Durchblick verschaffen im Tool-Dschungel

Im deutschen Handwerk existieren laut Handwerkskammer Stuttgart aktuell 130 verschiedene Ausbildungsberufe und nach Angaben des Zentralverbands des deutschen Handwerks rund 1 Mio. Betriebe, in denen 5,6 Mio. Angestellte tätig sind. Die Größe der Betriebe reicht dabei von einem bis zu mehreren tausend Mitarbeitern. Damit ist „Das Handwerk“ als Markt für Software-Lösungen vermutlich so heterogen wie kein anderer. Speziell im SHK-Handwerk gibt es nach Schätzungen des ZVSHK etwa 48.700 Betriebe mit insgesamt 391.900 Mitarbeitern. Ein schneller und ungehinderter Informationsaustausch zwischen Baustelle und Büro ist eines der zentralen Anliegen bei der Digitalisierung im Handwerk.
Quelle: Clipdealer

Verschiedene Gewerke und Betriebsgrößen haben sehr individuelle Anforderungen an Software. Handwerksunternehmen, die ihren Betrieb digitalisieren möchten, müssen sich daher erst einmal darüber klar werden, welche Möglichkeiten es gibt und was sie von der neuen Technologie erwarten. Darauf aufbauend können sie den eigenen Bedarf evaluieren, ein Budget festlegen und Lösungen verschiedener Anbieter vergleichen.

Wo kann Handwerker-Software den Alltag unterstützen?

Software kann Handwerker auf vielfältige Weise unterstützen. Zum einen im Büro, um beispielsweise Rechnungsstellung, Ablage und Kunden besser zu organisieren und unproduktive Stunden zu reduzieren. Viele Betriebe setzen auch bereits seit längerem auf technische Software wie CAD – wirklich neu ist das nicht. 

Vorhandene Software arbeitet allerdings oft als Insellösung. Was das Handwerk heute benötigt, um Betriebe effizient zu digitalisieren, sind integrierte Lösungen, die als 360-Grad-Plattform die technischen und kaufmännischen Bereiche verbinden, gewerkespezifisch ausgerichtet sind und mobile Geräte unterstützen.

Ein Beispiel: In einem digital gut aufgestellten Betrieb können sich Mitarbeiter morgens an einem Arbeits-Tablet über die anstehende Tagesplanung informieren und in einem Zeiterfassungssystem einstempeln, das ihre Arbeitszeit digital erfasst. Anfahrten können dabei besonders berücksichtigt werden. Automatische Zeiterfassung per App hat nicht nur Vorteile für handwerkliche Mitarbeiter, sondern auch das Büro profitiert durch die digitale Erfassung der Arbeitszeit in Echtzeit. So muss niemand mehr Rapportzetteln hinterherlaufen und anschließend alle Informationen für die Gehaltsabrechnung händisch zusammentragen. Auch Spesenabrechnungen lassen sich über solche Systeme digital verwalten. Nach und nach werden bei der Digitalisierung des Handwerksbetriebs alle Abläufe integriert.
Quelle: Clipdealer

Vorgesetzte können sich durch Planungs-Tools auch sehr gut einen aktuellen Überblick verschaffen, wer sich krankgemeldet hat, im Urlaub ist oder den Bereitschaftsdienst an Wochenenden übernimmt. Entsprechende Zuschläge werden im letzten Fall automatisch auf die Stunden addiert.

Auch vor Ort auf der Baustelle helfen diese Tools enorm: Sie unterstützen beispielsweise durch sichere Messenger Apps, die auch eine direkte Anbindung zum System in der Zentrale haben, die Kommunikation der im Einsatz befindlichen Handwerker mit dem Büro. Dadurch kann viel Zeit für Telefonate eingespart werden und es gehen keine Informationen verloren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dokumentation von durchgeführten Arbeiten, die direkt inklusive Fotos vor Ort angefertigt werden und an die Zentrale übermittelt werden kann. Aufmaß ist ebenfalls ein Aspekt, bei dem digitale Lösungen viel Zeit sparen können. Systeme mit Mobilintegration erlauben es, den vor Ort auf der Baustelle ermittelten Materialbedarf direkt mit der Zentrale zu teilen. Das dortige System ist im Idealfall direkt per Software-Schnittstelle mit einem oder mehreren Großhändlern verbunden. Das Ganze erleichtert den Planungs- und Bestellprozess erheblich, da zwischendurch nichts mehr abgetippt, kopiert oder gefaxt werden muss. Die Prozessbeschleunigung, aber auch die starke Reduktion von Fehlern sind dabei direkte Vorteile.

Wie gehen Unternehmen konkret vor?

OneQrew will Handwerker auf dem Weg in die Digitalisierung begleiten und dabei der digitale Berater im Werkzeuggürtel werden.
Quelle: Clipdealer

Die Möglichkeiten von Digitalisierung zu profitieren sind also vielfältig – ebenso wie die auf dem Markt verfügbaren Angebote. Hier kann es schwerfallen, sich für die passende Lösung zu entscheiden. Dabei kann die folgende Checkliste helfen:

Den eigenen Stand bestimmen: Das Niveau von Digitalisierung ist in den Betrieben natürlich sehr unterschiedlich und die wenigsten starten von Null. Daher ist es wichtig, zu evaluieren, auf welchen Infrastrukturen man aufbauen kann. Die Handwerkskammern bieten dazu beispielsweise einen Digitalisierungscheck an, um die eigene Situation besser einzuschätzen. Für größere Betriebe lohnen sich auch Prozess- und Auswahlberater, wie bspw. das Hamburger Unternehmen axenis. Solche Teams unterstützen mit eigener Erfahrung im Handwerk den Prozess der Statusermittlung, Tool-Auswahl und auch Einführung.

Ziele und Bedarf festlegen: Ausgehend von der Standortbestimmung sollten Betriebe Ziele definieren, die sie durch Digitalisierung erreichen wollen. Daran anschließend können sie definieren, was eine Lösung können muss, um für sie in Frage zu kommen. In diesem Schritt sollte auch bereits über das zur Verfügung stehende Budget und erwartete Einsparungen im Gegenzug nachgedacht werden. Unternehmen sollten auch prüfen, ob sie für Förderprogramme in Frage kommen.

Angebote sichten und vergleichen: Nachdem die wichtigsten Parameter abgesteckt sind, können die Handwerker passende Lösungen recherchieren. Neben der eigenen Recherche können dabei auch Vergleichsseiten zu Rate gezogen werden. Oder auch mal klassisch einen befreundeten Handwerker nach einer Empfehlung fragen.

Anpassbarkeit prüfen: Ist eine interessante Lösung gefunden worden, sollten Unternehmen prüfen, ob sie auch wirklich zu ihren definierten Anforderungen passt oder ob die Anbieter gegebenenfalls individuelle Anpassungen vornehmen können. Ein unverbindliches Beratungsgespräch oder die Durchführung einer Demo können hier Klarheit bringen. Wichtiger Tipp: Lieber mal einen Prozess standardisieren als mit Bedacht strukturierte Anwendungen zu „verbiegen“. Das rächt sich später oft in mangelnder Updatefähigkeit. Anpassungen sollten daher möglichst über sogenanntes Customizing vorgenommen werden und nicht in Form von Individualprogrammierungen. So profitiert man auch langfristig von der Innovationskraft des Softwareanbieters.

„Siloisierung“ bedenken: Das ultimative Allzweckwerkzeug gibt es auch in der IT nicht und oft sind spezialisierte Einzel-Tools notwendig. Dabei sollten Betriebe darauf achten, dass diese interoperabel sind und nicht sogenannte Silos bilden. Das bedeutet, dass Daten praktisch in einem isolierten Programm gefangen sind und daraus nur schwer exportiert werden können. Um das zu vermeiden kann sich die Zusammenarbeit mit einem Plattformanbieter lohnen, der verschiedene spezialisierte, aber interoperable Tools und Lösungen zusammenbringt.

Delivery- und Preismodell festlegen: Wie jede andere Software auch sind Handwerkerlösungen heute in verschiedenen Modellen erhältlich. Zum einen als Kaufmodell, in dem man eine Lizenz erwirbt und jährlich einen Beitrag für die Wartung sowie in der Regel Support zahlt. Zum anderen werden zunehmend Mietmodelle nachgefragt. Weiter stellt sich die Frage nach Cloud oder Vor-Ort-Installation. Dabei geht der Trend klar zur Cloud. Sie ermöglicht innovative Anwendungen wie die Mobilintegration, nutzungsbasierte Abrechnung und Betriebe müssen sich nicht um Updates kümmern. Aber auch Angebote zur lokalen Installation im Betrieb werden weiter stark nachgefragt. Bei beiden Modellen ist die Software in der Regel in verschieden ausgestatteten Paketen erhältlich und Handwerker müssen entscheiden, welches am besten zu ihrem Betrieb passt.

Fazit

Die passende Softwarelösung auszuwählen, die perfekt auf den eigenen Handwerksbetrieb zugeschnitten ist, kann eine Aufgabe darstellen, die zunächst überfordernd oder gar einschüchternd wirkt. Allerdings müssen sich Unternehmer klar machen, dass ohne eine digitale Lösung im Betrieb in der Regel deutlich weniger Umsatz und Gewinn möglich ist. Die richtige Softwareauswahl ermöglicht es, Routineaufgaben schneller und zuverlässiger zu erledigen, sowie zu jeder Zeit einen besseren Überblick über die laufenden Projekte und das Material im Zulauf zu haben. Man verbringt also weniger Zeit im Büro und mehr Zeit beim Kunden im Handwerk – was neben der eigenen und der Zufriedenheit der Mitarbeiter auch die Umsätze steigen lässt. Handwerksbetriebe sollten bei der Entscheidungsfindung daher Schritt für Schritt vorgehen und sich im Rahmen der Entscheidung auch den Kundenservice anschauen. Dann kann bei der Einführung eines digitalen Helfers kaum mehr etwas schiefgehen.