässt sich mit Hilfe des „PaperAir“ Managers auch die Weiterleitung der gescannten Dokumente an bestimmte Ziele bewerkstelligen. Mit nur einem weiteren Tastendruck sorgt „PaperAir“ für den „fliegenden Transfer“ von wichtigen Dokumenten und Unterlagen an die gewünschten E-Mail-Adressen, Cloud-Server, Drucker oder sonstige Empfänger.
Fazit
Unternehmer Kleinwächter findet auch für den Dokumenten-Scanner selbst nur lobende Worte: „Der ‚Avision AD215‘ ist die ideale Ergänzung zu dem ‚PaperAir‘ System. Er scannt in einer hervorragenden Qualität, schafft problemlos auch ganze Stapel unterschiedlichster Belege, ist sehr platzsparend, einfach zu bedienen und sehr zuverlässig.“ Auch die Umstellung auf das neue „PaperAir“ System sei, so Kleinwächter, selbst für Laien sehr einfach gewesen. „Die Installation, Einarbeitung und Beratung durch die kompetenten Avision-Mitarbeiter war vorbildlich, problemlos und schnell erledigt“, erzählt der Firmeneigentümer. „Die Vorteile der Umstellung auf die digitale Büroverwaltung sind gravierend. Eine Rückkehr zu dem alten System ist für uns undenkbar und sicherlich können noch viele vergleichbare Unternehmen von den Möglichkeiten des ‚PaperAir215‘ Systems profitieren“, lautet das Fazit von Udo Kleinwächter.
