Kostensenkend arbeiten dank optimiertem Materiallager

Nach der Optimierung durch Paulus-Lager hat jedes Teil seinen Platz und kann schnell gefunden werden.
Quelle: Paulus-Lager

Das Verhältnis zwischen Material- und Lohnanteil hat sich innerhalb der letzten Jahrzehnte gewandelt. Der Gedanke, Material sei die kostbarste Ressource im Unternehmen, ist nicht mehr zeitgemäß. Während – und hierbei bestätigen Ausnahmen die Regel – Materialkosten mittlerweile auf einem relativ niedrigen Niveau geblieben sind, wurden sie von den Lohnkosten inflationsbedingt überholt. Arbeitszeit ist demnach kostbarer als Material.

Wie viele Stunden verschwendet ein Mitarbeiter oder gar der Chef selbst bei der Suche nach Material? Wie oft vermüllen Reste monatelang das Lager und blockieren wichtigen Platz? Wie oft überprüft man die Lagerbestände, weil man sich nicht sicher ist, ob genug Ware vor Ort ist? Dieser Problematik setzt Paulus-Lager „Kanban“, ein Lagerkonzept aus dem Lean Management im Automobilbau entgegen, das nicht nur einfach umzusetzen ist, sondern die einzelnen Prozesse so weit optimiert, dass der Betrieb selbstständig und dauerhaft erfolgreich wirtschaftet.

Die fünf Schritte zum Erfolg

Die Umsetzungsdauer für ein jeweiliges Projekt liegt bei Paulus-Lager zwischen sechs und acht Monaten. Die Amortisationsdauer ist in der Regel auch nicht länger. Je nach Betriebsart und -größe werden hierbei immer fünf Schritte im Einführungsprozess durchlaufen: Das Team von Paulus-Lager schult sämtliche Mitarbeiter des Betriebs und beteiligt alle an der Neuorganisation des Lagers.
Quelle: Paulus-Lager

  Ein häufiger Anblick in Handwerkslagern: Material wird ziellos abgestellt und nur mühsam wiedergefunden.
Quelle: Paulus-Lager

Ein häufiger Anblick in Handwerkslagern: Material wird ziellos abgestellt und nur mühsam wiedergefunden.

Quelle: Paulus-Lager

1.   Zuerst kommt die Prozessanalyse. Der Istzustand von Lager und Materialwirtschaft wird unter die Lupe genommen und auf Optimierungspotenzial geprüft. Die hierbei entstehende Analysecheckliste dient als Arbeitsgrundlage für das gesamte Projekt und ist daher besonders wichtig.

2.  Bei der folgenden Prozessoptimierung werden Verfahren neu definiert und effizienter gestaltet. Dabei wird nach dysfunktionalen Abläufen gesucht, die es zu verbessern gilt. Ziel ist es, so wenig Zeit und Manpower wie möglich in die Lagerhaltung zu stecken, um mehr Zeit für die eigentliche Arbeit und Freizeit verwenden zu können.

3. Die Lagerplanung stimmt gewonnene Resultate der Prozessoptimierung ab.

4. Im Strukturprojekt wird das Lager physisch neu konstruiert. Es werden Regale neu arrangiert, auf die Prozesse angepasst und bei dieser Gelegenheit das Standardmaterial von der Kommissionsware getrennt. Dabei werden möglichst viele vorhandenen Lagerregale wiederverwendet, um weitere Kosten zu sparen. Alle Mitarbeiter des Betriebs sind bei der Umstrukturierung gefragt und müssen selbst Hand anlegen. Damit sich alle mit dem neuen System identifizieren und einbringen, wird unter Expertenaufsicht ausgemistet. Übrig bleibt nur, was tatsächlich gebraucht wird.

5.  Eine stabile Routine, die von allen Mitarbeitern anschließend im Regelbetrieb beherrscht wird, ist maßgeblich für den langfristigen Erfolg des Projekts.

Alle Vorteile auf einen Blick

Standardmaterial hat bei Paulus-Lager feste Lagerplätze mit einer Regalbeschriftung und einer Bestellkarte, die Materialart, Mindest- und Höchstmenge zeigen. Wird die Mindestmenge durch Entnahme von Material unterschritten, entnimmt der Mitarbeiter zusammen mit dem Material die Bestellkarte mit einem Barcode aus der Beschriftungsschiene und legt sie dem zuständigen Kollegen in ein Ablagefach, damit er das Material nachbestellen kann. Diese Ablagefächer werden an zwei fest definierten Tagen ausgeleert und das Material anhand der definierten Mengen nachbestellt. Der nächste Mitarbeiter, der an das Regal kommt, bevor die Materiallieferung eingetroffen ist, sieht sofort, dass die Bestellkarte nicht mehr in der Beschriftungsschiene steckt – die Mindestmenge des Materials ist also nicht mehr vorhanden, die Nachbestellung aber schon angestoßen. Bei Kommissionsware dagegen arbeitet man mit detaillierten Projektangaben am Regal, um eine fehlerfreie Nutzung zu gewährleisten. Vorhandene Regale werden nach Möglichkeit übernommen. Aufbewahrungsboxen, die nicht zur Effizienz des Lagers beitragen, werden rigoros ausgemistet.
Quelle: Paulus-Lager

  Fällt der Bestand eines Materials unter die Mindestmenge, wird die Bestellkarte einfach aus der Etikettschiene am Regal genommen und für die Nachbestellung abgelegt.
Quelle: Paulus-Lager

Fällt der Bestand eines Materials unter die Mindestmenge, wird die Bestellkarte einfach aus der Etikettschiene am Regal genommen und für die Nachbestellung abgelegt.

Quelle: Paulus-Lager

Die Warenannahme und Warenprüfung können durch den Lageristen oder andere Mitarbeiter erfolgen. Lieferfehler werden hier bereits abgefangen. Die Rechnungsprüfung und Nachkalkulation kann von einer Verwaltungskraft übernommen werden und ist nicht mehr zwingend Chefsache.

Auch die Produktion bzw. Auftragsabwicklung wird durch das Verfahren beschleunigt. Jeder Mitarbeiter kennt den genauen Lagerort seiner kontinuierlich verfügbaren Ware. Das spart jede Menge Zeit. Baustellenrücklauf kann schnell abgewickelt werden, indem dieser entweder an den festgelegten Lagerort einsortiert, Retour gesendet oder als Rest gemanagt wird. Eine Entsorgung des Baustellenrücklaufs erfolgt im festen Turnus. Der Lagerbestand ist stets aktuell und einsehbar. Das vereinfacht die Kalkulations- und Abrechnungsphasen. Eine Inventur ist ebenfalls jederzeit möglich – unterstützt durch die Software eines Kooperationspartners von Paulus-Lager.

Fazit

In Zeiten von Fachkräftemangel und Energiewende ist das Konzept von Paulus-Lager gerade unter SHK-Fachbetrieben so gefragt wie nie. Kürzlich vergrößerte sich das Team aus Greven, um den steigenden Anfragen gerecht werden zu können und mehr Betriebe dabei unterstützen zu können, die steigende Auftragslage effizienter zu bewältigen. Für neue Anfragen ist Paulus-Lager dabei jederzeit offen. Auf der Firmenwebseite haben Interessierte daher die Möglichkeit, sich über die Arbeit des Betriebs zu informieren und direkt einen Termin für ein Kennenlerngespräch zu vereinbaren.