Zahlenhandwerk im Griff?
Controlling schafft den Überblick
Warum sind – gemäß geflügeltem Ausdruck – “viele Handwerker pleite, nur sie wissen es noch nicht”? Für Insolvenzen, auch im deutschen Handwerk, gibt es eine Vielzahl von Gründen. Eine der wichtigsten Ursachen ist ein oft nachlässiger Umgang mit kaufmännisch relevanten Daten und Kennzahlen, also ein schlechtes Controlling. Denn wer die richtig im Griff hat, bei dem treten ein Großteil wirtschaftlicher Probleme erst gar nicht auf.
Viel zu selten haben Gewerbetreibende, vor allem Handwerker, einen genauen Überblick über ihre kaufmännische, heißt, ihre betriebswirtschaftliche Situation. Die vorhandenen Datenbestände des Auftrags- und Rechnungswesens werden nur sehr selten ausgewertet und aufbereitet und damit fehlen wichtige Kontrollfunktionen und in der Folge die Möglichkeit der gezielten Steuerung des Betriebs.
Überlebenswichtig: Controlling
Gute handwerkliche Arbeit ist die eine Seite des Geschäftserfolgs. Fingerspitzengefühl und Erfahrungswerte sind zwar für die Führung eines Handwerksbetriebs nach wie vor überaus wichtig, doch sie sind für das Überleben des Betriebs nicht immer ausreichend. Um im Geschäft zu bleiben, sollte jeder Betriebsinhaber zusätzlich wissen, wie sein Unternehmen wirtschaftet, wie er sich am besten vermarktet, wie der Markt aussieht und wie er Angebote und Kosten richtig kalkuliert. Deshalb müssen sich die Betriebe neben ihrer handwerklichen Tätigkeit ebenso mit kaufmännischen Fragen und Steuerungsinstrumenten beschäftigten, um in jeder betrieblichen Situation die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Controlling steht als Oberbegriff für diese Art der kaufmännischen Steuerung des Betriebes.
Der Mehrheit der Handwerker ist der Begriff des Controllings allerdings unbekannt. Nur gut ein Drittel der Befragten, die diesen Begriff kennen, setzt dieses Instrument in ihrem eigenen Betrieb ein. Eine Studie von Dr. Markus Glasl, dem stellvertretenden Geschäftsführer am Münchner Ludwig-Fröhler-Institut für Handwerkswissenschaften, beweist: Betriebe, die über ein gut funktionierendes und ausgebautes Rechnungswesen sowie über eine moderne Kosten- und Erlösrechnung verfügen (eine Form des Controllings), sind wesentlich erfolgreicher im Markt als ihre Mitbewerber ohne Controlling.
Grundsätzlich unterschieden wird zwischen operativem und strategischem Controlling: Operatives Controlling bezieht sich auf bestimmte, kurzfristige Zeiträume (z.B. das Geschäftsjahr) und zielt hauptsächlich auf die Erhaltung der Liquidität und die Sicherung der Rentabilität ab. Strategisches Controlling beschäftigt sich mit der längerfristigen Firmenpolitik. Hier sammelt, strukturiert und interpretiert man Informationsdaten über längere Zeiträume, um zukunftsweisende Signale für das Unternehmen zu erkennen.
Während die Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung für jeden Betrieb Pflicht ist, ist Controlling freiwillig. Zu Controlling-Instrumenten zählen unter anderem die Budgetierung, betriebswirtschaftliche Auswertungen, die Liquiditätsplanung und betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Sie dienen sowohl zur Ermittlung der Liquidität und Rentabilität als auch zur Feststellung der eigenen betrieblichen Leistung, zur Bestimmung der Auslastung des Betriebes und zur Budgetkontrolle, zur Bilanzierung und zur Bilanzanalyse.
Praktisch in jeder Software enthalten
Auch wer kein Controlling in seinem Unternehmen durchführt, der verfügt in der Regel über eine Buchhaltungssoftware oder, besser noch, eine spezifische Handwerkerlösung, mit der er Angebote kalkulieren kann, Aufträge bestätigt, Material bestellt und Rechnungen schreibt. Derlei Software ist heute, je nach Anzahl der Personen, die sie im Betrieb nutzen, bereits ab circa 700 € erhältlich und kostet, je nach Anbieter und Ausbaustufe, bis zu einigen tausend Euro. Alle Daten zu allen Vorgängen, die mittels Software bearbeitet werden, legt das Programm in einer Datenbank ab, auf die es, nachdem der Benutzer bestimmte Auswertungsfunktionen aufruft, zugreift und diese automatisch unter Zuhilfenahme der entsprechenden Formel entweder in Tabellenform oder als Diagramm ausgibt.
In der Regel verfügen alle diese Lösungen über integrierte Auswertungsmöglichkeiten, beispielsweise zu Umsätzen pro Kunde, zum Materialaufwand, zu Fixkosten, für die Kalkulation von Stundensätzen, Aufschlagskalkulationen, Monatsvergleiche und mehr. Eine Offene Posten-Verwaltung oder/und Nachkalkulation lassen sich gegebenenfalls hinzukaufen. Auch alle üblichen im Markt erhältlichen Handwerkerpakete enthalten meist Standard-Controlling-Funktionen.
Wer umfangreichere oder individuellere Auswertungen wünscht, der kann diese teilweise entweder im Programm individuell erstellen oder aber, darüber verfügen die meisten Handwerkerprogramme, in Excel exportieren und dort beliebig weiterverarbeiten. Der Nachteil von Excel-Lösungen: Verändern sich Werte, beispielsweise durch neue Aufträge, Zahlungen oder dergleichen, müssen jedes Mal händisch alle Daten entweder in Excel ergänzt oder neu exportiert und alle Tabellen, Auswertungen und Übersichten gegebenenfalls neu berechnet werden. Die Fehlerquote steigt erheblich.
