Prüfung von Eingangsrechnungen

Digitale Rechnungsprüfung im Büro
Quelle: Label Software Gerald Bax

Ein Aufwand, der sich lohnt

Wer seine Eingangsrechnungen regelmäßig prüft, stellt schnell fest, dass fehlerhafte Rechnungen keine Seltenheit sind. Die Fehlbeträge, die im Laufe eines Jahres zusammenkommen, sind oft erheblich. Wer einmal mit der Prüfung begonnen hat, will nicht mehr darauf verzichten. Doch viele Betriebe scheuen immer noch den Aufwand einer lückenlosen Prüfung. Digitalisierung reduziert diesen erheblich und schafft damit neue Möglichkeiten.

Worum geht’s bei der Rechnungsprüfung?

Bei der Prüfung geht es um die Frage, ob zu viel berechnet worden ist. Bei einer Abweichung muss eine Reklamation erstellt werden.

Zu prüfen ist, ob

die richtigen Produkte,

in der richtigen Menge,

zum richtigen Preis

berechnet werden.

Produkte und Mengen werden mit Hilfe des Lieferscheins geprüft. Bleibt also noch der Preis – hier ist die Sache etwas aufwendiger.

Welcher Preis ist für die Prüfung relevant?

Hier stellt sich die Frage nach der Vergleichsgröße:

Bei Projekten sind es die dafür vereinbarten Projektpreise.

Für das Tagesgeschäft nimmt man die Preise einer Jahresvereinbarung, wenn es eine solche gibt.

Gibt es eine schriftliche Bestellung mit Preisen, sind es die darin angegebenen Preise bzw. die Preise der Bestellbestätigung. Diese sollten aus den Projekt- oder Jahresvereinbarungen stammen.

Eine Auftrags-/Bestellbestätigung dient auch im Falle einer telefonischen Bestellung als Beleg.

Liegt keine dieser Größen vor, bleiben nur die Preise aus den Stammdaten. Voraussetzung dafür ist eine regelmäßige Preispflege.

Eine gute Branchensoftware ermöglicht an der Stelle den einfachen Zugriff auf zwei weitere Vergleichspreise:

den Preis, den man in der Vergangenheit für das Produkt bezahlt hat, Stichwort „Preishistorie“ und

den Preis, den man bei anderen Lieferanten bezahlen würde

Beide Informationen spielen bei der aktuellen Rechnungsprüfung keine Rolle, sie sind aber für die nächste Bestellung von Bedeutung.

Was macht die Rechnungsprüfung so aufwendig?

Einfach ist es, wenn eine Bestellung mit Preisen vorliegt und genau die bestellte Menge auch geliefert wurde (Prüfung über Lieferschein).

Die Praxis sieht häufig anders aus:

Bestellungen erfolgen oft auf Zuruf ohne Bestellbestätigung. Dann stellt sich die Frage, was am Telefon zu welchem Preis bestellt wurde?

Sonderpreise für Projekte wurden bei der Bestellung nicht angegeben und sind nicht dokumentiert.

Die Lieferung und Berechnung von Teilmengen verhindern selbst bei Bestellungen aus der EDV eine einfache Kontrolle über die Gesamtsumme.

Aus diesen Gründen verursacht die lückenlose Rechnungsprüfung oftmals einen hohen Arbeitsaufwand und entsprechende Personalkosten. Um diese zu sparen, werden nur stichprobenartig ausgewählte Positionen geprüft oder die Prüfung entfällt gänzlich. Dass ein Unternehmen damit günstiger wegkommt, ist zu bezweifeln. Der hohe Arbeitsaufwand kann durch digitale Arbeitsweise abgefangen werden.

Wichtig ist hier das bewährte Rechnungsformat ZUGFeRD. Für die Nutzung ist es optimal, wenn der gesamte Beschaffungsprozess über die Branchensoftware erfolgt, aber auch bei der Thekenabholung ist eine Prüfung möglich. Dabei ist es wichtig, die richtige Kommissionsnummer / Projektnummer / Auftragsnummer anzugeben. Die Rechnungsprüfung kann immer gegen Projektpreise, Jahresvereinbarungen und Stammdaten erfolgen. Liegen die Bestelldokumente und Lieferscheine auch digital vor, kann die Rechnungsprüfung auch damit erfolgen.

Automatische Rechnungskontrolle bei ZUGFeRD-Rechnungen

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Datenformat. Sie stellt alle Daten für den Menschen lesbar im PDF-Format und zusätzlich maschinenlesbar im XML-Format zur Verfügung. ZUGFeRD-Rechnungen können entweder vom Lieferanten per Mail versendet oder von der Branchensoftware automatisch abgeholt werden.

Beispiel einer Prüfmaske: Preisvergleich Eingangsrechnung Label Software
Quelle: Label Software Gerald Bax

Da eine ZUGFeRD-Rechnung nach außen hin eine normale PDF-Datei ist, spart man sich für das Dokumentenarchiv den Scanvorgang.

Weil die ZUGFeRD-Rechnung maschinenlesbar ist, kann sie von der Branchen­software verarbeitet werden und die manuelle Erfassung einer Eingangsrechnung entfällt. Je nach Software wird damit die Erfassmaske gefüllt und muss nur noch bestätigt werden. Abweichungen aufgrund einer im Hintergrund laufenden Rechnungsprüfung können sofort angezeigt werden. Vertraut sind die Hinweise in Grün, wenn alles Okay ist und in Rot, wenn relevante Abweichungen vorliegen. Nur bei Abweichungen lohnt sich der nächste Schritt mit einem Blick in die Details (siehe Bild).

Reklamation

Neben der Prüfung sollte auch der Reklamationsprozess automatisiert werden. Es nutzt ja nichts, wenn die Prozesskosten der Reklamation möglicherweise die Einsparungen übersteigen. Im Falle von Unstimmigkeiten sollte automatisch eine E-Mail an den Lieferanten erstellt werden, die den Fehler beschreibt und um Korrektur bittet.

Buchhaltung: Umgang mit falschen Preisen

Auch der buchhalterische Umgang mit Preisabweichungen sollte durchdacht werden. Man könnte die Fehlsummen sofort abziehen und nur den reduzierten Betrag bezahlen. Das kann bei Missverständnissen recht aufwendig werden. Eine andere Möglichkeit ist es, die Rechnung komplett einzubuchen und sich selbst eine Gutschrift anzulegen, die mit der richtigen, später eingehenden Gutschrift des Lieferanten verrechnet wird.

Fazit

Unsere Ausführungen zeigen, dass die Prüfung, die Reklamation und die Verbuchung von Rechnungen relativ viel Zeit beanspruchen können und es sich lohnt, diese Prozesse möglichst digital zu verschlanken. Je nach Betriebsgröße können durch die Rechnungsprüfung etliche tausend Euro eingespart werden. Zudem ist die digitale Rechnungsprüfung im Vergleich zur manuellen Rechnungsprüfung wesentlich zeitsparender.